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As nossas ferramentas de reunião podem ser melhoradas?

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Pontos Principais

  • Concentre-se na infraestrutura e em facilitar a criação da presença de todos os participantes, tanto a presença física quanto a remota;
  • Certifique-se de que as equipes têm acesso ao suporte em áreas como áudio, vídeo, sala de reuniões, gravações, suporte técnico e medição;
  • Crie uma visão para ajudar os tomadores de decisão a entender como as novas tecnologias serão usadas e como melhorarão a equipe;
  • Faça isto de maneira prática, levando-os a projetar uma reunião por conta própria.

Todas as equipes se reúnem. A maioria realiza reuniões da mesma maneira que seus bisavós. Registros que datam da época dos antigos romanos descrevem as reuniões com um líder explicando o motivo da reunião, depois havia uma breve discussão, e por fim, uma conclusão com alguns acordos, inconclusivos, que eram murmurados entre os presentes. As reuniões não mudaram muito nos últimos séculos.

A invenção do telefone quebrou as paredes das salas de reuniões. O PowerPoint e os projetores nos livraram das pilhas de relatórios impressos.

O que os modernos líderes fizeram com esse progresso? Exatamente o que seus ancestrais fizeram, só que hoje os discursos possuem ruídos porque são feitas através dos telefones nas salas de reunião.

Quando trabalhamos para grandes empresas antes de 2010, costumávamos nos reunir em grandes salas com telefones com alto falantes poderosos no meio, onde participantes remotos podiam "ouvir" e, às vezes, até participar. Essa abordagem funcionou porque não havia coisa melhor.

Reuniões onde todos estão presentes ou todos estão remotos, podem ser facilmente gerenciadas na maioria das vezes. As reuniões híbridas são as mais irritantes. Tudo, desde ruídos de fundo, pequenas ou longas interrupções, impedem que a conversa seja produtiva. Todos nós vimos o vídeo de Tripp e Tyler "Conferencecall in real life". É engraçado, porque aquilo representa a realidade.

Nós podemos fazer algo muito melhor. É hora de atualizarmos o modo como fazemos nossas reuniões.

Paralelo à ascensão da tecnologia, o século passado viu avanços surpreendentes na compreensão de como podemos melhorar nosso trabalho em grupo. Sabemos como os grupos podem colaborar, inovar, motivar e tomar decisões em conjunto, de maneira eficaz. Dica: Ouvir alguém ler os pontos principais, não é um exemplo disso.

Empresas de alto desempenho em todo o mundo desenvolveram sistemas que construíram estes avanços. Elas estabelecem critérios de desempenho para as reuniões, definem e utilizam processos nas reuniões com base em pesquisas e, investem na infraestrutura necessária para que as equipes tenham excelentes reuniões.

É hora de nos livrarmos dos antigos padrões das salas de reuniões e nos concentrarmos na infraestrutura e facilitação que criam presença para todos os participantes, tanto os presentes quanto os que estão conectados remotamente.

Suporte para reuniões remotas bem-sucedidas

As reuniões remotas bem-sucedidas exigem mais do que um número dedicado para uma ligação direta.

Os iniciantes devem trabalhar para fazer o básico corretamente. Precisamos investir em internet de banda larga. Para ouvir e ver claramente uns aos outros, as equipes precisam de conexões de internet que sejam sólidas e confiáveis.

Em seguida, precisamos garantir que temos acesso ao espaço de reuniões e usar o melhor equipamento possível. As equipes precisam de pequenas salas de videoconferência para se reunir e colaborar regularmente. Concentre-se em garantir que os participantes remotos possam ver as pessoas na sala e ouvir claramente um ao outro também.

As melhores equipes chegam mais longe, por isso, elas precisam ter acesso ao suporte dessas 10 categorias:

Categoria Mínimo viável Bom Excelente
Áudio
Como as pessoas podem ouvir e serem ouvidas?
Microfone no dispositivo. Fones de ouvido de alta qualidade. Microfones na sala. Telefones com alto-falante Jabra e, transcrição de fala para texto.

