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精益项目管理的可行性分析

| 作者 Alexander Novkov 关注  他的粉丝 ,译者 冬雨 关注 0 他的粉丝 发布于 2017年7月18日. 估计阅读时间: 13 分钟 | QCon北京2018全面起航:开启与Netflix、微软、ThoughtWorks等公司的技术创新之路!

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本文要点

  • 成功实施精益项目管理模式需要整个团队的努力
  • 项目管理中的标准图表可能不会清晰地向你展示你们是否正在改进
  • 团队的生产能力、任务的周期时间和在制品的限制应成为精益管理人员的关注中心
  • 保持一个稳定的工作流程对精益项目管理来说至关重要
  • 在蒙特卡洛模拟的帮助下,你可以根据过去的表现预测团队未来的生产能力

你有没有注意到,为领先一步甚至仅仅为跟上我们的日常职责就从未停止增长的节奏?追求更短的开发周期,更大的产品更新,更快的交付率,项目经理将他们的目光转向“去操控”更精益的方法。同时,事实证明,如果你尚未准备好采用这种方式,那么采用不断改进的文化并实现成功的精益项目管理模式可能就是一个不可能的任务了。

团队需要知道的,预计他们的工作方式将会发生变化。他们将不得不放弃多任务并行的习惯,以尽可能减少不必要的上下文切换和增加行动的效率。也许,成功实现精益最重要的部分就是由自我掌控他们那一部分过程构成的。每一个人都需要感受到她所肩负的任务的责任,并不断寻求途径给公司带来更多价值。为了做到这一点,团队成员应该在一定程度上有自行决定的自由。

另一方面,管理者需要为团队提升创造一个适宜的环境。拥有一个适合的分批任务规模至关重要,它能让你形成一种既方便客户又能使团队可以正常运转的“节奏”。较大的分批任务规模通常会放慢节奏,使工作流程更难预测。相反,较小会增加流转速度,并使你能更频繁地为客户以较小的增量提供价值。因此,项目经理必须找到办法帮助它往小的方向发展,为形成可预测可度量的价值流,让流转中的事务拥有类似的规模。

她必须能很好地呈现出团队正在如何提升,以及工作是如何通过其流程阶段进行流转的。从逻辑上讲,第一步应实现一个看板以可视化你的团队工作,因为这样你就可以在任何时刻检查谁在做什么了。此外,团队之间的常规站立会议已经成为敏捷和精益公司的商标,它将让每个人保持责任感。然而,这些不能为你精确评估你是否正在改进。不幸的是,在项目经理的兵工厂中大多数如PERT、甘特图之类的经典图表可能不会为你提供你所需要关注的全局。

在流程改进中,最重要的一部分是筛选最重要的绩效指标并以最高效的方式予以度量。

有三个指标,任何精益团队中的项目经理都应该把它们作为关注中心。

第一个和最重要的一个是,工作流程中每次工作分配的周期时间。简短解释一下它,该周期时间是从你开始任务那一刻到它完成并将其价值交付的所有时间。

此外,你还需要密切关注你的团队生产能力。它是在指定的时间内完成任务的数量。

最后但同样重要的是,改善流程的一个主要部分是设立合适的在制品限制,避免团队有太多未完工的在制品。他们是远离过去多任务并行和增加流转速度的关键。

虽然你已经得到了代表流转效率的三大关键指标,但你可以变换各种视角来看待它们。让我们看一些能成功帮助精益项目经理的图表。

累积流图

可行性分析中被认为最有用的是累积流图。这背后的实际原因是,它为项目经理展现出了上面列出的团队工作流的所有度量。这个图表的目的是向你揭示你的过程的稳定性。

它是在一个具有时间线的过程,可视化了你的工作流的阶段和任务,以及随时间积累的任务数量。每一阶段都有自己的一个条块,适时反映当前任务数,或松或紧取决于进入和离开了多少任务。这些条块开始于流程的入口,结束于认定所分配的工作完成的阶段。该数据位于垂直轴和水平轴之间。垂直轴通常代表进入流程的工作事项,而水平轴通常是一个时间范围。

