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[#Retrospectiva] Você sabe o que é Diretiva Primária? Para que serve?

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Você já fez uma facilitação em que o resultado foi muito diferente do que esperava?

E que esse resultado foi de acordo com o comportamento das pessoas participantes?

E em uma retrospectiva?

Já ocorreu na sua facilitação ou participação em uma retrospectiva, as pessoas se acusarem que uma pessoa fez isso e a outra fez aquilo?

Eu sou facilitadora de cerimônias ágeis, em retrospectivas já passei por momentos em que perdemos o foco principal de melhoria contínua, devido as pessoas se culparem ou quererem achar os causadores dos problemas. Aprendi com o Paulo Caroli na Thoughtworks sobre a Diretiva Primária, após começar a utilizá-la nas minhas facilitações, mudou bastante o fluxo da conversa e o direcionamento.

O objetivo da Retrospectiva é a melhoria contínua!

"Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito." - Aristóteles.

As principais características dos times ágeis são:

  • Atuarem de forma que sucesso e fracasso sejam responsabilidades de todas pessoas;
  • Todas as pessoas têm o direito da fala e o dever da escuta;
  • Ter o envolvimento de todos os papéis e partes interessadas, com colaboração e protagonismo;
  • Melhoria contínua e qualidade, ver problemas como oportunidades (vamos lidar abertamente com os problemas para saná-los);
  • Time auto-organizado e autônomo;
  • Base do relacionamento é a confiança e conflitos saudáveis são necessários e superados;
  • Pensar simples, para entregar valor continuamente (MVP - Produto mínimo viável)

Podemos listar inúmeras características que complementam essas acima, mas sem essas presentes no seu time fica difícil fazer melhoria contínua. Porquê?

O time como uma unidade, as pessoas sabem seus papéis e potencializam o trabalho de forma sinérgica para melhorar o desempenho profissional e pessoal e do Time, com o apoio de retrospectivas e feedback.

O que precisamos para ter melhoria contínua? Abertura, confiança, respeito, coragem, responsabilidade, se basear em dados, atuar em um problema por vez, saber quando errou para aprender e atuação em time.

O que é cultura de colaboração? É a cultura em que as pessoas se apoiam e se ajudam para o aprendizado, o crescimento, a construção, a solução e a inovação. A colaboração se baseia em 4 aspectos-chave - comunicação, coordenação, memória e percepção - que se integram e se relacionam (ARAUJO e BORGES, 2007, MAGDALENO, 2013).

Como você pode iniciar uma Cultura colaborativa nas retrospectivas com seu Time?

Norm Kerth criou a Diretiva Primária para Retrospectiva (DPR) para se ler antes da cerimônia, sendo a primeira etapa da retrospectiva, dando um direcionamento positivo para a colaboração, e sendo parte integrante do pensamento retrospectivo.

"Independentemente do que descobrimos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor trabalho que poderiam, dado o que era conhecido na época, suas habilidades e competências, os recursos disponíveis, bem como a situação em questão." - (Diretiva Primária para Retrospectiva)

Martin Fowler relaciona a prática da leitura da DPR com o fenômeno Priming.

Priming é proveniente de prime que significa primeiro, portanto, é o efeito que uma palavra ou sinal/símbolo tem sobre uma segunda palavra ou sinal/símbolo. Portanto, priming é o efeito que ocorre após receber estímulos que afetam a percepção, o julgamento e/ou comportamento das pessoas, podendo ser consciente ou inconsciente.

O Efeito Priming foi explicado por Bargh e Chartrand como "o processo pelo qual experiências recentes criam, de forma automática, prontidões de conduta". Assim não foi nenhuma surpresa quando Breno França cita um experimento de Daniel Kahneman que mostrou que as pessoas que recebiam como estímulos palavras como 'vida, força, energia' atravessavam um corredor mais rápido do que aquelas que recebiam como estímulos palavras como 'tristeza, escuro, cansaço'.

"A Diretiva Primária é uma declaração que ajuda a conduzir as pessoas para uma mentalidade colaborativa. O time deve acreditar nesta declaração para realizar as atividades a seguir. A principal diretriz da Kerth é apropriada para retrospectivas, mas pode ser alterada conforme necessário para ajustar outros tipos de atividades."

  • Paulo Caroli

Minha sugestão para a sua facilitação é levar impresso e ao ler no início da retrospectiva cole na parede ou no quadro, para ficar visual para todas pessoas.