Vídeo
Como as pessoas veem o conteúdo da reunião e as pessoas na sala? O que podemos fazer para que as pessoas tenham uma experiência como se estivessem pessoalmente no local?

Webcam e câmeras no notebook. Câmera 360 com monitores grandes, semelhantes ao Meeting Owl Salas de telepresença

Espaço
Como é o acesso das pessoas nos espaços silenciosos e profissionais, onde podem se concentrar nas importantes conversas profissionais?

Qualquer lugar. Espaço de coworking ou salas de conferências. Salas de videoconferência e ambientes totalmente dedicados.

Comodidades
Quais comodidades ajudam a tornar as longas reuniões remotas em algo confortável e agradável?

Responsabilidade do indivíduo Instalação de equipamentos ergonômicos e snacks. Referências culturais, cenários bem elaborados, etc.

Interação Inclusiva
Como as equipes envolvem todos os presentes no brainstorming, visualização, resolução de problemas e tomada de decisão?

Documentos e wikis colaborativos. Brainstorming, gerenciamento visual, suporte à decisões. Lousas interativas e tecnologia de toque (nureva.com).

Registros das reuniões
Como as equipes documentam os procedimentos, acordos e notas de reunião?

Email Documentos compartilhados Software de gerenciamento de reuniões.

Fluxo de trabalho
Como as equipes se mantêm conectadas e informadas sem realizar reuniões o tempo todo?

Email Aplicativos de fluxo de trabalho. Aplicativos de rastreamento de projeto/produto.

Treinamento
Como os membros da equipe que assumem uma nova função na reunião aprendem as habilidades necessárias para ter sucesso?

No trabalho. Oficinas e reciclagens ocasionais. Treinamento e coaching contínuos.

Suporte Técnico
Como as equipes obtêm ajuda e se recuperam quando o equipamento de reunião falha?

Pesquisas na Internet e oração. Chamam a TI. Equipe de suporte dedicada e orçamento de suporte técnico para trabalhadores remotos.

Avaliação
Como os líderes avaliam e direcionam melhorias para alcançar o desempenho esperado?

Reagindo a reclamações. Recebendo feedback de pesquisas de envolvimento de funcionários. Avaliação e revisão consistentes dos critérios de desempenho definidos para cada membro.

Aqui estão apenas algumas das tecnologias disponíveis para a execução de reuniões remotas nos dias atuais.

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Uma espiada nas reuniões nos locais de trabalho remotos

A Envato, uma empresa que fornece marketplaces e uma comunidade online para designers digitais, foi fundada por nômades digitais. Os líderes da empresa esperam que os funcionários trabalhem de onde quer que se sintam mais produtivos, até incentivam os funcionários a viajar por três meses a cada ano.

O escritório da Envato foi projetado para uma força de trabalho flexível. Existem mesas fixas para as pessoas que visitam o escritório todos os dias, muitos "mesas multifuncionais" para as demais pessoas, e uma frota de pequenas salas de reunião preparadas para videoconferência no estilo push to talk. Essa configuração possibilita o sucesso do trabalho de acordo com o modelo da empresa.

Cada sala de reunião está equipada com uma webcam, uma grande tela HD e um microfone Jabra Speak. Isso permite que qualquer pessoa entre em uma sala e colabore com um colega remoto de maneira rápida e fácil.

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A REAGroup é uma empresa multinacional de publicidade imobiliária online com sede em Melbourne, Austrália. Possuem trabalhadores em escritórios abertos, na Austrália e na China. Dentro de cada escritório, existem monitores, aparelhos de viva-voz e grandes webcams que ficam ativados durante todo o dia para que as equipes possam se ver e ouvir.

Os membros da equipe que trabalham nos escritórios separados podem até ir para os espaços compartilhados do lounge que também ficam conectados via áudio e vídeo.

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Como defender a mudança

Várias pesquisas mostram que os líderes acreditam que as reuniões que estão conduzindo funcionam muito bem, ou ao menos, estão boas o suficiente. Apesar de ser um infortúnio, esta visão distorcida é muito comum, e torna pouco provável que os líderes priorizem as melhorias nas reuniões.

