Três passos para uma "Pré-Mortem" bem-sucedida

Ao melhorar os processos, não há dúvida de que os post-mortems são úteis, mas se fossem perfeitos, nunca haveria tropeços. Em vez de olharmos exclusivamente para o que aconteceu, por que não tentamos orientar o que acontecerá em primeiro lugar, especialmente para projetos de alto risco com problemas potencialmente caros?

O conceito de pré-mortem já existe há anos, mas só recentemente vimos a velocidade na comunidade de engenharia (embora já fazemos isso há alguns anos na Truss). Esta é uma atividade que é executada antes de iniciar um grande estágio em um projeto, mas depois de fazer uma atividade de mapeamento e priorização de produtos. Em vez de explorar o que deu errado depois do fato e o que fazer de maneira diferente no futuro, o objetivo de um pré-mortem é identificar potenciais armadilhas e, em seguida, aplicar medidas preventivas. É uma ótima ideia, mas para quem é novo no conceito, é fácil ignorar alguns aspectos importantes do processo.

Falar sobre o que pode dar errado é assustador. Ele reconhece que muitas coisas estão fora de nosso controle e que podemos estragar as coisas que estão sob nosso controle. Falar sobre o que pode dar errado e como se adaptar a isso, reconhece a possibilidade de falha. Como isso é uma coisa rara na indústria, se feito inicialmente fora de uma atividade estruturada, isso pode parecer uma tentativa de sair do trabalho. Mas se pré-mortems são realizados com alguma regularidade, e sempre com um tempo criativo de resolução de problemas no final, ele pode construir um espaço seguro para adaptação diante da adversidade.

Em nosso trabalho com várias organizações e missões - desde revisões gerais para serviços governamentais até tecnologia de desastres - estes são os "must dos" mais comumente negligenciados para um pré-mortem eficaz:

Faça as perguntas certas, da maneira certa

Faça perguntas com cuidado, com um aviso claramente delineado. Questões conceituais são mais fáceis de processar quando recebem um contexto específico. Por exemplo, eu gosto: "Daqui um ano você estará fazendo uma apresentação para a diretoria de uma empresa sobre por que este projeto falhou. O que estará em sua apresentação?" Ser específico dessa forma evita pensamentos tolos ou catastróficos, como "um terremoto de oito pontos atingiu São Francisco e não conseguimos terminar o projeto" ou "os militares ficaram sem financiamento". A especificidade também ajuda sua equipe a mudar sua mentalidade para não deixar pedra sobre pedra em um ponto inicial do projeto, quando mudanças ainda podem ser feitas.

Quando comecei a gerenciar um projeto para melhorar a realocação de famílias militares, um dos temas repetidos em nossa primeira pré-mortem foi o fracasso em se envolver suficientemente com a indústria em movimento. Até hoje, nos perguntamos sobre novas maneiras de nos engajar, e nos esforçamos para nos engajar mais cedo.

Faça a entrada totalmente inclusiva

Com muita frequência, a liderança busca contribuições exclusivamente de líderes de grupos - mesmo aqueles que não estão diretamente envolvidos na execução - e deixam de fora o resto. Receber informações de todos os envolvidos - não importa há quanto tempo eles estejam na empresa - é crucial. Essas pessoas foram contratadas porque a empresa sentiu que poderia fazer o trabalho, e só porque alguém é mais novato não significa que não possa trazer uma nova perspectiva para a mesa. Pense nessa parte do pré-mortem como um projeto de redação de livros: se todos pensássemos que escreveríamos um livro, e somente a pessoa mais experiente seria capaz de escrevê-lo, isso seria uma representação precisa da organização como um todo? A inclusão de mais vozes não beneficiará apenas o projeto, mas também criará um ambiente no qual as pessoas sentem que serão ouvidas e podem se sentir à vontade para falar.

Por exemplo, em um trabalho anterior, ajudei a criar um mapa de referência e uma interface de usuário para um call center de violência baseada em gênero em Porto Príncipe. O especialista em experiência do usuário na sala orientou as mulheres que trabalhavam lá para criar sua própria interface, em vez de fazer isso por elas. Eles tinham insights únicos com base em sua experiência, além de serem usuários comuns.

Agrupar as preocupações

Depois de adicionar cada assunto listado individualmente em notas ou cartões de nota, agrupe-os. Isso mostrará quais tópicos têm "calor" ao redor deles - muitas pessoas pensando na mesma preocupação, ou muitas manifestações do mesmo tipo de preocupação. Também destaca outliers.

Numa pré-mortem do nosso projeto militar de mudança de família, muitas pessoas expressaram preocupação com a burocracia necessária para obter algo chamado Autoridade para Operar (ATO). Mas apenas uma pessoa se preocupava com as complexidades da sobreposição do novo sistema com o sistema antigo em atribuir movimentos de forma justa. Isso significa que o indivíduo vê algo que os outros não fazem, ou que não foram informados sobre esse assunto?