从本质上讲,这个图表是去跟踪工作流程中每个阶段的任务总数,即那些每天流程中的工作任务。它之所以被称之为“累积”,是因为它累积了随着时间推移而完成的任务。流程的稳定性是由流程每个阶段的上线和下线之间的距离决定的。如果他们正在平行地推进,那么说明进入工作流中每个步骤的任务分配数目是相等的,或至少说明剩下的任务数非常接近。

仅仅通过在该图表中选择一天并计算每个条状块中的工作条目有多少,你就可以清楚当天已经完成或正在进行的任务数了。你的流程的大约平均周期时间可以通过流程中第一个阶段的顶线和正在进行阶段的最后一个条状块的下线之间的水平轴上的天数计算出来。

需要注意的是,正确生成的累积流图只能向上或持平。如果它们曾经向下,这意味着它们未曾正确考虑正在进行中的事项。

在以下情况下,累积流图能为你带来非常大的帮助:

  • 想要度量工作流的稳定性
  • 必须要讨论多少工作即将到来,多少工作要拿出系统之外
  • 需要度量工作任务的适当平均周期时间

周期时间和生产力直立图

直方图是一个将数据转换为形状的简单方法。它们在项目管理中已存在有一段时间了,可以轻松应用于精益生产的环境。直方图的目的是通过描绘特定范围出现频率展示具体数据是如何分布的。有了它的帮助,你可以很容易地跟踪像任务的平均值、总体分布和蔓延宽度的信息。

典型直方图有三个基本构成:

  • 水平轴,表示直方图的主题的值(如任务的周期时间)
  • 垂直轴,可视化发生频率
  • 列,把包含相同值的天数放到一起进行管理

周期时间直方图的垂直轴展现图表时间范围期间内已经完成的任务。水平轴用于不同的周期时间。每一列应包括具有完全相同周期时间的任务数。

生产力直方图具有非常类似的结构。最大的不同是水平轴上的值。它是特定一天已经完成的任务事项的数目。垂直轴展现了这种情况的频率。直立图中的列应展现特定生产力有多少天(比如3天)。

使这些直方图优于精益项目管理的是它们更容易理解,因此可以用非常容易沟通的方式把数据呈现给利益干系人。

在以下情况时,周期时间和生产力直方图能为你带来非常大的帮助:

  • 需要呈现周期时间或生产力数据给利益干系人
  • 需要去看任意给定时间范围的周期时间或生产力平均值

周期时间散点图

在大多数高级的可行性分析中,周期时间散点图可被应用于精益项目管理。它直接展示了完成加入工作流的个体事项要花了多长时间。这张图表有两个主要目的:

  • 可视化工作流中每项任务的周期时间
  • 提供信息,使你了解未来的任务将在什么时间范围内完成

该图表的水平坐标会展示图表的时间范围。垂直坐标通常展示水平坐标中某个点的周期时间。该图表被称为“散点图”,因为你会发现工作流中的每个任务都散布在坐标上。每个已经在时间范围内完成的任务都会在图表中标点,其位置决定于任务是在什么时间完成的以及需要多久。

初看之下,基于几个散点来预期未来任务的周期时间似乎搞不明白。然而,其实它非常简单。你只需要计算在特定周期时间(比如14天)内完成的任务占总任务的百分比即可。如果百分比较高,则表示未来任务在这个时间内完成的可能也就比较大。例如,如果你二月份的任务有90%在20天或20天之内完成,那么你的团队所承担的接下来的任务可能就能在20天内完成。

当你处于以下情况时,周期时间散点图能带来非常大的帮助:

  • 希望了解一项任务有多大可能在特定时间范围内完成
  • 针对某一给定时间,想要快速概览所有任务的周期时间
  • 需要计算你指定的时间范围内完成的任务的百分比