Outros líderes sabem que poderiam investir em melhores tecnologias, mas se orgulham da abordagem "minimalista", enxuta e desconexa, da ideia de fazer mais com menos. Esses são alguns pontos de orgulho para um líder com mentalidade focada no orçamento.

Para resolver isso, devemos criar um case de negócios sólido, usando exemplos. Aqui estão algumas dicas de como fazer isso:

1. Conte a história que mostra a visão.

O caminho para melhores reuniões começa melhorando uma reunião de cada vez. Antes de sugerir alterações específicas, precisamos ajudar nossos colegas a entender como achamos que as reuniões devem acontecer. O que não podemos fazer hoje e uma atualização na tecnologia tornaria possível para a equipe?

Crie uma visão vívida, ou uma história de experiência, que ajude os tomadores de decisão a entender como a nova tecnologia será usada e como melhorará a equipe. Podemos encontrar inspiração nas histórias de equipes remotas ou em histórias sobre como líderes famosos conduzem as reuniões.

Os líderes têm um herói nos negócios em quem se espelham? Ou talvez um concorrente que os faz perder noites de sono?

Pesquisando na internet, encontraremos centenas de histórias sobre equipes que encontraram maneiras de melhorarem suas reuniões. Podemos procurar histórias de reuniões da Amazon, Google, Pixar, IDEO, Navy Seals dos EUA, Intel, das principais universidades, das equipes esportivas das principais ligas, ou qualquer empresa que nossos colegas considerem inspiracional ou talvez, que aguçam o medo por serem concorrentes temíveis.

Precisamos pesquisar as histórias sobre como essas equipes se reúnem para compartilharmos os exemplos inspiradores com os nossos times. Depois, devemos traduzir essas histórias para eles, mostrando como seria o dia a dia da equipe se tivéssemos uma configuração decente para uma reunião remota?

Contar histórias desse tipo nos conecta com os centros de decisão racionais e emocionais do cérebro e dá a todos uma imagem mental daquilo que queremos passar para eles.

2. Colete as evidências.

Tendo esta visão, podemos então apresentar os dados. Existe uma relação direta entre atender a qualidade e:

  • Produtividade e sucesso do projeto;
  • Criação de novos negócios;
  • Qualidade e velocidade na tomada de decisão;
  • Engajamento e retenção de funcionários.

Para coletar evidências para os membros da equipe, precisaremos listar todas as reuniões realizadas nos últimos 30 dias em uma planilha. Depois, adicionamos colunas para rastrear o número de participantes e a duração de cada reunião. A multiplicação desses números pelos custos salariais médios fornecerá uma estimativa de custo simples.

Depois, adicionamos outra coluna para capturar os custos da "dívida técnica": Tempo perdido com a falta de tecnologia, custos de viagem, tempo gasto procurando uma sala de conferências com uma câmera funcionando, tempo digitando notas que poderiam ter sido capturadas eletronicamente e outras coisas semelhantes. Quando usamos a tecnologia inadequada, as despesas ocasionadas por ineficiências e frustrações aumentam rapidamente.

Em seguida, adicionamos mais duas colunas: Uma para rastrear o valor comercial que cada reunião deve atingir. Aqui deixo uma dica importante, ela deve estar relacionada a uma das categorias listadas acima. E uma segunda coluna, para adicionar um comentário sobre o quão eficiente a reunião foi em relação ao alcançar esse objetivo.

Nos nossos comentários, podemos incluir observações relacionadas à visão de sucesso. Uma reunião falhou em atingir o objetivo devido à dificuldade de comunicação? Não conseguimos determinar se uma reunião foi bem-sucedida porque não encontramos nenhum registro dela? Essas observações de reuniões que aconteceram fornecem a todos uma razão factual e impactante nos negócios para que considerem o investimento em tecnologias melhores.

Quando terminarmos, teremos uma planilha para compartilhar com os colegas demonstrando o quanto estamos gastando com as reuniões e o que estamos recebendo de resultado.

