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Perguntas e Respostas sobre o livro “Improving Agile Retrospectives”

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Pontos Principais

  • Boas atividades de preparação são: o Relatório de Clima (Weather Report), o ESVP, e apreciar o que a equipe fez por você na última iteração.
  • Algumas das habilidades mais importantes de um facilitador de retrospectivas são: ouvir, ser orientado a objetivos e ajudar a equipe a tomar decisões.
  • As metáforas em retrospectivas permitem às equipes ter alguma distância com os eventos ocorridos, para descontrair e tornar discussões desconfortáveis mais fáceis.
  • A melhor forma de melhorar retrospectivas distribuídas é usar um quadro branco online como um real garantindo que cada participante tenha acesso a um laptop.
  • Podemos usar diferentes fases de uma retrospectiva para suportar iniciativas de mudanças, por exemplo, ao usar a fase de preparação (Setting the Stage) para definir uma visão clara ou declaração de missão.

O livro Improving Agile Retrospectives, escrito por Marc Löffler, fornece abordagens e práticas para retrospectivas ágeis que promovem melhoria contínua. De acordo com Löffler, retrospectivas ágeis são oficinas que precisam ser bem preparadas suportadas para beneficiar às equipes.

Um trecho do livro Improving Agile Retrospectives pode ser baixado.

O InfoQ entrevistou Löffler sobre os exercícios de checking-in e preparação de ambiente para retrospectivas, as habilidades dos facilitadores, as vantagens de usar metáforas, como podemos fazer melhores retrospectivas distribuídas, e como usar retrospectivas para ajudar as mudanças em uma empresa.

InfoQ: Por que você escreveu este livro?

Marc Löffler: Honestamente, eu estava entediado no meu último emprego (antes de trabalhar por conta própria) e estava procurando um tema para escrever sobre ;) as retrospectivas ágeis sempre foram um passatempo, e já faz dez anos o livro de Diana Larsen e Esther Derby foi publicado. Concluí que era hora de uma atualização com novas e melhoradas técnicas. Sou frequentemente questionado nos treinamentos: se eu tivesse de escolher uma única prática ágil, qual seria? Para a resposta dessa pergunta é meio aparente: retrospectivas ágeis, podemos utilizá-las em qualquer contexto, mesmo se ainda não usarmos uma técnica. E mais, há muitas retrospectivas ruins acontecendo. Espero que meu livro ajude a melhorá-las para torná-las divertidas e úteis novamente.

InfoQ: A quem este livro é direcionado?

Löffler: O livro foi escrito para todos que querem usar as retrospectivas ágeis em suas equipes, empresas ou mesmo em um contexto pessoal. É tanto para iniciantes como para experientes facilitadores de retrospectivas. Aqueles trabalhando como Scrum Master ou Agile Coach, definitivamente irão querer ler este livro ;)

InfoQ: Qual o propósito de um exercício de check-in em uma retrospectiva?

Löffler: Há um duplo propósito em um check-in. Primeiramente, precisamos criar um ambiente seguro aos participantes. Sem um ambiente seguro há o risco das pessoas ficarem na superfície e não falarem sobre os problemas reais, que precisam ser abordados. Isso leva a retrospectivas ineficientes, não tendo qualquer efeito a longo prazo. Em segundo lugar, é importante que todos estejam juntos e focados na retrospectiva.

InfoQ: Quais exercícios são recomendados para preparar o ambiente?

Löffler: Há diversas opções. Se ainda não temos um acordo de trabalho, a recomendação é criar um imediatamente. É essencial que as equipes concordem com algumas regras, por exemplo, quanto à comunicação. Isso também ajudará a iniciação de novos membros..

Com um acordo de trabalho, gosto muito dos seguintes exercícios:

  • Cada um na sala vai de encontro a outra pessoa, e diz: "obrigado" por algo que ela fez na última semana. Gosto muito de ver os sorrisos ao final dessa atividade :)

InfoQ: Quais habilidades os facilitadores de retrospectiva devem ter?

Löffler: Grandes facilitadores de retrospectivas possuem as seguintes habilidades:

  • Ser um bom ouvinte;
  • Ter sensibilidade para perceber quando uma discussão se mantém orientada a um objetivo ou deve ser interrompida;
  • Garantir que todos tenham uma oportunidade de falar;
  • Garantir que todas as opiniões em um tópico sejam ouvidas;
  • Ajudar a tomar decisões;
  • Estar bem preparado (sala, atividades, materiais);
  • Ser confiante, flexível, respeitoso, e autêntico;
  • Cria uma atmosfera onde todos se sintam seguros;
  • Lida com conflitos de forma construtiva;
  • Ter senso de humor;
  • Mantém o nível de energia alto durante a retrospectiva;
  • Faz as perguntas corretas;
  • Visualiza as entradas dos participantes da retrospectiva;
  • Se mantém neutro, mas também questiona as conclusões da equipe;

Como podemos ver, é uma lista longa, e conheço pouquíssimos facilitadores que atendem a todos os critérios. Alguns desses critérios, como senso de humor, são difíceis de aprender. Algumas pessoas já têm um talento natural para alguns deles. Mas mesmo facilitadores talentosos devem praticar. Como a maioria das coisas na vida, a maioria das habilidades dessa lista podem ser aprendidas com o tempo.

