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内部技术会议的“How”和“Why”

| 作者 Victoria Morgan-Smith 关注 0 他的粉丝 , Matthew Skelton 关注 3 他的粉丝 ,译者 大愚若智 关注 9 他的粉丝 发布于 2016年11月14日. 估计阅读时间: 29 分钟 | CNUTCon 了解国内外一线大厂50+智能运维最新实践案例。

主要结论

  • 当今的软件工程对人员和技术本身同样重视:内部开展的技术会议可大幅促进组织的社会资本 -借此让人际关系更为繁荣。
  • 内部技术会议的具体形式主要取决于希望从中实现的目的:可以“民治民享”,或仅仅是通过展示来庆祝某个成就。受众或发言人可以都来自同一个部门,或者来自其他部门,甚至可以邀请外部的发言人和/或受众。
  • 这种活动需要付诸努力才能取得成功:妥善选择发言人,并为他们提供指导,帮助他们筹备要讲授的话题。后勤工作也要安排好 - 有时候一些小细节也能决定成败。
  • 记得一定要有趣:“死于PowerPoint”意味着人们只能因为错误的原因记住这次活动!
  • 坚持到底:为了获得持久的效果,需要密切关注你希望获得的成效,并随时准备好与他人合作以保持良好的发展势头

随着技术团队构建和运维的软件系统对用户的重要性与日俱增,内部“技术”会议是一种交流和庆祝这一成就的好方法。我们将在本文中分享组织和管理内部技术会议的经验:获得大家的认可接受,筹备发言人,宣传活动(事前和事后),并顺利开展活动。希望这些信息能帮你在自己组织内部顺利开展自己的技术会议!

为何要开展内部技术会议?

现代化软件系统的构建和运维是一项充满挑战的任务:交付节奏更快,面临来自全球各地的机会(和威胁),会遭遇蜂拥而至的网民,我们需要通过更广泛的技能和经验以协作的方式联手实现目标。现在的工作环境日益复杂,已经不能通过各种精简和完善措施更高效、无休止地获得相同的成果,而是要更敏捷地响应层出不穷的各种变化。

内部技术会议可以帮助人们建立关系,在一种更友好的环境中通过“无威胁”的情境获得更多收获,这样大家才能更自信地全身心参与,确信他人可以和自己联手共同迸发出创意的火花。

本文中,我们将探讨与Paddy Power BetfairCallcredit、ING等公司合作开展内部技术活动的过程中所获得的经验,以及大家的反响和建议。文章末尾还提供了延展阅读的推荐材料 – 在与很多组织的合作中,我们收获了大量宝贵的灵感和经验。

哪种类型的活动最适合?

全球领先的商业新闻机构金融时报决定举行一次为期一整天的活动,公司不同部门的员工将通过这次活动学习各种内容并展开讨论,本次活动仅供内部员工参加。根据Victoria Morgan-Smith的安排,他们的会议包含闪电会谈(Lightning Talk)、小组讨论(Panel Debate)、开放交流(Open Space)和游戏环节,当然少不了还有啤酒和八卦闲聊。

(点击放大图像)

金融时报Engine Room Live活动的小组讨论活动的听众提问环节 – 通过抛接麦克风决定谁来发言!

在为伦敦一家票务公司规划首场内部技术会议时,Matthew Skelton意识到邀请技术/工程团队之外的其他团队参与这项活动,是一种让大家更了解技术团队具体工作的好办法,毕竟很多人对他们的工作并不熟悉,而这场活动最终命名为“工程日”。所有位于伦敦办公室的员工都受邀参加。第一轮活动为期一整天,工程团队的很多员工(以及其他部门的员工)均非常踊跃的发言。随后这个团队打算每六个月举办一次为期半天的工程日活动,因为他们发现相比为期一整天的活动,半天的活动对大家更有吸引力。该公司位于印度的团队也通过视频会议的形式参与了进来,最终该活动进一步扩大了巡回范围,甚至涵盖了位于爱丁堡的团队。

