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在远程办公时保持联系

| 作者 Ben Linders 关注 13 他的粉丝 ,译者 邵思华 关注 3 他的粉丝 发布于 2015年7月2日. 估计阅读时间: 15 分钟 | QCon北京2018全面起航:开启与Netflix、微软、ThoughtWorks等公司的技术创新之路!

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远程办公能够为你带来自由与独立,你可以随意选择工作的时间与地点。但独自工作,并远离你的工作伙伴也可能会让你感觉孤单,并且让你感觉脱离了这个团队。

No Pants Festival 2015大会上,Pilar Orti进行了关于如何保持人情纽带的演讲。InfoQ有幸采访了Orti,采访内容涉及了远程办公的优缺点、远程办公时心态的改变、在远程办公时也要保持联系、以及在远程办公团队中如何创建信任感。

InfoQ:你认为人们为什么会选择远程办公呢?

Orti:选择远程办公的人是多种多样的,做出这一选择的理由也是各不相同。有些人是公司中的全职员工,另一些人是自由职业者,还有一些人是自己开公司的。

在公司上班的人要求进行远程办公的原因主要是能够减少路上的交通时间,或者是能够花更多的时间陪伴家人。而自由职业者和开公司的人通常会寻求自主性,他们希望能够自己安排工作进度,并且能够在任意地点进行工作。他们通常还会考虑某种方式让工作配合他们的生活,而不是让生活围绕着工作转。

还有一部分人没有选择权,他们必须进行远程办公。比如有些人打算开一间公司,但却无力承担租用办公室的费用,另外还有那些为没有办公室的公司打工的人。

InfoQ:人们希望从远程办公中得到什么样的好处?

Orti:最大的两个期望是能够自由地安排工作时间,以及能够在任何地点进行办公。有些人上下班的路途遥远,需要几个小时的开车或乘坐交通工具的时间,对于他们来说,远程办公的一个主要优势当然就是能够减少交通时间。

除此之外,人们也希望获得更多的自由,尤其是能够用整块的时间专注于工作上,这一点有时在办公室内是很难实现的。有些人也认为这种方式能够达到最佳的工作与生活的平衡,或者能够在最具生产效率的时间进行工作。

InfoQ:从你的经验来看,人们最终真的得到这些好处了吗?

Orti:远程办公有一种浪漫主义的倾向,正如为自己打工一样的想法也是一种长期以来的浪漫主义思想。很多人认为他们能够从远程办公中获得乐趣,却最终发现他们无法继续这种方式,因为有太多的东西会让他们的注意力分散,或许他们的家庭成员也会干扰他们,或让他们照看家里。

有时候,人们所寻求的自主性无法按想象中那样体现出来,因为客户或雇主仍然会以传统的日程安排工作,有时甚至更糟,要求你24小时待命。

但是,与从前相比,如今在远程办公时获得这些好处的可能性大大地增加了。十年以前,远程办公就意味着在家中办公。但如今移动设备的出现则意味着你可以任意选择地点办公(当然不是说你可以选择在海滩上办公),包括合伙办公环境、咖啡店、图书馆、列车车厢内……对于习惯于从事自由职业或自己开公司的人来说,远程办公确实能够为他们带来所期望的好处。

而对于那些原本待在办公室中工作的人来说,重要的是要考虑到工作方式的变化对你的同事、客户以及雇主在心态上的转变所提出的要求,并且还要考虑到各种实践性方面的问题,例如在家里要设置好工作环境,并且根据你的可工作时间设置一种边界。

InfoQ:在你看来,远程办公最大的缺点在哪里?你对于如何克服这些缺点有什么建议吗?

Orti:所有的优点都可能会变成缺点:失去了出差工作的时间,也意味着你的空闲时间、家庭时间与工作之间变得难以分割。远离干扰也可能意味着孤独感的产生,以及失去与同事之间的联系。而能够在任何地点办公也意味着你或许会陷入无休止的工作中不能自拨,或者使工作变为你的一种负担。

我能给出的一条建议就是,要定义你的理想场景,这种理想仍然意味着它是现实的,并且可实现的,这就要考虑到你的周围环境。如果你觉得你的客户对你不停地进行邮件轰炸,那么就要设置某种边界。如果你觉得对自己的日程安排失去了控制,那么就创建一张时间表,并且在休息时间关掉你的wifi。而如果你发现在某个地点无法顺利地工作,那么就要找到一个你能够顺利工作的地方,或者是在进行实际工作的同时抽出时间进行一些“创新性思考”。

InfoQ:你提到为了顺利开展远程办公,需要一种心态上的转变。你能够对这一点进行一些详细地说明吗?

