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大屋模式下的项目组合管理

| 作者 Ben Linders 关注 23 他的粉丝 ,译者 曹阳旭 关注 0 他的粉丝 发布于 2015年10月16日. 估计阅读时间: 6 分钟 | 如何结合区块链技术,帮助企业降本增效?让我们深度了解几个成功的案例。

最近兴起了一种通过使用可视化的作战室来进行项目管理的方法,我们把它称之为大屋模式。在2015年精益峰会上,玛丽卡米尔将会跟CIO们分享如何通过使用大屋来模式进行项目的系统管理。同时,infoQ将会全程报道此次会议。

在InfoQ的访问中,玛丽卡米尔将会告诉我们为何会决定使用大屋模式,以及如何通过使用大屋模式进行项目组合管理,并且分享在实际工作中总结的一些经验和收获。

InfoQ:你能先简单的介绍一下大屋模式的工作原理嘛?

米尔:大屋模式实质上是一种可视化管理模式,因此我们前期需要花几周甚至上月的时间,在墙上制作一张大型的功能模型图,然后再我们制定的3个标准的基础之下,让每个部门的经理和组员每周开展一次讨论会议,对比之前制定的目标计划,检查项目进度的执行情况。我们制定的三个重要标准为:项目完成之后,与客户需求的匹配度要在90%以上;自项目启动三个月后,要保证项目可以顺利运行,不存在任何技术上的漏洞;严格按照与客户约定的交付时间进行项目交付。为了清晰的了解项目的进度,团队的工作报告需要每周更新一次,完成的部分标记为黑色,未完成的标记为红色。

InfoQ:究竟是什么促使你执行大屋模式来领导你的团队呢?

米尔:因为我觉得大屋模式对员工来说上手比较容易,不需要额外学习新的一套方法就可以轻松地执行。另外,因为这个模式是完全透明公开的,小组成员可以实时看到项目的执行情况,如果有人提出的改进方案确实行之有效,那么就会迅速地被保留下来。在这样的工作模式下,小组内部成员可以迅速地凝聚在一起,这样即便是任务繁重,团队领导者没有时间出席会议,每周的例会也能够顺利地进行。在大屋模式下,团队会议是非常必须的,在这个过程中你可以和他人分享工作经验,并给予同事一些工作上的建议。在仅仅一个小时的会议中,大家可以对分享的反馈和经验更加快速地做出反应和总结。

InfoQ:你可以详细地说明一下大屋模式是如何执行,并且如何从原有的工作模式过度到大屋模式的吗?

米尔:为了顺利地过度到大屋模式,我们特别向外部的一个公司Operae进行了大量相关的咨询。因为只有通过向这方面的专家学习经验,我们才能顺利地完成到大屋模式的过度。专家们为了帮助我们完成自身的战略目标,对公司当时的实际情况做出了大量的评估。在一次异地研讨会上,评估结果呈现在了每个项目管理小组面前。再此之后,项目小组便开始着手安排每周一次的例会,例会通常持续一个小时左右,在一个专用的房间内,小组的领导可以分享在大屋模式下他个人取得的成绩和面临的问题,以及个人绩效发生得变化。取得的成绩将会被写在会议室中,贴在墙上的纸张上。我们通过使用彩色的编码和设计好的规则,来保证我们交流方式的一致性,使所有人都可以理解项目目前的进展情况。

InfoQ:你这边能举例说明一下大屋模式是如何帮你进行项目组合管理的吗?

米尔:首先,每个月我都会要求我的直接下属按照原先制定的标准展示他们的项目组合管理的综合视图,讨论在管理中存在得问题,并且如何进一步改进这些问题。

InfoQ:你手下的那些基层管理人员在体验了大屋模式之后,对它的看法是怎么样的呢?

米尔:我手下的基层管理人员已经完全适应了这种工作模式,他们知道这样可以帮助他们更加容易地进行管理工作。而且在大屋模不仅能帮助他们进行项目组合管理,更是一种在小组内进行工作分享交流的最好方法。

InfoQ:大屋模式具体为你们带来了哪些好处呢,你这边能举例谈一下嘛?

米尔:当我们都使用同一种模式的时候,我们可以清晰地知道自身的位置在哪,并且能更好地评估团队工作时是否了解客户的具体需求,能否交付给客户一个他们满意的项目。客户满意度是一个关键的指标;去年客户对我们项目交付的平均满意度为60%,然而今年我们仅仅花了一年的时间便使得客户满意率达到了80%。这是一个巨大的进步。现在我们对团队组合的管理工作已经不像之前那样是个非常棘手的问题了。如今,我的团队主要关注的是项目管理中存在的一些问题,以便保障最终的结果不会在出现任何意外,这以上的一切都具有很大的商业价值。目前,我们已经在公司内部建立一个完善的大屋模式,接下来,我们将会在大屋内和客户一起来复查项目进行的情况。

InfoQ:如果其他的组织也想使用大屋模式,根据你们目前的经验,你会给他们一些什么建议呢?

米尔:首先最重要的一点,是你需要从你们公司的CIO那得到全力的支持。还有,我这边也会经常去大屋内进行视察,并且时刻关注员工的绩效考核,保证我的团队能有很强的纪律性。在我的私人办公室,同样也有个大屋模式图纸:上面复制了部门内项目的绩效情况。我想建议CIO们可以跟参考我使用的方法,这样的好处是可以给我们机会来讨论项目的实施情况,并且在问题和挑战出现的时候,可以迅速地给出详细的解决方案。通过带领员工进行项目复查也同样可以帮助他们提升工作的积极性,同时也可以支持和协助基层管理人员进行管理工作。

查看英文原文:Managing Project Portfolios with Obeya Rooms


感谢张龙对本文的审校。

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