TC Caetano e Paulo Caroli criaram a Diretiva Primária para Formação de Times para direcionar as atividades e reuniões de Team Building (Formação de Times):

"A cooperação é o ato de trabalhar com os outros e atuar juntos para realizar um trabalho. Time é uma parceria de pessoas únicas que trazem para fora o melhor de si, e que sabem que todos são maravilhosos, como indivíduos, mas são ainda melhores em conjunto. Reunir-se é um começo; manterem-se juntos é um progresso; trabalhar juntos é o sucesso." - (Diretiva Primária para Team Building)

Também criaram a Diretiva Primária para para uma Futurospectiva (Retrospectiva mapeando presente e futuro), apoia na mitigação de risco:

"Esperança e confiança serão alcançadas com envolvimento efetivo e a vontade de prever o imprevisível. Temos aqui uma oportunidade única para criar uma visão inclusiva e juntos construir um futuro melhor." - (Diretiva Primária para Futurospective)

Exemplo de template para Futurospective Speed car criada pelo Paulo Caroli

Com uso dessas Diretivas Primárias, elaborei outras para as práticas de Pré-mortem e Pós-mortem, pré-mortem é uma cerimônia ao iniciar um novo projeto e/ou Time, como uma retrospectiva da experiência profissional das pessoas que irão atuar juntas nesse novo desafio, com intuito de mitigar riscos (saiba mais sobre no post da Willow Brugh na InfoQ Três passos para uma "Pré-Mortem" bem-sucedida).

"Dado tudo que já passamos na nossa jornada profissional. Vamos compartilhar nossas experiências de sucesso e fracasso, com intuito de realizarmos um melhor trabalho neste novo projeto. Sem julgamentos e com objetivo de fazer melhor e mitigar riscos." - (Diretiva Primária da Pré-mortem)

E pós-mortem que é uma cerimônia de encerramento de um projeto e Time, como uma retrospectiva de toda a linha do tempo de atuação do projeto e do Time, com o intuito de aprender. Desta prática como sugestão podemos fazer um FAQ (do inglês Frequently Asked Questions) dentro da organização, para promover uma gestão do conhecimento entre pessoas e times, proporcionando troca de conhecimento explícito (de forma escrita) a partir do pós-mortem e conectando as pessoas com a troca de conhecimento tácito (conhecimento devido a experiência se passa por interação). Para responder perguntas como:

  • Quais equipes usaram X ferramenta?
  • Quais equipe usaram framework Scrum?

Isso identifica e conectam as pessoas dentro da organização.

"Encerrando um ciclo de trabalho colaborativo, queremos mapear as nossas falhas e sucessos durante todo o projeto, com o objetivo de aprender. Sabemos que a responsabilidade é da equipe e que fizemos o nosso melhor, com os recursos e as capacidades disponíveis na época." - (Diretiva Primária da Pós-mortem)

Pessoas facilitadoras devem usar e/ou criar sua diretiva primária quando necessário, mas um time pode criar sua própria diretiva primária, um exemplo é o Time de PMO da IHM (segue abaixo), eu e o Andy Barbosa facilitamos uma Strategic Inception (técnica colaborativa para alinhamento estratégico), o Time definiu seu propósito, missão, visão e valores, isso pode servir com uma diretiva em qualquer cerimônia do Time, para sempre estarem alinhados se estão no rumo certo.

"Para (Propósito) Entregar valor para a organização e clientes através da busca constante pela satisfação das pessoas, sendo o elo entre os stakeholders.

Nós (Missão) aplicamos conhecimento e técnicas de gestão para engajar e motivar equipes em prol de resultados e metas estabelecidas.

Queremos (Visão) oferecer informações consistentes para tomada de decisão estratégica, sendo reconhecida por nossos clientes internos e externos pela gestão de projetos, entregando valor e resultados." - (Diretiva Primária do Time de PMO da IHM)

Um Time, Squad, Chapter e/ou Área podem elaborar sua Diretiva Primária e apoiar o time a estar no caminho certo ou alterar o percurso se necessário. É uma forma de todas as pessoas lembrarem qual a razão de estarem juntas, o que fazem e como fazem, embasado no Golden Circle do autor Simon Sinek

Um time que está iniciando seu trabalho com Métodos Ágeis, pode ter como uma Diretiva Primária o Manifesto Ágil, assim lembrará a todo instante como querem atuar e se estão seguindo o manifesto. Pode ser lido no início de todas cerimônias ou apenas em uma.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas

Software em funcionamento mais que documentação abrangente

Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos

Responder a mudanças mais que seguir um plano

Use as Diretivas Primárias nas suas facilitações e em seus Times para ter um direcionamento para uma cultura colaborativa com base na confiança!

Compartilho os templates das Diretivas Primárias para você utilizar nas suas facilitações.

Sobre a autora

Mayra de Souza é Enterprise Coach, Lean-Agile Coach, Facilitadora e Trainer Lean Inception, Learning e Management 3.0, Idealizadora do Coletivo AÇÃO e Trainer Agile School. É Engenheira de Produção (PUCRS), Professional & Self Coaching (IBC), Professional Agile Coach (PACC) e tem especializações de Scrum Product Owner, Estruturas Libertadoras, FMEA de processos, Auditoria, Organizações Orgânicas, Kanban, Design Sprint e Visual Thinking. Com um jornada profissional de 15 anos de experiência em gestão de pessoas, treinamentos, reengenharia de processos, gestão de produtos e qualidade. Atuou no Grupo ZAP com transformação de cultura organizacional, e na ThoughtWorks junto com Paulo Caroli em facilitações de Lean Inception e apoiou no desenvolvimento de novas pessoas facilitadoras. Exerceu os papéis de Agile Coach, Analista de Negócios, Coach e Facilitadora de práticas ágeis.

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