Orti:对于这一点,我所特指的是在家中办公的人。这种心态转变对于独立工作者,例如自由职业者或是经常与自由职业者打交道的人来说并非十分重要,因为他们清楚,即使你眼下并非和客户在打交道或是在待在办公室时,但你仍然处于工作状态。而在某些组织或团队中仅有一部分人在家办公,这时就会产生一种倾向,你会感觉“这些人今天根本不在工作”,或是感觉今天完全找不到他们。与之类似的是,那些待在办公室中的人可能会忘记:今天不在场的人也需要(并且能够)参与办公室中的某些谈话。

在这方面我还可以举出一个更广泛的例子。在今年3月于英国进行了一场关于“家庭危机”的讲座,这场讲座在不知不觉中转变为小组的讨论与对话,它们谈到的内容是应当鼓励商业机构和上班族能够以更灵活与远程的方式进行办公,这让他们感觉不一定必须住在大城市旁边。这种方式也不必过于极端,人们完全有可能在一个月中选择几天在家中办公,而大部分的时间仍然待在办公室里。

InfoQ:对于处理远程团队中的跨文化问题,你能否给出一些建议?

Orti:我认为需要考虑到两种场景:一是你与一个在其它国家中的团队打交道,二是你的团队成员分散在世界各地。

在第一种情况中,该团队的所有成员都来自于其它国家,因此他们在工作、就餐时间等问题上可能(注意我说的是“可能”)会表现出某些相同的特征。在这种情况下,可以在与他们的对话中将双方的某些不同之处摆上台面,这种方式可能会为双方的交流带来帮助。但也要注意不要随意假设些什么,最好的方式还是从团队成员中直接获取信息。

一旦达成了基本共识之后,你还必须记得一点:团队是由个人组成的。这就将话题转向了我所提到的第二种情况,即人们分散在世界各地。在这种情况下,我仍然会通过对话的形式找到明显的差异之处,随后再分别了解他们每个人。在团队中肯定会同时存在共识与差异,但这种情况是一定会发生的,无论在哪个国家之中。

当然,这一种情形的另一面也意味着,不要假设与你来自同一个国家的人就会与你具有相似的特征。这种假设的危险性不亚于对其他国家的人所持有的偏见。

如果你的工作牵涉到多个国家的人,那么我这里还要提一点,就是语言的应用。如果团队中有些人对于理解你们所使用的语言感到困难,那么他们在视频会议或进行书写等交流过程中可能会抑制自己的表现。在这种情况下,最好能够让每个人再度确认所表达的意图,并且当有人表现出不感兴趣或害羞时,要特别加以留意。

InfoQ:进行远程办公的人都很喜欢这种方式所带来的独立性。但另一方面,作为一个社会人,他们也希望与工作伙伴保持联系、进行协作、与他们进行沟通、支持他人的工作,并且感受到他人对自己工作的支持。那么你如何才能做到在保持独立性的情况下,远程与他人合作呢?

Orti:我认为重要的是认真思考我们所期望的独立性是怎样的。在某些工作中,虽然我们能够自行安排工作计划,但同时也依赖他人的工作进展,才能够让自己的工作正常开展。在这种情况下,我们就需要一种清晰地、开放的交流渠道,通过该渠道了解我们各自的工作进展情况。如果我们无法做到随时掌握这些信息,那我们就无法安排自己的工作计划。

比起那些能够独立地完成整个任务的人来说,那些与其他团队成员的工作进展紧密结合的人们可能会进行更频繁地交流。

一种危险的情形在于:如果你能够轻松地完成自己的工作,那么与其他人的交流就显得没有必要。从而你会渐渐觉得缺少支持,并且感觉不到自己是某个组织或是团队中的一员(但我们也要知道,这种情况并非一定会发生在每个人身上,有些人在工作之外或许期待的就是这种感觉)。

如果你依然怀念在合作环境中进行互动的感觉,那么就有必要究竟是哪一点能够让你感觉更快乐或是对你有所帮助。是谈天说地?还是实践上的帮助?是希望了解你的工作是否符合更大的愿景?还是在遇到问题时能够与人交流?是希望在别人遇到问题时伸出援手?还是说以上全部都是?不同的回答需要不同的解决方案。

InfoQ:你能否给出一些例子,看看人们在远程办公时是如何与工作伙伴保持联系的?有没有什么工具能够帮助人们在远程办公时保持联系?