其他组织也纷纷发现了最适合自己的活动形式。例如在线博彩和游戏公司Paddy Power Betfair的员工Rich Haigh称,他们会为生产和技术部门的所有员工举办年度性的DevOps社区大会。“上午我们会邀请供应商来介绍我们使用他们产品的具体方式,以及他们产品的未来发展方向等。下午我们会通过开放式活动探讨大家正在从事的项目、感兴趣的技术、正在进行的研发工作等。最后我们还会在晚间举办一场社交活动。[...]我们会从外界租用场地 – 还设置了Twitter留言墙和舞台 – 全过程都会录像并在活动结束后进行分享。”

荷兰银行ING内部正在进行工作方式的转变,他们已经从传统的、各自为政的工作方式转变为更动态,由DevOps推动的工作方式,为了庆祝这一转变,他们举办了一场完全类似于DevOpsDays大会形式的内部会议,会议中有外部邀请的发言人,内部讨论,以及每场仅5分钟的“闪电”会谈。这次活动帮助他们针对全新工作方式“引发了广泛讨论”,同时也鼓舞了大家参与并协助筹备公开会议(DevOpsDays Amsterdam)。此外当ING员工通过博客记录了这次会议并分享幻灯片后,美国零售商Target的一个团队也受到启发打算开展自己的会议活动!最近出版的,由Gene Kim等人撰写的《DevOps Handbook》一书介绍了相关的细节。

英国大型金融数据供应商Callcredit对外举行过一场名为Leeds Free Testing Atelier的“测试”会议。这是一次为期一天的活动,包含与测试工作有关的研讨会、讨论,以及游戏。Stephen Mounsey介绍说他们举办这场会议的目的在于“通过抛砖引玉构建更由活力的测试社区。在发现Ministry of Testing and Test Bash大会为整个社区带来令人印象深刻的新面貌后,我们希望在Leeds的小规模范围内学习这样的做法。同时我们还希望更深入地了解其他测试者,在我们之间建立社交联系,和他人一起探讨我们遇到的问题。”他们本来希望开展“由测试者筹建,为测试者服务”的活动,但最终吸引了更广泛的受众,包括DevOps工程师、用户体验工程师、业务分析师,甚至开发者等各种人群。

内部技术会议的举办并没有什么“标准方法” – 这主要取决于你的团队、部门、或组织的需求。但受众的选择一定要尽早确定:到底该邀请谁参加?谁能从会议中获得最大收益?这些问题的答案可以帮助你确定会议活动的规划框架:随着与会者类型的增加,会议讨论的关注点也需要随之而变以尽可能迎合受众,同时依然需要通过尽可能紧凑的安排管理确保会议的焦点和目标保持牢固有序。

另外还需要考虑是否会邀请外部发言人以及可能造成的影响:最终的效果可能会让人感觉,这是一场不需要舟车劳顿去往其他国家就可以参与的,类似行业大会的活动!

无论打算如何开展自己的内部会议,都需要为与会者提供足够的时间和空间,让他们能全身心投入到活动中 – 需要帮助他们做好时间安排,这样才能“从日常琐事中放空自己”。与会者也可以借此机会暂别自己的日常 – 他们需要尽可能充分利用这样的活动获得最大化收益。

典型的目标和成果 – “为什么”

类似这样的活动往往可以带来立竿见影的显著收益,此外还会带来一些隐性的长期收益。最主要的目标之一在于塑造并推广“良好”的文化,鼓励大家挑战现状,在无需担心失败的前提下通过实验感受各种全新可能性带来的兴奋。心理学告诉我们,人在自己了解和信任的人陪伴之下会变得更勇敢,内部技术会议可以将大家联系在一起 – 帮助他们在一个开放的情境中相互熟悉,促进意见的交换和创意的诞生。

金融时报在确定自己愿景的时候就已发现了这些收益。他们希望“为金融时报技术部门的员工创造一个机会,借此在不同团队之间建立联系,通过共同学习促进交流和创新。参与者将有机会加入自己最关心的对话中,在一个友好的空间里锻炼自己公开演讲的能力。参与者还将发现出色的创意和全新的交流途径。金融时报预计通过这种活动将能促进团队协作,塑造更快乐的员工,加强员工之间的联系交流,最终改善工作满意度、生产力、效率。”

发言人和嘉宾能有什么收获?