特蒙卡洛模拟

特蒙卡洛模拟是一项数学技术,它依赖于大量基于历史数据的随机模拟,从而产生未来任务在类似条件下可能的结果。换句话说,你可以实事求是地预测而不是一厢情愿地希望。

在精益项目管理的环境中,这种模拟可以取得你的团队过去的生产力数据,针对预先定义的时间范围给出未来大概的生产力。

对于未来你想要产生结果的任何一天,统计方程式将使用过去时间范围内随机工作日的特征去模拟几个选项,表示未来到某一时间可能会完成多少工作任务。

为使这个预测更为准确,模拟需要重复至少两千或三千次。尝试得出的结果以概率分布展现。这种格式非常适当,因为它展示的是统计函数对所有可能性的描述,即给定范围内可能出现的所有可能性。

针对生产力,蒙特卡洛模拟可以给出如下预测:

  • 预期在任意时间范围内可以完成多少工作事项
  • 预期什么时间可以完成特定数量的任务

蒙特卡洛模拟通常以直方图进行可视化,但他们发现以折线图或其他形式可视化也不错。假定模拟以直方图来显示,它将具有与本文前面所说的那一个相同的结构。

当你处于以下情况时,蒙特卡洛模拟可以带来非常大的帮助:

  • 需要预测团队在未来的生产力
  • 需要与利益干系人一起管理完成工作的预期
  • 需要展示将可能在某一时间范围内完成多少任务或完成特定数量任务需要多久的概率分布

在制品衰减图

可以找到以不同名称命名的此类图表,比如周期时间衰减图。它的目标是可视化是如何朝着完成的方向前进的。通常,它看起来有点像看板,包括工作流中的每个阶段。

这个图表有两个主要使用场景:

  • 为你展示当前任务是如何前进的
  • 帮你比较过去类似环境下的绩效

垂直坐标可告诉你团队所承担的任务可能还需要多少天。在水平坐标下面,你通常可以看到工作流的每个阶段。在这张图表中,当前所有在办的任务将像散点图一样散布开来。在工作流的任何阶段中,一项任务花费的时间越多,它就将标在图表中更高的位置上。

有不同的颜色作为背景色来可视化团队过去的速率,这依赖于你所选择的分析工具有多么复杂。通常人们更愿意用比较冷的颜色来代表大多数任务。随着颜色变暖,就意味着在工作流中同一阶段在类似时间完成的任务就越少。你可以随意使用这个图表,你可以在非常早的阶段就通过定期寻找可能问题的时间和位置来保持团队的速率。

当你处于以下情况时,在制品衰减图可以带来非常大的帮助:

  • 需要一种方式去比较你正在完成的任务和过去已完成的任务,预测还需要多久
  • 必须为利益干系人展示进度报表
  • 希望以一种新的方式来找出瓶颈
  • 需要找出需要拆解的大任务

流动效率图

就像它的名称一样,这个图表的目标是展现你团队的实际效率。流程效率图有许多变量,但它们都是用来计算效率的。它是通过计算实际增值时间(一个团队成员完成一项工作)与需要完成整个流程的整个研发时间的占比来完成的。结果,你可以得到团队正在正确方向上的百分比,或者为改进效率而需要做出的改变。

柱状图是一种可视化任何给定时间范围内工作流中每项任务的数据的简单方式。该图的垂直坐标可以可视化图中工作事项的百分比。水平坐标可以展示发生的频率。

当你处于以下情况时,流动效率图可带来非常大的帮助:

  • 希望去计算和可视化你的工作流动效率
  • 试图去计算特定瓶颈对生产力有多少影响
  • 计算任务的积极开销与等待某人采取行动的比值

在永无止境的流程完善之旅中,采取精益原则去倾听和建立工作流程仅是第一步。为了看清你们是否保持在正确的方向上,你需要找个办法去度量你团队的工作量。你的团队的生产力与任务的周期时间有着直接的关系,它依赖于你为同时进行的工作设置的限制。使用可行性分析去跟踪这些指标是一种帮你界定你自己的成功的简单方式。一定要认真考虑每个图表的值,正确地把它们综合起来分析,以便你可以真正了解团队正在做着怎样的改进。

关于作者

Alexander NovkovKanbanize的营销专家,他专门负责内容营销和社交媒体。在进入技术领域之前,他是保加利亚媒体OFFNews的经济记者。Alex热衷于创意写作和持续改进。

查看英文原文:Actionable Analytics for Lean Project Management

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