Como tornar operações multifuncionais em um esforço coletivo

Há muitas coisas que fazem parte de uma equipe bem-sucedida - metas compartilhadas, conjuntos de habilidades complementares, comunicação, empatia - e a lista continua. Essa lista se torna ainda maior e complicada quando uma "chave inglesa" é adicionada para tornar essa equipe multifuncional.

Uma equipe multifuncional de sucesso e que reúne talentos de toda a organização é vista como o santo graal do gerenciamento eficaz. Combinando inovação e velocidade de comercialização, esses times dão à empresa uma vantagem inegável sobre a concorrência.

A colaboração multifuncional, se bem feita, pode tornar uma empresa mais enxuta e inovadora do zero, reduzindo o senso comum, porque todas as decisões são tomadas através de um processo cooperativo e criativo, com foco na realização de cada objetivo organizacional. Há dados que apoiam essa observação; um estudo com mais de 1100 empresas mostra que as empresas que adotaram o trabalho colaborativo têm cinco vezes mais chances de ter alto desempenho do que aquelas que não o fazem.

Se as equipes multifuncionais são tão impressionantes, por que não vemos mais delas?

É por serem diabolicamente difíceis de gerenciar e direcionar para a obtenção de resultados reais. Behnam Tabrizi, que ensina liderança transformacional na Universidade de Stanford, revela uma visão chocante de sua pesquisa - quase 75% das equipes multifuncionais são disfuncionais!

Então, temos dois fatos que são igualmente convincentes. Primeiro, as equipes multifuncionais "mais azeitadas" são exponencialmente mais bem sucedidas do que equipes "regulares". Segundo, conseguir uma equipe multifuncional que performe em todo o seu potencial é difícil, mas definitivamente não impossível.

Quando a recompensa é atraente, é imperativo entender exatamente o que faz funcionar as equipes multifuncionais de sucesso. Neste artigo falaremos sobre como

1. Mensurar o verdadeiro impacto da colaboração e acompanhar o ROI da melhoria contínua.
2. Aproveitar o compartilhamento de conhecimento por especialistas no assunto e incentivar interações aleatórias entre funcionários de alto desempenho.
3. Colocar em prática tecnologias e softwares que aceleram os processos, melhoram a comunicação e automatizam as tarefas repetitivas.
4. Alinhar os objetivos do departamento e os incentivos individuais corretamente (o que só é possível se o ponto 1 estiver ok).

Meça o verdadeiro impacto da colaboração

Um projeto multifuncional típico tem um objetivo claro no qual uma equipe está trabalhando. Pode-se considerar a realização do objetivo declarado do projeto como o sucesso desta equipe multifuncional, por exemplo, o lançamento de um novo produto ou a entrada em um novo mercado. Mas isso seria ver as árvores sem seus troncos.

Uma equipe multifuncional toca vários aspectos de suas operações de tal maneira que o todo é freqüentemente maior que a soma de suas partes. Para perceber completamente o valor desse retorno, é preciso identificar os vários benefícios secundários que vêm do seu trabalho multifuncional e compará-los com dados do passado. Isso variará de empresa para empresa e dependerá da natureza exata do projeto em que cada equipe trabalha.

A ideia é olhar além do óbvio e se aprofundar para entender o verdadeiro impacto do trabalho colaborativo. O número de horas que uma equipe gasta em um projeto ou o número de vezes que trocam mensagens entre si ou o número de tíquetes que fecharam em sua ferramenta de trabalho não é uma medida do sucesso da equipe. Para Oji Udezue, Chefe de Produto da Atlassian, "Ao medir a eficácia das ferramentas digitais no local de trabalho, os bons KPIs a serem procurados são quanto tempo os colegas estão gastando em um trabalho focado e como as equipes participam de uma reunião por vídeo para resolver um obstáculo rapidamente."

A Cisco, gigante de TI, mede o impacto da colaboração de três maneiras:

ROI operacional: essa métrica verifica todas as pequenas economias que acompanham as equipes multifuncionais. De despesas de viagem reduzidas a custos de energia e infra-estrutura mais baixos, reunir várias equipes pode levar a algumas economias surpreendentes.

ROI de produtividade: esta métrica analisa as melhorias nos processos de trabalho que vêm da colaboração interfuncional. Isso pode incluir comunicações mais rápidas, redução de retrabalho, tomada de decisão mais rápida e maior eficiência geral.