内部技术会议是发现和鼓励“默默无闻的”人员、团队和成就的好机会,借此可以展示可能被埋没的团队项目,或者那些虽然不被广为人知但同样很重要的工作。借此人们可以更好地意识到自己的价值。Matthew的团队经常会有意寻找那些从事有趣的、基础的,或具备个新能力工作的人:通过升级数据库迁移平台的人,部署可以减少故障的自动化机制的人,以及一线支持团队等。

在内部活动中演讲可以让人们挑战自我。他们所讲的是否就是每天都在向周围人传达的想法?但如果想要登台演讲,他们必须考虑到很多实际情况,结合自己在其他地方听到或看到的内容,进行更深入的研究,真正吃透自己想要讲的东西。团队很容易会变成一种小型的回音室,因此更好的做法是让大家时不时抬头听听别人在说什么。随后他们可能会感觉:“嘿,原来不光是我,其他人也在谈论这些问题!”很多会议的发言人会告诉你,在活动中发言可以获得的最大收获是在测试和完善自己所要讲述的内容过程中学到的新知识。

对很多人来说,公开演讲可能是最让人害怕的体验,而这也导致很多精彩的想法和创意不被人知。如果我们能帮助大家驾驭这种恐惧感,这本身就是个巨大的成就。参与过我们内部活动的很多人除了可以更自信地参与内部活动,甚至已经可以在对外会议中侃侃而谈,以前曾被埋没的看法和观点也开始变得广为人知。

与会者能有什么收获?

与会者最大的收获之一在于他人分享的见解和成功,借此可以将组织塑造为更适合工作的场所。通过活动一开始时举行的“闪电会谈”,让发言人用4-5分钟的时间分享应对技术挑战和人员行为的发人深省的想法,金融时报可以在活动一开始时调动大家的积极性。那家票务公司的活动会同时举办两场讨论会,此外还有面向非技术人员,欢迎所有人参与的有关HTML和网站设计的简单课程。这些活动的与会者都感觉非常值得花时间参加这些活动。

另一个收益在于,可以对同事谈到的业内其他领域运用的实践进行验证。通过将外部观点带到公司内部,所有人都可以更好地理解自己工作的重要之处。通常这样做也可以巩固他们的工作成绩 – 这是一个重大的促进因素。

如何“宣扬”内部技术会议

内部技术会议最主要的收益最终都将归结为社交:促进人员和团队之间的互动、信任和理解。宣扬活动的价值实际上就是在宣扬这些内容对工作环境的重要性。

金融时报的活动最初只是工程师和CTO一起喝着酒随便聊聊。他们向CTO建议举办内部活动借此探讨想法并分享经验,但当CTO让工程师们组织这样的活动后却获得了远远超出工程师们期望的效果!活动本身的成功就足以成为来年继续举办类似活动最强有力的理由。

在我们自己和其他组织举办的此类活动中,还获得了下列特殊收益:

  • 更流畅的协作:开发和运维人员在对方团队中轮流任职。
  • 提高学习能力:午餐时间/晚间技术讨论数量激增,工程师定期自行组织开放式讨论活动。
  • 更高参与度:开发者通过成立工作组应对特定挑战(例如微服务超载预警、更智能的云管理、实现质量保证的新方法)。
  • 跨团队交流:促进组织中技术部门与其他部门的沟通,促进此类活动前不可行(或未举行过)的交流方式。
  • 灵感:有位产品经理受到活动中他人想法的启发,为产品团队提供了一个详细的创意清单,借此可以与技术团队展开更深入的合作,共同应对接下来的重大挑战。
  • 员工的维系和招募:在外部活动中登台的发言人在申请新工作时往往占据更多优势。

