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Pourquoi les équipes trouvent-elles difficile de faire des Rétrospectives Agiles ?

par João Miranda , traduit par Vincent Uribe le 08 janv. 2014 |

Les rétrospectives sont souvent considérées comme un outil agile important, car elles aident les équipes à réfléchir et à adapter leur façon de travailler ainsi qu'à s'améliorer et à générer plus de valeur pour leurs clients. Cependant, il arrive que des équipes trouvent cet exercice difficile. Les membres de l'équipe peuvent ressentir un manque de contrôle sur ce qui doit être changé, penser qu'ils ne peuvent pas s'améliorer plus, avoir des difficultés à définir de bonnes actions, ou commencer à se plaindre au lieu de définir des actions. Ils peuvent trouver les rétrospectives ennuyeuses et penser que c'est une perte de temps. Comment pouvez-vous gérer ces obstacles et aider les équipes à découvrir de meilleures façons de faire les rétrospectives ?

L'article de blog Agile concept of the week: Retrospective par Keith McMillan, donne un aperçu de ce que sont les rétrospectives, de comment les mener et de ce que vous pouvez faire lorsque les équipes éprouvent des difficultés à les faire. Il commence par expliquer pourquoi faire des rétrospectives :

Les principes derrière le Manifeste incluent l'idée qu'"à intervalles réguliers, l'équipe doit réfléchir à comment être plus efficace, puis ajuster son comportement en conséquence". La manière la plus courante de le faire est la rétrospective.

Keith mentionne quelques difficultés qu'il rencontre chez des équipes lors des rétrospectives :

  • (…) les équipes ne voulant pas remettre en question ce qu'elles voient comme des prérequis organisationnels en dehors de leur contrôle
  • (…) les équipes qui pensent qu'elles ont optimisé leur comportement et ne pensent pas qu'elles doivent encore changer
  • Des équipes qui ont quelques difficultés à imaginer quelque chose qu'elles aimeraient essayer
  • Des rétrospectives qui malheureusement reviennent à se plaindre de ce que les autres équipes devraient faire, ou se plaindre sur des incidents isolés.

Son blog fournit une solution pour chacun de ces problèmes : le parrainage de l'exécutif, la compétition entre équipes, les catégories d'action supplémentaires et la soigneuse gestion des équipes.

Dans Retrospectives, part 2: In a sentimental mood, Olga Kouzina explique pourquoi les équipes peuvent avoir des difficultés lorsqu'elles commencent à faire des rétrospectives. Elle déclare qu'une "équipe doit être suffisamment mature pour faire des rétrospectives" :

L'un des pièges les plus courants se trouve lorsque les équipes veulent absolument faire des rétrospectives seulement pour en faire. Ils savent que s'ils veulent être agiles, ils doivent faire des rétrospectives. Cependant, ce n'est pas aussi simple que de suivre une ligne directrice. Le besoin doit venir de l'intérieur. L'équipe doit développer ce sentiment de pouvoir résoudre ses problèmes et, encore plus important, d'en accepter la responsabilité.

Olga donne quelques points auxquels prêter attention pour voir si votre équipe est suffisamment mature :

  • Culture sans blâme
  • Communication
  • [Pas de] Pointage de doigt

Elle a fait une analyse des causes profondes pour lesquelles les gens ne veulent pas participer aux rétrospectives :

Le plus souvent, la chaîne des pourquoi va faire émerger un unique problème : que la rétrospective n'est pas une activité significative. Parfois, une rétrospective est juste un rituel que le chef d'équipe ou que le directeur suit pour faire de l'agilité à la lettre, alors qu'en réalité ils sont au courant de tous les problèmes et ont déjà quelques solutions en tête. Donc, une rétrospective dans ce cas est plus une réunion servant à vérifier les opinions de chacun afin d'évaluer l'ambiance dans l'équipe et pour voir si la décision du leader est alignée ou non avec ce qu'attend l'équipe.

Elle conclut son article de blog avec quelques conseils pour améliorer les rétrospectives :

Très souvent, dans de grandes structures, il n'existe pas de véritables levier pour influencer les changements de culture à exploiter par les personnes désignées pour mener les rétrospectives. Si quelqu'un est confiné dans un certain espace, comme par exemple dédié à la seule tâche consistant à faire une rétrospective, alors il va chercher à faire des choses autour de ce rituel et à opérer dans les limites de sa responsabilité. Le jeu de rôle, les modérateurs aléatoires, allouer des temps fixes, inviter des clowns, etc... Tous ces conseils sont faits pour ce genre de personnes.

Dans l'article de blog How to improve your sprint retrospective meeting?, Rini van Solingen décrit les difficultés que peuvent avoir les équipes avec les rétrospectives :

Bien que les rétrospectives soient très importantes pour faire fonctionner Scrum, beaucoup d'équipes peinent à en faire ressortir des actions ainsi qu'à maintenir l'énergie et la concentration. Certaines en sont même venu à arrêter de faire des rétrospectives, de ne pouvoir en tirer quelque chose d'efficace. Cela sabote vraiment Scrum ; sans rétrospectives les cycles d'amélioration continue sont exclus. Mener des rétrospectives efficaces et plaisantes n'est pas facile.

Les erreurs courantes qu'il voit avec les rétrospectives sont :

  • Les rétrospectives deviennent une routine terne et ennuyeuse
  • Trop d'améliorations non-réalisables
  • Concentration sur ce qui ne peut PAS être changé au prochain sprint

Rini donne 5 astuces pour améliorer les rétrospectives : Varier les formats, Kaizen, définir un but, impliquer le management, pas de tables.

Craig Strong démarre son article de blog Top gear agile retrospective en décrivant pourquoi il pense que les organisations ont des difficultés à adopter les rétrospectives agiles :

(...) quand il y a des pressions pour livrer ou des incendies à éteindre, les rétrospectives peuvent paraître administratives et sont souvent négligées, ce qui est un problème réel puisqu'elles sont inestimables pour l'amélioration continue.

Il voulait une rétrospective interactive, que l'équipe pourrait aimer faire, qui ferait ressortir les causes profondes des problèmes et qui aiderait l'équipe à s'améliorer. Il a décidé d'utiliser une technique de rétrospective appelée "Cool Wall", et l'a thématisé en utilisant Top Gear. Les membres de l'équipe lui ont donné des photos d'eux-mêmes avec des voitures et la pièce était décorée avec des images de Top Gear. Il a lu la directive principale de la rétrospective et a posé des questions pour définir le contexte de la rétrospective. Ensuite, il a demandé aux membres de l'équipe d'estimer leurs compétences, en utilisant les colonnes "Uncool", "Cool", "Super Cool", ou "Sub-Zero". En utilisant l'analyse des causes profondes avec la technique des 5 pourquoi, l'équipe a obtenu des informations sur les causes des problèmes, et en utilisant le jeu du cercle et de la soupe de Diana Larsen, ils ont trouvé des actions qui étaient sous leur contrôle.

À la fin de la rétrospective, il a demandé le feedback de l'équipe, afin de savoir ce qui avait ou non marché. Sa conclusion est :

Globalement, j'ai trouvé cette session gratifiante et utile pour l'équipe. C'était amusant, le niveau d'énergie était haut et surtout nous avons identifié des moyens de nous améliorer en tant qu'équipe avec des actions tangibles.

Quelles sont les difficultés que vous rencontrez lors des rétrospectives ? Comment les gérez-vous ?

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