Pese os riscos com seus impactos

Aqui está um grande arrependimento que eu ouvi sobre ter priorizado um risco em muitas post-mortem: "dificilmente havia qualquer chance de surgir esse problema!" Quando você avalia os riscos de um projeto, não se trata apenas da gravidade do impacto. A probabilidade desse risco é igualmente importante a considerar. Pense em seguro, por exemplo. Algumas pessoas compram seguro de inundação para suas casas. As chances de sua casa inundar dependem da geografia, localização de sua casa, como sua casa é construída, infraestrutura próxima, etc. Assim, um proprietário em uma área de inundação de alto risco com excelente drenagem pode renunciar ao seguro, enquanto alguém em um risco menor área com drenagem pobre pode optar por investir. E alguém em uma área de risco muito baixo com uma coleção de livros muito cara em seu porão pode optar pelo seguro.

Em um workshop sobre segurança para refugiados e outras populações vulneráveis, eu fiz uma análise de risco do fluxo de dados sobre os trabalhadores humanitários. Embora algo como desligar ou dominar a rede seja devastador, as verdadeiras preocupações são em roubo de identidade, extorsão e malware básico. Por causa da improvável aquisição por atacado, não vale a pena investir recursos além da higiene básica de segurança. Em vez disso, os administradores de rede devem gastar seu tempo limitado com foco em prevenção, resposta e recuperação de roubo de identidade, extorsão e malware básico. Assim, enquanto alguns problemas improváveis ​​ainda valem a pena, o esforço para corrigi-los pode ser escalonado dependendo do grau de probabilidade de um evento.

Resolva problemas teóricos brincando

Agora que as preocupações concretas são expressas e priorizadas, faz sentido resolver alguns problemas. Como as ações ainda não foram tomadas (afinal de contas, isso é um pré-mortem), é possível fazer um brainstorm de ideias malucas sobre como interromper os problemas antes que eles comecem. Pode ser totalmente evitado? Um novo grupo pode ser envolvido de uma maneira única? Embora muitas das ideias não sejam viáveis, as ideias criativas irão abordar abordagens que são.

Em um pré-mortem recente, para resolver problemas criativamente em torno de alguma papelada particularmente onerosa, uma ideia maluca estava reorganizando inteiramente os ramos das forças armadas para aumentar a compreensão das metodologias modernas dos devops. Embora não possamos fazer isso, isso nos fez pensar em novos interessados e em maneiras de diminuir a carga.

Aqueles que perguntaram "e se?"

O MIT Sloan Management Review publicou - "à frente de seu tempo" em 2009 - a história de um improvável fugitivo da Enron cai: uma cooperativa de crédito. A organização financeira havia passado por cenários que seriam motivo de colapso e, em seguida, adicionava as proteções necessárias a seus processos. Nesse caso, a cooperativa de crédito se certificou de minimizar sua dependência de uma corporação. Essa é uma história de sucesso pré-morte.

Pode parecer uma outra tarefa na lista, mas pense em negócios que poderiam ter sido salvos de catástrofes de manchetes se tivessem elaborado uma lista abrangente de ameaças e rolado com os socos? Talvez a Toys 'R Us tivesse se saído melhor se tivesse considerado o impacto do varejo eletrônico quando optou por investir em suas lojas de tijolo e argamassa. Em última análise, a introdução do processo pré-mortem pode determinar a competitividade de uma empresa em um mundo em rápida mudança.

Além de evitar problemas maciços, a realização de um número razoável de pré-mortem fornece mais dados para ajudar a informar projetos futuros - quais são os problemas mais prováveis de encontrar no governo, na saúde ou nas finanças? Quantos orçamentos as táticas preventivas tomaram versus o custo de não implementá-las? Esses dados também podem ajudar as equipes a justificar sua abordagem em um problema para os clientes, facilitando a compra de todos os tomadores de decisão.

Introduzir o pré-mortem para as equipes e integrá-lo como uma ocorrência regular provavelmente será mais desafiador com corporações maiores e estabelecidas, em oposição a startups mais ágeis que não têm uma biblioteca cheia de fichários preenchidos com diretrizes de marca (ainda) .

À medida que as equipes aprimoram seus próprios processos pré-mortem, as empresas estão vendo resultados. O Airbnb fez isso em um nível mais amplo, pedindo que os funcionários mudassem sua mentalidade para pensar sobre as formas pelas quais a empresa poderia ir. Nos anos desde que isso tem sido uma prática, seu negócio tem obtido grande sucesso. Então, isso deixa a pergunta: o que pode te derrubar?

Sobre o autor

Willow Brugh é gerente de entregas da Truss. Eles dominaram o pré-mortem durante seu tempo trabalhando com a tecnologia de resposta a desastres. Willow trabalhou com ferramentas digitais para permitir a coordenação entre agências de resposta e grupos emergentes de resposta em áreas afetadas por crises rápidas e lentas. Isso geralmente significa gerenciamento de projetos ad hoc com centenas de voluntários em vários fusos horários e culturas.