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Refatorando as organizações para reduzir o débito organizacional

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As organizações podem acumular débito organizacional ao adotar novas formas de trabalho. Uma mentalidade ágil pode ser a força motriz para remover os impedimentos organizacionais e promover a melhoria contínua, disse Jess Long, coach ágil corporativa da LeanDog, na palestra dada na ACE Conference 2019. Também demonstrou como podemos reduzir o débito organizacional por meio da refatoração das organizações.

O débito organizacional é o que adquirimos quando adotamos novos processos ou comportamentos sem descontinuar os antigos. Long afirmou que quase sempre teremos débitos organizacionais ao introduzir uma nova maneira de trabalhar em várias linhas de negócios. "Assim como o débito técnico, só é ruim se não conseguirmos gerenciá-lo. Segundo Long, pode ser algo tóxico se continuarmos sempre acumulando processos antigos ou disfuncionais sem que haja nenhum planejamento para confrontá-los".

Quando abraçamos os valores e princípios fundamentais do agile ao ponto de impulsionar nossa abordagem e ações gerais, podemos criar a mudança. Uma mentalidade ágil é aquela que depende da colaboração entre as pessoas que experimentam e fazem esses impulsionamentos. Aumentar nosso engajamento geral e convidar a dar feedbacks, nos permitem falar sobre os resultados desejados e tentar abordagens diferentes para remover esses impedimentos coletivamente, disse Long.

A palestrante se referia à forma como refatoramos o código, por meio de pequenas alterações destinadas a melhorar uma estrutura geral. Raramente somos capazes de resolver todos os nossos débitos técnicos de uma só vez. Essa realidade de não sermos capazes de abraçar o mundo, também está presente quando falamos em débito organizacional. Quando pensamos em áreas problemáticas como um todo, pode ser algo esmagador e pode nos deixar com o sentimento de derrota e sem esperança.

Long afirmou que quando trabalhamos juntos e nos concentramos em partes menores, podemos melhorar continuamente e preservar nossa sanidade.

O InfoQ entrevistou Jess Long após a palestra na ACE Conference 2019.

InfoQ: Quais são as técnicas que podemos usar para promover mudanças? Como podemos aplicá-las?

Jess Long: Estamos constantemente experimentando técnicas destinadas a engajar as pessoas. Podemos fazer um passeio de gemba por meio de um call center e contar aos outros sobre o que estamos fazendo. Talvez convidemos um colega para se juntar ao grupo. Em seguida, poderíamos agendar uma caminhada de gemba com toda a equipe naquela área, talvez até mesmo nos ofereçamos um desafio ao tipo de caça ao convite. O objetivo é inspirar por meio de convites, demonstração ou uma combinação dos dois. Se uma prática evolui ou inspira outras pessoas a conduzir a própria experiência, estamos em um bom caminho.

Alguns anos atrás, vários colegas expressaram desdém pelo que foi descrito como um conjunto de aprendizado desatualizado, prescritivo e limitado dentro da organização. Isso foi coincidentemente durante um período em que a equipe de gerenciamento enfatizou a necessidade de um maior desenvolvimento profissional.

Aproveitamos as próprias habilidades e conhecimentos e começamos a oferecer sessões de aprendizado. As sessões são realizadas por qualquer pessoa disposta a ensinar e era oferecida a qualquer pessoa que quisesse aprender. Começamos a promover essas sessões usando um calendário muito rudimentar que tínhamos pendurado em uma parede na área comum. Por fim, o calendário foi migrado para um site compartilhado.

O que começou somente como uma ferramenta de visualização rapidamente se tornou interativo. Até estabelecemos um método para solicitar tipos específicos de tópicos e uma maneira de se voluntariar como facilitador. Além do aumento do engajamento e da colaboração frequente que nos permite mudar nossa organização, fomos inspirados a continuar com mais experiências e ser a mudança que tanto desejamos.

InfoQ: Na palestra, foi usado os termos "refatoração da organização". Pode dar um exemplo de como isso funcionaria?

Jess Long: Há alguns anos, tive a oportunidade de fazer parte de uma conferência em Portugal. Houve uma experiência neste evento que sempre volto a falar e sempre utilizo como exemplo. Os organizadores forneceram um painel Work In Progress (WIP) de feedback e convidaram os participantes a fazerem sugestões usando post-its. As sugestões incluíam uma variedade de tópicos que iam de "o menu não possui opções veganas" a "desejo que houvesse mais sessões sobre design thinking".

Os organizadores revisavam regularmente os comentários e moviam os cartões para a coluna apropriada. Podíamos ver o que estava sendo resolvido, o que seria considerado no próximo ano e o que já havia sido resolvido.

O que me fascinou foi o que aconteceu no segundo dia da conferência, quando do nada, não foram apenas os organizadores que começaram a mover os post-its. Os participantes subiram no palco, e vimos alguns deles mexendo neles e fornecendo soluções. As pessoas estavam adicionando as próprias anotações aos cartões e até mesmo movendo-os pelo quadro. Vários comentários indicaram um determinado tópico sendo adicionado à agenda. Outros comentários prolongados convidam a happy hours em restaurantes que acomodam certas necessidades dietéticas.

Agora que tudo estava disponível à todos, qualquer um tinha a oportunidade de inspecionar as ideias e responder. Ninguém foi designado para o trabalho ou para lidar com essas tarefas. Os atores da mudança se voluntariaram de bom grado e com bastante entusiasmo.

Repliquei isso em vários locais de trabalho e tivemos o mesmo efeito. Não podemos corrigir problemas sem primeiro reconhecer que existem. Transparência e visibilidade são os primeiros passos para o convite à mudança. Pouco a pouco, essas mudanças se somam e nos encontramos continuamente melhorando nosso ambiente.

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