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如何管理虚拟团队

| 作者 Ben Linders 关注 27 他的粉丝 ,译者 李清玉 关注 0 他的粉丝 发布于 2015年3月28日. 估计阅读时间: 5 分钟 | CNUTCon 了解国内外一线大厂50+智能运维最新实践案例。

当与虚拟团队合作时,基本的管理任务与责任是完全相同的,但检查工作是否做完,以及质量是否足够好往往更加困难。Bart Van Loon说成功的合作是虚拟团队和客户共同的责任。Bart Van Loon是零点公司(Zeropoint)的所有人,该公司建立了远程团队以及支持离岸团队的内包。这就是一个例子,客户要求外包公司比本公司在交付工作上有更多的关注。认识到团队的特性将有助于你更高效地管理工作。

No Pants Festival 2015 大会上,Van Loon谈论了虚拟团队经理的角色。他分享了经理们如何支持虚拟团队与客户之间的协作来确保效率。

如下三个参数的差异高度影响了团队动力:时间、位置以及团队成员的文化。

  • 时间:大家工作在不同的时间,不同的班次以及跨时区。
  • 位置:大家在不同的办公室办公、办公室以外办公,或者在家工作。
  • 文化:口头语言,既包括母语也包括术语。教育水平、还有个人兴趣这方面。

为什么有时候离岸外包无效,其中的一个原因是,客户这边的人不了解与他们合作的人,不知道他们的名字、他们是否结婚了、是否有小孩等等。Van Loon提到你必须用非工作的时间与他们在一起来真正地互相了解。

Van Loon和大会的参与者做了一个小练习。他要求大家两两组队,并且背对背坐着。其中一个人有六个公司位置的地图,而另一个人有这个地图的副本,但只有道路。大家必须一起工作,但不能互相看对方的地图来决定这六个公司的位置。

大部分团队只能找到一到三个公司的位置,而一些甚至一个都没有。他们发现口头很难描述公司的位置。一些团队标出了所有六个公司的位置。而他们是通过紧密的沟通做到的。对方都问了很多问题,他们互相给与反馈,用词语或语句来澄清他们的想法,并且在需要的时候互相纠正。

他们所犯的其中一个错误是两个人用不同方向的地图(说明:其中只有道路的那个人没有上/下或者指北标记)。通过这个练习他们学会了,在开始按照地图旅行并标记公司之前,首先要达成共识。最后参与者才知道他们各自的地图并不相同,从而意识到错误的假设会导致很大的沟通障碍。

InfoQ采访了Van Loon,谈论了与虚拟团队合作的经理角色、虚拟团队的挑战以及如何解决、处理与离岸团队合作所导致的问题以及建立虚拟团队的建议。

InfoQ:与同地点团队相比较,虚拟团队经理的做法有什么不同?

Van Loon: 基本的管理任务与责任是完全相同的。这是一个非常重要的理解。

而实质性质的差异大多是在检查团队成员的部分。我们必须创建换一个环境,可以确保经理不在的时候,团队仍然是有产出的。

这个环境包括工具与流程,并结合通常的氛围,即远程团队成员要学会知道如何检查他们自己的工作。这需要更好地沟通。

InfoQ:您可否谈一下与虚拟团队合作时您面临的一些困难?以及您是如何解决这些困难的?

Van Loon: 远程经理所遇到的常见陷阱是太多的控制,最终总是会降低生产力。在团队遵守之前有必要并有义务鼓励团队自控制。检查结果而非人或活动。

另一个常见的问题是远程团队和团队经理之间不了解对方各自的工作环境。这会导致错误的假设和误解。由此容易产生可避免的困境。公开信息的传播非常重要。它还有助于在政策之前表达原则与价值。

最后,永远要记住的一点是,必须用一定的非工作时间一起交流。这也可以通过周末用虚拟地简单聊天做到,或者用例如Facebook的工具保持联系。你们都想关注客户,而不是层级。

InfoQ:您提到您看到外包中存在的问题,主要是组织的外包工作。因为他们是客户,讨论和解决这个问题就比较困难。您可否举例说明一下您是怎么处理的呢?

Van Loon: 这是非常顽固的想法,即远程工作只对虚拟团队经理有困难,而虚拟员工则独立承受着成功协作的责任。

最重要的一件事就是要明确责任共担,预先就要明确,即在真正与远程团队合作之前明确。

Zeropoint为所有新客户提供了一个培训(强制的),强调远程经理与远程团队成员期望的特质。在合作的时候,Zeropoint的运营海外经理与两边的远程团队有每月例会,确保遵守流程、正确使用工具以及频繁沟通。

另外强调的一点是与远程团队的有效合作需要你在沟通上更加“专业”。这将渗透到你的整个组织,有效地改善所有团队成员的表现,也包括当地的那些人。

InfoQ:您可否给那些想设立虚拟团队的人一些建议?

Van Loon: 如果你想自己推进,就要理解远程团队不能做或者不应该做的一些事情:招聘、解决个人冲突、评估和绩效考核等等。所以一些出差是必须的。

除了上述那些,还包括:

  • 考虑组织结构;
  • 鼓励参与;
  • 监视个人维度;
  • 识别贡献者;以及
  • 遵守流程和正确使用工具(举一个好的例子)

查看英文原文How to Manage Virtual Teams

 

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