ROI estratégico: Esta é a forma mais valiosa de retorno que uma equipe multifuncional pode esperar. Equipes colaborativas de alto desempenho levam suas organizações a evoluir para o próximo nível de tecnologia ou consertar um problema fundamental do cliente ou até mesmo desenvolver um novo modelo de negócios por meio da polinização cruzada de ideias e habilidades de pessoas de equipes diferentes.

Pode-se chegar a seus próprios KPIs (Key Performing Indicators) que determinam o ROI da colaboração e descobrir e rastrear as métricas (tangíveis e intangíveis) que influenciam esses KPIs.

Desbloqueie o compartilhamento de conhecimento

A razão para a existência de equipes multifuncionais é a necessidade de reunir pessoas com habilidades distintas, mas extremamente complementares, para trabalhar em um projeto que exija uma ampla gama de conhecimentos. Quando esses especialistas agrupam seus conhecimentos, eles ajudam seus companheiros de equipe a olhar para o problema em questão de uma forma completamente diferente.

Mas é mais fácil dizer do que fazer. Os dados mostram que 44% dos gerentes acreditavam que as pessoas não compartilhavam prontamente as informações, ideias ou melhores práticas entre si em equipes multifuncionais típicas.

Essa falta de vontade de compartilhar informações e insights tem um custo real para a empresa.

Especialistas mostraram que trabalhar em silos e não compartilhar dados com membros de equipes de outros departamentos pode custar a uma empresa algo perto de US$ 8.000 por dia em despesas desnecessárias.

O conhecimento vem em diferentes formas e tamanhos - desde fontes de conhecimento formais e registradas que podem estar disponíveis em um data warehouse, biblioteca ou fonte semelhante, até conhecimento informal e tácito que vem de anos de experiência ou observação pessoal.

O objetivo das equipes multifuncionais não é apenas melhorar o fluxo de conhecimento explícito em toda a equipe, mas também permitir que a equipe compartilhe conhecimentos inferidos que só eles podem ter acesso. Desta forma, o conhecimento vital não fica apenas dentro da cabeça de alguém; é compartilhado com o restante da equipe e é bem aproveitado. Esse conhecimento, compartilhado em contextos multifuncionais, é inestimável em seu escopo e disponibilidade, e justifica o esforço para reunir diversos membros da equipe para trabalhar em um projeto.

Uma abordagem para incentivar a colaboração e o compartilhamento de conhecimento é deliberadamente projetar interações aleatórias e não planejadas entre os funcionários. Muitas empresas conseguem isso criando um layout de escritório que é propício para a colaboração casual. Isso pode ser codificado diretamente no layout do escritório, na forma de pequenos recantos de ideias ou de uma lanchonete bem abastecida que, em última análise, se torna o centro de relaxamento e engajamento dos funcionários.

Essa cultura de conexão e compartilhamento é fundamental para o sucesso de equipes multifuncionais, mas, como se constata, não são muitos os funcionários que são muito bons em ir além de suas tarefas e objetivos imediatos de maneira muito eficaz.

Quando solicitados a avaliar seus colegas de trabalho sobre sua capacidade de "ultrapassar fronteiras" ou colaborar além de suas próprias equipes, os participantes de um estudo do Center for Creative Leadership apontaram que os gerentes de nível médio e superior têm as maiores demandas para colaborar entre funções, mas também são aqueles que se mostram lamentavelmente fracos em sua capacidade de colaborar de forma eficaz.

Na figura acima, vemos que quase 3 de 4 funcionários no nível médio de gerência são incapazes de "ultrapassar limites" ou colaborar de forma cruzada com outras. Passar por essa "lacuna de capacidade" significa basicamente encontrar maneiras de capacitar os membros da equipe a compartilhar conhecimento livremente, confiar em membros de equipes multifuncionais para executar tarefas a eles atribuídas e apropriar-se de projetos além do círculo de influência imediata de cada um.

Embora não haja uma bala de prata para todos esses problemas, a tecnologia pode ser aproveitada como um facilitador em muitos desses casos.

Cultive seu espaço seguro

Com demasiada frequência, culpamos a eficácia (ou falta dela) em uma equipe com base nas capacidades individuais de cada um de seus membros. A suposição é que os membros mais inteligentes formarão uma equipe melhor e mais eficiente em comparação com seus colegas menos talentosos. No entanto, essa crença comum foi desacreditada quando o Google revelou os resultados do seu famoso Projeto Aristóteles - um aprofundamento na compreensão do que fazia as equipes terem seu "click" e ter um desempenho ainda melhor.