InfoQ: Como os facilitadores podem desenvolver essas habilidades?

Löffler: A resposta para se tornar um bom facilitador é bem simples: praticar, praticar, praticar. Ninguém nasce um mestre. Alguns facilitadores fazem parecer a coisa mais fácil do mundo, mas na realidade, isso exige uma grande bagagem de conhecimento e muita experiência. Para quem quer se tornar um bom facilitador, é necessário saber onde estão as próprias forças e fraquezas e continuamente trabalhar para melhorar. É claro que, a melhor forma de melhorar é liderando o maior número possível de retrospectivas. Além dessa experiência há o desenvolvimento através de cursos, e livros de facilitação. Tudo o que pode ser aprendido pode ser usado e refinado na próxima retrospectiva. Então, pouco a pouco, a melhoria nas habilidades acontece nessa área divertida.

Um livro que recomendo é o "Facilitator's Guide To Participatory Decision-Making" escrito por Sam Kaner.

InfoQ: Quais são as vantagens de usar metáforas nas retrospectivas?

Löffler: Utilizar metáforas em retrospectivas permite que as equipes mantenham alguma distância entre eles e os eventos que aconteceram. Em minha experiência, os membros das equipes perceberam que é muito mais fácil discutir assuntos desconfortáveis utilizando metáforas. Utilizar metáforas deixa a atmosfera da retrospectiva mais leve e podem ser muito divertidas. Por exemplo, ao tratar de "jogadas sujas" e "mergulhar" em uma retrospectiva de futebol americano é muito mais fácil que trazer e discutir os eventos que eles representam na linguagem diária do escritório. Além disso, podemos usar metáforas para criar nossas próprias atividades para oxigenar as retrospectivas.

InfoQ: Como podemos fazer melhores retrospectives remotas?

Löffler: Não faça. Honestamente, equipes distribuídas são uma má ideia. Nada supera uma equipe co-alocada. Mas se temos que lidar com essa situação, há algumas coisas que podemos fazer para ter uma melhor experiência:

  1. Tenha um co-facilitador: Se é quase impossível para dois ou mais grupos de diferentes lugares se juntarem, devemos encontrar um co-facilitador para cada lugar. Não precisa necessariamente ser um facilitador experiente, mas deve ser alguém que conheça o contexto em andamento e preparar a sala apropriadamente.
  2. Laptops: Garantir que cada participante tenha acesso a um laptop. Essa é a única forma que possibilita todos trabalharem juntos em um quadro virtual. A boa prática é ter duas pessoas por laptop.
  3. Quadro Online: Nem todos poderão trabalhar juntos em um quadro branco, flipchart, ou outro espaço para modelar, é necessário um quadro virtual. Devemos preparar apropriadamente um quadro online, exibindo a programação, por exemplo. Usamos um quadro online da mesma forma que usamos um quadro real ou um flipchart. Qualquer que seja a ferramenta escolhida, devemos garanti-la e testá-la antes. Somente quando conhecermos bem a ferramenta, podemos efetivamente usá-la na retrospectiva.
  4. Incluir o tempo de preparação: Posso dizer da minha experiência que preparar retrospectivas remotas toma muito mais tempo do que uma local. Então temos de ter certeza que planejamos tempo o suficiente.

InfoQ: Como podemos usar as retrospectivas para apoiar mudanças?

Löffler: Acredito que os seguintes pontos são indispensáveis para ter certeza que um processo de mudança será bem sucedido:

  • Uma visão e missão claras que descrevam o objetivo do processo de mudança.
  • Um entendimento compartilhado da condição atual da empresa. Somente sabendo onde estamos agora, podemos definir o próximo passo.
  • Um entendimento extenso do processo de mudança de forma geral. Como implementar mudanças e assegurar que a nova condição da empresa é estável?
  • Um processo iterativo que ajude a implementar a mudança passo a passo.
  • Reflexões que permitam conduzir o processo efetivamente e adaptá-lo quando necessário.

É exatamente nos dois últimos passos que podemos usar retrospectivas ágeis. Podemos até mesmo usar retrospectivas para iniciar todo o processo de mudança:

  1. Preparar o local: Trabalhar com os participantes em uma missão clara ou declaração de visão da iniciativa de mudança.
  2. Coletar Dados: Junte toda informação importante sobre o estado atual da organização, para saber o que é necessário mudar.
  3. Gerar Insights: Analisar ainda mais a situação atual e possíveis causas raiz.
  4. Próximos Experimentos: Definir os primeiros experimentos a tentar para prosseguir com a mudança na organização.
  5. Fechamento: Sumarize todo o workshop.

Essa pode ser a programação do kick-off da iniciativa de mudança. E podemos utilizar a retrospectiva a cada 4 semanas para guiar todo o processo de mudança.

Sobre o Autor

Marc Loeffler é palestrante, escritor e agile coach. Sua paixão é ajudar equipes a implementar frameworks ágil e transformar nosso mundo de trabalho. Löffler é o autor de "Improving Agile Retrospectives" publicado na série Mike Cohn da Addison-Wesley Professional.

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