我们致力于创建一种安全的环境,TechSmith的Jess Lancaster对于这种环境的影响力提出了一个很棒的观点:“这就像是面对一个非常内向害羞的人,鼓励他脱离自己的舒适区,做一些以往无法想象的事情。这会影响到信息的开放,但也能提升人们的潜力。”对他人的成功不吝赞美,对方也将进一步取得更大的成就。

无论活动前的兴奋与期待,以及活动后的势头和影响力,为了让整个活动由始自终产生预期的效果,别忘了还要设计引人入胜的海报,并在活动过程中拍摄高质量的照片和视频。

后勤 – 成功举办活动的前提条件

舞台管理是关键

类似这样的活动有很多问题需要考虑,因此金融时报安排了专人负责当天的“舞台管理”。每次讨论有人负责记录,还要准备可抛接麦克风(为了活跃气氛加强娱乐性),要有人负责计时,如果有远程团队的成员参与活动并提问,还要有人担任“Slack频道观察员”(译注:Slack是一种团队通信软件)。我们需要确保一切按计划进行,并提供顺畅的后勤保障(包括提醒登台前最后一刻需要“拜访”卫生间的发言人暂时关掉便携式麦克风,额…)。安排专职的“首席保障者”是非常有必要的!

此外还可考虑在观众席安排一两位“托儿”(事先准备好的人),他们负责在第一时间通过有趣的问题调动现场气氛。很多人通常会很害羞,往往不愿意成为第一个提问的人,因此如果由“托儿”首先提问,将能很好的烘托讨论气氛。此外很多人习惯于先听听别人在说什么,借此组织自己的问题并梳理语言,免得自己发言时结结巴巴或者内容过于口语化。如果遭遇冷场,让预先安排好的“托儿”提出几个有价值的问题有助于让大家更活跃。

会议组织者需要针对一两位发言人因为各种原因(紧急事件、疾病、紧张)而临场缺席这种情况做好准备,可考虑预先准备几个后备发言人,但也要确保如果没有什么突发事件,这些发言人没机会上场,他们对此不会介意!

FT.com技术活动中使用的“可抛接”麦克风大获成功,相比传统手持麦克风,大家的互动积极性更高。

如果你的组织是分布式的,还需要考虑希望小规模的远程团队实现何种程度的参与。金融时报的做法是让大家事先提供想要询问的话题和问题,但在活动当天从主办公室进行单向广播。本地的海报和本地的披萨,通过YouTube直播服务传达到四面八方。Matthew的团队选择通过视频会议的方式让印度团队参与到活动中,同时通过视频回放的方式让位于爱丁堡的分支办公室小团队观看讨论和问答。

选择恰当的形式

活动当天不同类型的会话可以让整个活动更生动。闪电会谈和陈述可以带给人启发,开放式探讨可以催生更广泛的讨论,专家会谈则能促进热烈的辩论。全天的活动结束,大家建立了更深入的联系后,一起去酒吧小酌一杯更是受用无穷。

金融时报的做法是只从内部员工中选择发言人,这样做的原因有两个。首先,为了维持整个环境的安全性和可控性不仅为了降低“掉链子”所造成的风险,而且为了确保机密性。参与者和发言人可以自由地发表自己的意见。来自Paddy Power Betfair的Rich Haigh对此也持相同态度,因为他希望“让员工能够畅谈过于敏感,不适宜对外讨论的内容”。第二个原因则与活动目标有关,他们希望让员工畅所欲言,能够感受到自己的意见受到重视 – 在金融时报的活动中引入外部发言人会削弱这一目标,导致大家的注意力转移。