Quando os pesquisadores do Google lutavam para encontrar padrões ou semelhanças entre equipes de alto desempenho, havia uma característica comum que destoava do restante. Essa característica era a "segurança psicológica".

Proposto pela professora da Harvard Business School, Amy Edmondson, a segurança psicológica era "um sentimento de confiança de que a equipe não vai constranger, rejeitar ou punir alguém por se manifestar". Grupos psicologicamente seguros fizeram todos os membros contribuírem para as conversas da equipe igualmente sendo respeitados sem julgamento.

Em outras palavras, equipes de alto desempenho criaram um "espaço seguro" para os membros discutirem suas ideias, sentimentos, compartilharem conceitos até bizarros sem o medo do ridículo ou da culpa, levando a laços mais fortes, níveis mais profundos de confiança e substancialmente resultados mais inovadores.

A professora Edmondson oferece algumas ideias sobre como criar um espaço psicológico seguro em sua equipe:

1. Aborde o problema em questão como um processo de aprendizado em vez de um processo de execução rígido. As equipes precisam reconhecer que, no mundo real, os problemas não têm soluções diretas. Nem um membro da equipe tem todas as respostas. Ao adotar uma abordagem de aprendizado para resolver problemas, a equipe recebe contribuições de todos os membros. Não há medo em se aprender novas maneiras de fazer as coisas ou experimentar uma ideia completamente nova para se chegar ao resultado final.
2. Entenda e reconheça que ninguém é infalível. Muitas equipes são lideradas por indivíduos que se consideram a autoridade final sobre o problema enfrentado. Sem surpresas, estas são as equipes que tendem a falhar mais do que outras. Equipes psicologicamente seguras são aquelas em que cada membro e especialmente o líder reconhecem abertamente que não são perfeitos, e essa humildade os mantém abertos para aprender e crescer.
3. A curiosidade resolve problemas. Equipes psicologicamente seguras fazem brainstorming e exploram todos os ângulos possíveis que podem ajudar a encontrar uma resposta para o problema. Nenhuma linha de pesquisa é muito tola ou desnecessária. A curiosidade é encorajada e os membros se questionam uns aos outros, bem como a maneira tradicional de fazer as coisas para chegar a soluções alternativas e igualmente relevantes.

Deixe a tecnologia auxiliar

"Só porque as pessoas estão trabalhando no mesmo ambiente não significa que estejam regularmente conversando e trocando ideias umas com as outras", diz Heidi Gardner, membro da Faculdade de Direito de Harvard e conferencista.

Uma maneira de levar os funcionários ao hábito de compartilhar informações entre si é fomentar uma cultura de compartilhamento de conhecimento em toda a empresa.

Muitas empresas investem em um data warehouse centralizado que armazena informações importantes relacionadas ao trabalho e documentação. Essa configuração é útil somente quando é acessada pelos funcionários em qualquer lugar, a qualquer momento. Uma ferramenta como o Cloud Management Suite facilita o acesso remoto dos funcionários quando precisam trabalhar em casa, no site de um cliente ou até mesmo em um escritório diferente. Esta solução bacana dá mais um passo para ajudar a colaboração, permitindo que diferentes membros da equipe tragam seus próprios dispositivos para o trabalho, que são autenticados instantaneamente para uma experiência perfeita. Isso permite operações de TI uniformes em projetos multifuncionais.

Um dos problemas das equipes multifuncionais é que geralmente não estão localizadas geograficamente no mesmo local. Reduza os limites de espaço e tempo investindo em ferramentas de colaboração de mensageria e fluxo de trabalho como o Slack que ajuda as equipes a se comunicarem em tempo real pelo mundo, compartilhar arquivos e dados com segurança, além de criar canais dedicados para discutir o projeto em questão.

Um ótimo exemplo de aproveitar a tecnologia sem deixar que ela ultrapasse o propósito de unir equipes híbridas são os "Espaços de Colaboração Virtual", iniciados pela GE em seus escritórios nos EUA, Europa, Índia e China. Essas experiências imersivas de videoconferência reúnem diversas equipes de diferentes fusos horários em uma única sala de conferência virtual.