Dica: Podemos baixar um exemplo de planilha com um guia de ROI de reunião no site Lucid Meetings. É necessário o cadastro de um e-mail.

3. Demonstre o case de negócios

Por fim, estamos prontos para defender a transformação. Contamos as histórias para ajudar nossos colegas a visualizar como as novas reuniões poderiam e deveriam funcionar, e coletamos dados para estabelecer uma referência inicial contra a qual podemos medir o progresso.

Agora, é hora de experimentar. Podemos começar testando vários produtos, pedindo às pessoas que sugiram novas ideias para testarmos. Abordar essas mudanças como um experimento reconhece que:

  • Não sabemos o que irá funcionar até que tentemos e;
  • Estamos convidando as pessoas a pensar de maneira crítica sobre o que constitui uma reunião bem-sucedida.

Isso dá a todos a oportunidade de falar e de demonstrar interesse em como fazemos as reuniões, e também cria a mudança de perspectiva que estamos procurando. Não estamos mais focados somente no custo da tecnologia, mas no investimento muito maior que estamos fazendo nas reuniões. Todos se perguntam neste exato momento: Como podemos melhorar essas reuniões?

4. Liderar pelo exemplo

Finalmente, façamos uma parceria com os líderes para implementar a mudança. Não existe regra em nenhum lugar que diga que o líder deve ser o responsável pela reunião. Na verdade, os membros de várias equipes de alto desempenho geralmente alternam essa responsabilidade.

Quando os órgãos públicos suecos passaram a substituir as reuniões presenciais por remotas, um projeto que reduziria drasticamente os custos de viagens e as emissões de gases de efeito estufa, os líderes resistiram à mudança, apesar do benefício comercial óbvio. Após algumas pesquisas, as pessoas que defendiam a troca perceberam que esses líderes não estavam à vontade para realizar reuniões remotas. Os líderes não sabiam usar a nova tecnologia e não podiam perder tempo pesquisando, se enrolando e tendo que aprender por conta própria. Além disso, todas as técnicas de reunião em que se baseavam foram projetadas para serem usadas com pessoas que estejam presentes no local. Eles acreditavam que não poderiam ter sucesso com reuniões remotas, e acabariam perdendo tempo e pareceriam tolos.

Depois que entenderam o problema, a Administração Sueca de Transporte emparelhou cada líder com um amigo técnico durante a transição. O amigo era responsável por ligar tudo, depois iniciar e executar a tecnologia da reunião. Os líderes ainda precisavam aprender as maneiras de adaptar a abordagem antiga, mas não precisavam se preocupar em descobrir quais botões clicar, e quais ferramentas ligar. Ao associar cada líder a um assistente tecnicamente competente, o responsável pela reunião podia se concentrar em experimentar as novas formas de liderança.

Por fim, a melhor maneira de ajudar os líderes a ver o valor ao desenvolver intencionalmente reuniões usando a nova tecnologia é levá-los a criar um modelo próprio. Todos nós vemos o valor naquilo que nós mesmos criamos.

Com uma visão clara do sucesso, uma maneira de medir o desempenho e todas as pessoas envolvidas no experimento, não estaremos mais perguntando como poderíamos obter uma adesão. Iremos procurar maneiras de aumentar os benefícios e a vantagem competitiva encontrados em nossas novas e aprimoradas reuniões.

Sobre as autoras

J. Elise Keith é a Fundadora e CEO da Lucid Meetings e da Meeting School, autora de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization, colaboradora regular da Inc. e da Thrive Global, além de comentarista frequente de tudo relacionado à reuniões de negócios. Elise ajudou milhares de empresas a implementar uma prática de reuniões consistentes e bem-sucedidas.

Lisette Sutherland é diretora da Collaboration Superpowers, uma empresa que ajuda as pessoas a trabalharem juntas de qualquer lugar por meio de workshops online e presenciais. Ela também produz um podcast semanal entrevistando especialistas em trabalho remoto, destacando os desafios e sucessos do trabalho com equipes virtuais.

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