为缺乏经验的发言人提供指导

缺乏经验的发言人通常无法准确预估自己的讲话需要多长时间,因此可能会事先准备太多幻灯片,为了讲完自己准备的所有内容,导致讲话潦草结束或超时15分钟-20分钟。通过为发言人提供指导可避免此类情况:帮助他们准备幻灯片文稿(通常一分钟演讲对应一页幻灯片是比较合适的),同时可在活动开始前几天让他们和你一起对演讲进行预演,借此帮助他们更好地掌控时间。此外还要确保演讲材料面对受众是适合的,没有什么比面对完全听不懂的受众讲述“技术”内容更糟糕的了。如果演讲太长或“超纲”,可以帮助他们删减不必要的内容 – 此时需要宽容但也要坚定!

参加活动的过程中,本职工作也不能停摆

Paddy Power Betfair公司的Rich Haigh发现:“最大的困难在于我需要让大量技术人员在一整天里暂停自己的本职工作。为了缓解这一问题,我们总是会安排一个‘战情中心’。”因为这些人一整天无法继续进行自己的工作,他们需要做好相应的安排,确保重要的支持工作不被中断。如果在公司内部举办这样的活动,大家就可以根据需要随时参加自己感兴趣的环节,同时也可以随时处理工作中遇到的问题。在规划活动时一定要考虑到这一点。

根据热忱和人员特征选择发言人

包容性很重要 – 你的目标是通过好的创意和讨论鼓舞大家,因此专家组和发言人的选择也必须有代表性。为此可以首先确定参会专家,再由他们酌情选择发言人。我们觉得最佳方法是这样的:

  • 从最热衷的人着手,并从中选择
  • 考虑不同特征的人员组合,然后看看是否少了哪些你真的希望包含的人
  • 复查人员名单 – 然后吸引他们确认参会!

有些人可能觉得这种做法显得有些“做作”,但是在业内不同技术部门中,我们发现自己处于一种只能“自给自足”的情况下,人员的多样化并不如我们想象中那么丰富,需要有意识地做很多工作才能克服这一问题 – 不过这样做也是值得的!

关键在于,需要确保发言人所在的团队或部门可以涵盖尽可能广泛的与会者,尤其是如果只邀请性格外向的开发者演讲,那么本就内向的DBA、支持人员、运维,以及安全人员会感觉自己被遗忘了!你应该设法在活动中包含各类主题以及不同背景的人员 – 最终的结果绝对会让你倍感惊喜。

成功的内部会议能带来哪些结果?

“内部会议也是一种难得的机会”,金融时报CPIO Cait O’Riordan说:“参加外部会议可以向其他公司学习,内部会议则可以让我们向公司内部的人才学习。理想情况下我们可以在日常生活中随时随地进行这样的学习 – 但专门安排这样的时间确保了这样的学习过程可以切实有效地在全公司更大范围内进行。”此外O’Riordan对这种活动的时机也补充了自己的看法:“就在我加入金融时报之后,我们首次开始考虑举办这样的会议 – 因此从个人角度来说,这也是个帮我了解不同团队工作的好机会。”

上文已经讨论过我们在此类活动中获得的收获,但还有一些收益是我们尚未考虑到的。Callcredit通过对外活动获得了下列额外收益:

  • 扩大了在本地市场的曝光率。
  • 让一些行家里手免费为我们的员工讲课。
  • 员工变得更有热忱,可以自信地参会并演讲。
  • 为大家建立了一个外部支持社区

如果定期举办这样的活动,并且大家都期待着参加下一次活动,往往能获得更好的效果。通过此类活动收集好的创意,并在活动结束后鼓励大家将创意变为现实。活动结束后立刻向大家征集意见反馈 – 问问“你是否有其他更好的做法?” – 鼓励与会者思考这样的活动对自己有什么意义,并对他们的后续工作提供指导。最后,通过公开的博客对整个活动进行总结,对于可能很快忘掉这些活动的人,博客也是一种很棒的提醒方法!