Em vez de viajar milhares de quilômetros para conhecer outras equipes em reuniões intensivas de um dia inteiro, as equipes entre diferentes países e departamentos agora se reúnem a qualquer momento, colaboram em várias sessões, envolvem especialistas no assunto e se separam em sessões especializadas à vontade. A GE credita a seus Espaços de Colaboração Virtual o fato de fazer coisas mais rápido do que nunca, com melhores decisões, equipes mais fortes e tempos de ciclo reduzidos.

Combine objetivos organizacionais e incentivos individuais

No início deste artigo, discutimos como cerca de 75% das equipes multifuncionais são realmente disfuncionais por natureza. Isso não deve surpreender ninguém que já fez parte de uma equipe como essa.

Embora haja claras consequências de causa e efeito em relação aos objetivos departamentais de cada membro da equipe, quando as equipes se agrupam em diferentes departamentos e lidam com projetos que não pertencem a nenhuma equipe, na maioria das vezes, o caos reina. Os indivíduos de uma equipe multifuncional não vêem nenhum incentivo direto para contribuir para um projeto nebuloso. Quando o pensamento orientador de cada um na equipe se torna "O que há para mim?", o comprometimento com as principais metas gerais organizacionais e o projeto também sofre.

Um passo importante a ser lembrado ao configurar equipes multifuncionais é vincular os incentivos individuais dos indivíduos aos objetivos da equipe multifuncional.

A pesquisa da i4CP e do professor Rob Cross, da Babson College, mostra que as organizações de sucesso têm duas vezes mais probabilidade de basear suas metas de projetos multifuncionais em necessidades ou metas de negócios específicas. Eles também têm cinco vezes mais chances de recompensar equipes que incentivam a colaboração. Quando colegas de equipe vêem incentivos claros em troca de seus esforços, também vêem um motivo para dar o melhor de si.

Quando fala de equipes multifuncionais disfuncionais que conseguiram superar suas barreiras, a Hyundai Capital Services vem à mente. A HCS é o braço financeiro da Hyundai Motor Group que oferece empréstimos a clientes para suas compras de veículos, com filiais em todo o mundo. Como subsidiária da Hyundai Motor Group, a Hyundai Capital e todos os seus escritórios no mundo reportam-se à sede sul-coreana da fabricante de automóveis.

Como se pode imaginar, a estrutura de relatórios complicada provou ser um espinho dolorido no lado das duas empresas. Os problemas variaram desde diferenças nos estilos de comunicação a diferentes estilos de gerenciamento; expectativas culturais incompatíveis, divergências sobre a tomada de decisões e falta de autoridade, tudo combinado para tornar as equipes extremamente voláteis e improdutivas.

Depois de uma profunda busca de sentido, as duas empresas descobriram uma maneira de trabalhar juntas de maneira mais eficaz. Foi iniciado um processo de consertar as relações departamentais, primeiro alinhando seus objetivos uns com os outros. Ambas as partes sabiam o que se esperava delas e o que obteriam para atingir as metas acordadas.

Em seguida, reorganizaram suas equipes para melhorar a comunicação e a transparência. Os papéis e autoridade foram claramente definidos entre os membros da equipe e um programa de treinamento dedicado foi criado para ajudá-los a superar as diferenças culturais e entregar resultados.

O processo inteiro, apesar de longo e sem dúvida difícil de ser realizado, valeu a pena. A Hyundai mostrou uma melhora significativa em sua eficiência geral e cooperação intra-organizacional.

Seria o todo simplesmente tão bom quanto suas partes?

Uma máquina é tipicamente tão boa quanto cada uma de suas partes juntas. Felizmente, nós, humanos, não somos máquinas que não entendem o conceito de ir além. A colaboração multifuncional oferece aos indivíduos a oportunidade de mostrar suas melhores habilidades com o desafio adicional de conviver com pessoas que talvez não conheçam (ou gostem).

No entanto, é aí que entra a bênção de ser humano - nossa capacidade imortal de se adaptar desmente não apenas nossos instintos evolutivos, mas também nossa disposição de nos unir para uma causa que pode se tornar maior do que todos nós!

Sobre o autor

Dipti Parmar é uma consultora experiente de negócios e marketing. Parmar ajuda startups, marcas e indivíduos a construir uma reputação on-line estelar e a estabelecer a liderança de pensamento em seu setor, com conteúdo inovador e campanhas de marketing digital.