Orti:我不得不说,让人们保持联系的主要方式还是电子邮件,每个人都知道如何使用它,而且现在可以随时随地打开它。很多时候,使用它的方式与进行交流或电话留言的方式是一样的,就是你期望能够立即得到回复。

不过,团队也开始使用各种各样的工具来处理我之前所说的远程办公的缺点,例如缺乏可见性(你怎么知道有谁在线,有谁在工作呢)、非正式交流(对于建立信任非常重要)以及跟踪项目的进展状况等等。

Slack目前似乎是一种很流行的工具,它可以作为办公室的替代品,为对话与文件共享提供一种交换机。保持Skype始终打开并更新你的状态,这种方式能够很简单地表现出你的在线状态,表示你欢迎别人联系你。使用Google Hangouts进行常规的会议也非常流行,而使用Google Apps用于共同操作文档也仍然十分流行。

大型公司如今也开始利用协作工具让不同地点的员工进行相互交流,即使他们并没有进行远程办公。Yammer作为一种鼓励不同部门或不同办公地点的人们进行合作的工具,正在变得日益流行起来。

在我最近参与的一个项目中,我们在一个封闭的Facebook小组中进行交流,非常简单实用。

InfoQ:你对于在远程团队中建立信任这方面有什么想法?

Orti:通常来说,建立信任这一点不是通过在一起办公就能够实现的,而是要经过长年累月有组织地方式逐步建立(或摧毁)的。我认为,在虚拟团队中,团队成员个性中的某个因素对于你在多大程度上信任你的工作伙伴起到了很大的作用,那就是你个人的信任倾向。

如果你的工作伙伴倾向于一开始就信任他人,除非那些人彻底让他失望(我就是这样的!),那么你或许不必特意地建立信任,只要确保不要破坏这种信任就够了。但如果你的工作伙伴需要很长时间才能够信任你,那么你必须有意识地建立这种信任关系。这与你建立任何一种信任关系的方式都是一样的:尊重他人、保持开放与透明性、以及兑现你的承诺等等。

信任的建立来自于交流与实现结果,因此你需要确保团队成员之间经常保持接触,并且完成交付工作成果。

InfoQ:如果我打算建立一个由远程工作者组成的团队,你能够为我提供一些建议吗?

Orti:首先,你要决定你是否真的需要一个团队,还是只是需要一组人帮你干活。如果你只是需要有一组人帮助你完成一些独立的任务,那么你无需打造一支团队。

如果你需要的这组人必须以某种方式进行合作,以获得最好的结果,并且要让他们感觉到必须对自身以外的东西负责,那么你必须认真考虑你的团队需要什么样的人,以及这些人能否彼此共事。最重要的是,你需要思考你自己的偏好,以及这些偏好在远程工作者的小组内是否会起到正面的作用。如果你的某些偏好(例如你对email的执着)会对交流产生影响,那么你就需要找到解决方式,或是改变你的习惯。

在打造团队的早期阶段,要定义你们的沟通流程,并且确认一个地方,用于保存团队中的每个人都可能需要访问的文档或信息。安排定期的交流,包括团队交流与一对一交流,保证在繁忙的工作阶段也不会取消这些交流。可以改变交流的时间,但要确保不要低估交流的重要性。如果有时区上的问题,确保你建立一个在线的协作空间,让参与者能够进行异步地对话。

不要因为技术而转移注意力,保持简单就好。同时确保你抽出时间为团队成员介绍新的工具。

在开始打造团队的过程中,你会成为每个人进行交流的重点对象,但最终你需要确保团队成员之间的联系变得十分紧密,因此你无需再加入每次对话。这个过程是很痛苦的,请做好心理准备!(如果你是放手型的,这对你来说当然就是一种解脱!)此外,不要忘记你要为团队所应具备的行为作出表率作用。

最重要的是,要不断地审视以及改变,确保你从这一过程中能够得到乐趣。

关于受访者

Pilar Orti通过Virtual,not Distant这个平台帮助虚拟团队强化他们的沟通能力。该平台是她的公司Unusual Connections的一个分支机构。她同时也主持了一个播客“21世纪的工作与生活”,在播客中谈论工作世界的变化以及远程办公。Pilar同时还是一位配音艺术家以及作者。目前居住在伦敦。

查看英文原文:Staying Connected When Working Remote

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