结论

你也可以像金融时报那样举办“民治民享”的活动。这种活动中,所有讲话和讨论都是由公司内部人员负责的,而受众也都是公司同事。这样可以提高大家的积极性,并让参与者自行选择能引发热切讨论的话题。

此外也可以将这种活动变为真正的展示活动,邀请公司其他人见见你的工程师,听听他们在工作中取得的成果。借此也可以暴露出交付现代化软件系统过程中真正面临的挑战,在技术部门和其他人员之间建立有效的对话途经。

Onlignment一针见血地指出:这种会议“应当尽量生动和交互,必须高度相关且形式多样,应以由下自上的方式为主,但也可提供由上自下的激励。”

无论选择哪种形式都要注意,人们只能从会上了解到的内容中获益 – 只要能在前期征集创意和会议举行过程中吸引越多人和组织参与,大家就越能感受到“民享”的精神,进而从活动中获得越多的收获。

致谢

我们想对本文撰写过程中接受采访的所有人表示感谢:Callcredit公司的Stephen Mounsey,ING的Jan-Joost Bouwman,Paddy Power Betfair的Rich Haigh,以及Target的Heather Mickman。此外我们还想感谢前任和现任同事对各种技术会议成功举办所做的贡献 – 这些成功都是团队协作的结果。

延展阅读

  1. Towards a Social Theory of Rhythm by Peter Nelson, pp 149-155 in Topicality Of Musical Universals / Actualites Des Univers Musicaux, ed. Jean-Luc Leroy, published 2013 by Éditions des archives contemporaines, ISBN 9782813000613
  2. Principles of Sociotechnical Design Revisited by Albert Cherns, in Human Relations March 1987 vol. 40 no. 3 153-161
  3. Social capital in the growth of science-and-technology-based SMEs by Jukka Partanen, Kristian Möller, Mika Westerlund, Risto Rajala, Arto Rajala
  4. Conferences – jumped up classrooms? By Donald Clark
  5. How to run an internal unconference by Henrik Kniberg
  6. Running Internal Events – The Goat Farm – Episode 5 (Michael Ducy / @mfdii)
  7. DOCCON1 – organising a conference (Rich Haigh / Betfair)
  8. How TechSmith Rocks Its Internal Developer Conference (CIO.com)
  9. Engine Room Live internal conference 2016 (Victoria Morgan-Smith / FT)
  10. Leeds Testing Community unConference (Ash Winter)
  11. DOES15 - Heather Mickman & Ross Clanton - (Re)building an Engineering Culture: DevOps at Target
  12. Reinventing organizations by Frederic Laloux (Nelson Parker, 2014) ISBN 978-2960133509
  13. The Future of Management Is Teal (Frederic Laloux)
  14. DevOps Handbook by Gene Kim, Jez Humble, Patrick Debois & John Willis (IT Revolution Press, 2016) ISBN

关于本文作者

Matthew Skelton从1998年起一直从事商用软件系统的构建、部署和运维工作。作为Skelton Thatcher Consulting的共同创始人兼首席顾问,他专注于帮助组织接受并维持软件系统构建和运维领域的最佳实践:持续交付、DevOps、ITIL的不同方面,以及软件的可操作性。Matthew推动了众所周知的DevOps团队拓扑模式,同时他也是《Database Lifecycle Management》(Redgate出版)与《Continuous Delivery with Windows and .NET》(O’Reilly出版)等书的合著者。@matthewpskelton

Victoria Morgan-Smith是金融时报的敏捷交付顾问,从2009年起她就在帮助不同团队成功实现敏捷交付。在此之前她担任开发者长达9年时间,相关从业背景使得她开始对通过有趣的方式指导、支持、激励团队成为一种自组织的团队产生了兴趣。她对跨团队协作以及通过敏捷原则为组织提供可度量的业务价值抱有极大的热忱。@VictoriaJMShttps://www.linkedin.com/in/victoriamorgansmith

作者:Matthew Skelton, Victoria Morgan-Smith阅读英文原文:Internal Tech Conferences - How and Why

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