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Design Sprints na LEGO: Q&A com Eik Thyrsted Brandsgård

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O design sprint levou a um alto nível de energia e motivação na LEGO. Analisar as ideias e aprendizados resultantes de cada sprint pode ser um desafio, disse Eik Thyrsted Brandsgård na Agile Portugal 2019. Precisamos discutir e decidir se encontramos uma solução ou se precisamos nos aprofundar no próximo sprint. Os design sprint cria um sentimento de orgulho, uma crença de que as equipes podem enfrentar qualquer desafio e a sensação de que os indivíduos podem agregar valor que excedem os papéis esperados.

A LEGO precisava reinventar a maneira como alcançava o público e queria usar uma maneira diferente de trabalhar para alcançar esse objetivo. Decidiram então fazer uma pausa de dois meses no trabalho normal para se reinventar. Como buscavam oito iterações de uma semana que exigissem um formato específico, optaram por design sprints.

Os design sprints são muito prescritivos, disse Thyrsted Brandsgård:

Como tínhamos uma semana e 150 pessoas, pensamos que o formato design sprint forneceria a melhor base para começarmos. Tínhamos experimentado design sprint em outras ocasiões, então sabíamos do que se tratava, e seguir um script detalhado não exigia muita prática antecipadamente.

Pensaram que o desafio seria levar todo mundo para o contexto de velocidade, mas isso foi surpreendentemente tranquilo. "Todos demonstraram interesse no design sprint e também se mostraram muito animados", disse Thyrsted Brandsgård. A entrega das sprints provou não ser o desafio principal, pois não era algo complicado como digerir as ideias e os aprendizados das 8 a 10 equipes de sprint a cada semana e usá-lo nos próximos design sprint. O design sprint não pretende ser iterativos, como no scrum, mencionou Thyrsted Brandsgård.

Todos da organização aprenderam que precisavam compensar a produção de uma sprint com outro no período de uma semana. Enquanto as equipes estavam trabalhando em novos resumos, tinham tempo para discutir e decidir se queriam outra oportunidade em um resumo anterior ou se acreditavam que tinham uma solução para esse desafio em particular.

O design sprint cria um alto nível de energia e motivação nas equipes, com dias de trabalho de seis horas, foco claro e ambiente de ritmo acelerado, além disso, todas as pessoas que estavam no projeto eram valorizadas e sabiam disso. A sensação de progresso e as surpresas positivas que às vezes acontecia com o que uma equipe pode realizar em uma semana é realmente emocionante, disse Thyrsted Brandsgård, embora geralmente saia da zona de conforto algumas vezes.

O formato da sprint se tornou o método principal para iniciar novos projetos na Agência LEGO, com um alto nível de novidade e incerteza. Thyrsted Brandsgård mencionou que o fato de ficarmos preso em um projeto e precisarmos encontrar um novo caminho, acelerá-lo ou energizá-lo novamente é algo útil, apesar dos pesares, apelidando este processo de "Oficina Boost" ou mesmo "Hackaton".

O InfoQ entrevistou Eik Thyrsted Brandsgård, treinador ágil da LEGO, após sua palestra na Agile Portugal 2019 sobre como projetaram sprints e os efeitos de longo prazo que trouxeram.

InfoQ: Como desenvolveu o design sprint na empresa?

Eik Thyrsted Brandsgård: Entregamos o livro para as pessoas que seriam agentes facilitadores (principalmente os gerentes de projeto e gerentes de conta) e demos um curso intensivo de duas horas. Nosso lema foi, não se prepare, comece!

Durante a semana do design sprint, nos reunimos todas as manhãs e tardes para resumir o que aconteceria naquele dia e naquele sprint (um "resumo" é como o trabalho a ser feito é descrito no mundo das Agências), fornecendo principalmente confiança dos facilitadores para criarem aprendizados durante o dia. Após cada sprint, fizemos uma retrospectiva mais completa, semelhante ao Scrum-of-Scrums, e ajustamos as coisas que não estavam dando valor suficiente para nós, por exemplo, gastando muito tempo em exercícios de mapa.

InfoQ: Quais foram os desafios de criar os design sprint em grandes departamentos?

Brandsgård: Pensamos em forçar as pessoas fazendo os oito sprints sucessivos para caberem nos dois meses que tínhamos alocados, dando a qualquer pessoa a possibilidade de sair a qualquer momento. Mas ninguém saiu... Então, inadvertidamente, isso levou a uma síndrome de pós-sprints quando voltamos ao modo de trabalho normal, onde precisávamos executar as ideias e protótipos que eram resultado dos sprints.

Um dos antipadrões que surgiram depois de um tempo, foi que a sprint parecia ser a única ferramenta em nossa caixa de ferramentas. "Quando temos um martelo, tudo parece um prego". Felizmente, acabamos solucionando este problema e outros métodos e práticas igualmente bons entraram no jogo novamente.

InfoQ: O que aprendeu fazendo o design sprint?

Brandsgård: Fazer design sprint atende a personalidades mais introvertidas, já que há menos conversas e debates, é a prática de "trabalhar juntos, porém sozinhos", onde anotamos as ideias e pensamentos, e todos têm voz. Também reduzimos o viés ao tomar decisões. Boas ideias podem vir de todas as pessoas. Grande diversidade na equipe (profissional, experiência, idade, nacionalidade, gênero, anos na empresa) promove ideias mais inovadoras e podem abordar um problema ou oportunidade sob vários ângulos.

Agora, temos uma variedade de formatos inspirados no design sprint, variando de algumas horas a uma semana inteira, onde cada um atende a um determinado objetivo. Às vezes, também usamos exercícios de design sprint em outros formatos de oficina. Portanto, embora tenhamos uma base super sólida no design sprint, continuamos experimentando e evoluindo.

InfoQ: Quais foram os efeitos a longo prazo do design sprint na LEGO?

Brandsgård: Um dos efeitos foi criar um sentimento de orgulho em toda a organização, uma crença de que podemos enfrentar qualquer desafio como equipe e que nós, como indivíduos, somos muito bons em nossos trabalhos e podemos agregar valor que excede os papéis esperados, quando necessário.

Além disso, foi um ótimo exercício de formação de equipe, conhecemos alguns colegas novos e suas habilidades, para que as pessoas sejam mais propensas a entrar em contato após uma sprint. As conversas de elevador definitivamente foram levadas a um novo nível.

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