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Aperfeiçoando o desenvolvimento de produtos com Flow Thinking

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Na apresentação flow thinking - the mental leap (pensamento de fluxo - o salto mental) Håkan Forss e Erik Schön explicaram como obtiveram o apoio e o comprometimento para o pensamento de fluxo (flow thinking) usando um modelo mental e metáforas através exemplos práticos de aperfeiçoamento no fluxo de desenvolvimento de produtos na Ericsson.

O InfoQ.com entrevistou Håkan e Erik sobre sua jornada partindo de métodos e ferramentas até princípios e forma de pensar e como usam a gestão visual para implementar o pensamento de fluxo.

InfoQ.com: Obrigado por esta entrevista para o InfoQ.com. Podem explicar o que é flow thinking em poucas palavras?

Håkan e Erik: Obrigado pela oportunidade de compartilhar.

No pensamento de fluxo, o fluxo de valor do cliente vem em primeiro lugar. Encontrar e remover bloqueios no fluxo de desenvolvimento de produtos é mais importante do que manter pessoas e equipamentos 100% utilizados. Com o pensamento de fluxo, queremos reduzir o lead-time para tornarmos mais responsivos às necessidades dos clientes.

O que chamamos de pensamento de fluxo é baseado tanto no Lean quanto no Agile. Fomos muito inspirados e influenciados pelas idéias sobre eficiência de fluxo vs. eficiência de recursos de Niklas Modig e Par Ahlstrom e as reflexões de Don Reinertsen sobre fluxo como a essência da segunda geração de desenvolvimento Lean de produtos.

InfoQ.com: Vocês falaram sobre ir "de métodos e ferramentas para princípios e forma de pensar". Parece uma jornada desafiadora.

Håkan e Erik: Sim, foi e ainda é uma jornada desafiadora. É relativamente fácil começar a usar métodos e ferramentas novas contanto que se esteja operando em um contexto similar àqueles em que os métodos e ferramentas foram desenvolvidos. Contudo, na maior parte dos casos o contexto é bem diferente. Então é preciso adaptar os métodos e ferramentas para seu próprio contexto, o que é sempre muito difícil se os princípios e a forma de pensar utilizados para desenvolver os métodos não forem compreendidos em primeiro lugar.

Quando empresas como a Toyota abrem suas portas aos concorrentes, eles não temem perder sua vantagem competitiva, até permitem que seus concorrentes tirem fotos e façam perguntas detalhadas sobre seus métodos e ferramentas. A razão é que o que os concorrentes vêem é apenas uma fotografia e não a jornada de seu desenvolvimento. Se for possível mudar a abordagem de métodos e ferramentas para princípios e forma de pensar será possível criar a capacidade de desenvolver novos métodos e ferramentas adequados a um contexto e necessidades particulares. Fazer esta mudança não é fácil - leva tempo e muita paciência. Algumas pessoas na organização mergulharam nos novos princípios e mentalidade, outras não estão interessadas e apenas querem que o trabalho seja feito. Utilizar o tempo necessário e conseguir o apoio de todos aos novos princípios e forma de pensar é muito importante para que a mudança seja duradoura.

InfoQ.com: Como vocês aplicaram as mudanças de processo necessárias na Ericsson? O que vocês fizeram para manter o foco nos princípios e na forma de pensar durante a mudança?

Håkan & Erik: Após alguns pilotos iniciais que validaram a hipótese inicial, as mudanças foram gradualmente aplicadas na unidade de desenvolvimento de produto. Um tempo considerável foi gasto discutindo princípios e forma de pensar em todos os níveis. Muito tempo e dinheiro foram investidos em treinamento, coaching e compartilhamento de conhecimento. Houve muita experimentação quanto aos diferentes modelos de trabalho e, durante este tempo, a responsabilidade dos líderes foi a de agir como professores dos princípios e da forma de pensar.

A parte mais importante, o esforço de dar enfoque nos princípios e na forma de pensar nunca parou, este esforço continuará no futuro, à medida que continuarmos a evoluir e aprender mais.

InfoQ.com: Quão importante é a gestão visual na implementação do pensamento de fluxo? Podem dar exemplos de como fizeram?

Håkan & Erik: Gestão visual frequentemente é um catalizador importante para que as pessoas na organização enxerguem todo o sistema. A gestão visual pode ajudar a organização a obter um entendimento compartilhado do que está bloqueando o fluxo de trabalho. Quando há um entendimento compartilhado da condição atual é muito mais fácil concordar a respeito do que é necessário para aperfeiçoar o fluxo.

Experimentamos com diferentes tipos de técnicas de gestão visual. Um experimento que estamos conduzindo é o que chamamos quadro de visualização de ponta-a-ponta. Neste quadro mostramos todas as funcionalidades ativas e em que ponto se encontram no processo de desenvolvimento. O proprietário atual da funcionalidade atualiza o quadro quando necessário, pelo menos uma vez por semana. Este é um quadro físico, localizado no que chamamos de sala de vizualização. Esta sala é dedicada à gestão visual. Muitas reuniões relacionadas com o desenvolvimento do fluxo de produto são agora realizadas nesta sala.

Uma outra mudança simples e eficiente na gestão visual foi mudar a exibição dos itens do formato de gráficos de barra para a exibição dos fluxos de entrada e saída como gráficos de linha cumulativos no tempo. É mais fácil observar se estamos melhorando o sistema ou não.

Outra estratégia de visualização efetiva é o uso de Diagramas de Fluxo Cumulativos (Cumulative Flow Diagrams - CFDs) do processo completo de desenvolvimento de produtos. Acompanhar a quantidade de trabalho nos diversos estágios do processo ao longo do tempo nos ajudou a visualizar como as mudanças no jeito de trabalhar estão mudando o desempenho do sistema de desenvolvimento de produtos. Podemos ver como o volume de trabalho está acumulando ou diminuindo nas diferentes partes do sistema.

InfoQ.com: O pensamento de fluxo pode ajudar na inovação de produtos e serviços?

Håkan & Erik: Sim, acreditamos que sim. Ao se concentrar no fluxo e na redução do lead-time de ponta-a-ponta pode-se se tornar mais responsivo às mudanças de necessidade do cliente. Com lead-times mais curtos pode-se experimentar idéias novas e inovadoras muito mais rapidamente à medida que o tempo entre a hipótese e a validação se torna menor. Também acreditamos que as pessoas se motivam mais a experimentar novas idéias quando obtém feedback dos clientes mais rapidamente.

InfoQ.com: Se os leitores do InfoQ.com quiserem saber mais sobre o pensamento de fluxo, onde podem obter mais informações?

Håkan & Erik: As principais fontes para aprender mais sobre o que chamamos de pensamento de fluxo são os seguintes livros:

  • This is Lean: Resolving the Efficiency Paradox, por Niklas Modig e Par Ahlstrom.
  • The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development, por Donald G. Reinertsen.

Os slides da apresentação podem ser encontrados em pensamento de fluxo - os passos mentais.

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