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Flecha: Novo conceito de quadro kanban

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Tomas Rybing, diretor de gerenciamento de projetos da Aptilo Networks, na postagem mais recente de seu blog compartilhou o conceito de um quadro Kanban customizado chamado "Flecha". A Flecha se baseia na abordagem de piramides de prioridade. Trata-se de uma visualização de backlog combinada com um quadro Kanban que visualiza o processo de trabalho.

Rybing adicionou uma pirâmide de prioridade rotacionada como o ponto de entrada do kanban com múltiplas raias (swim lanes). O exemplo anterior tem três raias. As raias são utilizadas para limitar o trabalho em andamento (work in progress ou WIP).

Quantas raias são necessárias? Depende do tamanho da equipe e de quanta eficiência de fluxo se deseja. Uma raia permitirá maior eficiência de fluxo e, assim, a equipe estará trabalhando uma história por vez. Isso pode não ser muito prático no dia a dia; vários membros da equipe ficarão parados em momentos diferentes. Uma dica para encorajar colaboração é ter menos raias que o número de pessoas na equipe.

Rybing adicionou uma Definição de Pronto (Definition of Done, ou DoD) através de um critério que precisa ser atingido antes que cada tarefa seja movida para a próxima coluna. Encare-a como um checklist que precisa ser finalizado antes de mover a tarefa. Usar essa abordagem previne que tarefas percorram todo o processo sem que estejam prontas para tal.

Rybing também mudou a coluna Done para a forma de uma flecha.

Os post-its geralmente são removidos da coluna "Done" quando esta fica cheia (a mesma coisa vale para o Scrum, quando o quadro é "limpo" no início de cada sprint). Mas, por que não transformar a ponta da flecha em uma área maior para que possa comportar mais post-its de forma que se possa ver suas conquistas por um período de tempo maior? Assim, é possível contar o número de post-its na coluna "Done" e conectá-los a certos eventos. Por exemplo, "sempre que tivermos 50 post-its em Done celebramos com um bolo". A cada 20 post-its na coluna "Done" (20, 40, 60, etc), faça uma retrospectiva, e assim por diante.

Na frente da flecha é colocada uma cópia impressa com as metas globais da equipe. A metas deverem ser escritas de tal forma que guiem o trabalho diário.

Rybing explicou o fluxo das histórias no quadro kanban flecha em sua apresentação no SlideShare e compartilhou as seguintes lições aprendidas com o quadro kanban flecha:

  • Não colocamos nenhuma regra na raia expressa e, conforme esperado, muito do trabalho acabou caindo lá quando começamos. A incerteza foi mostrada como se o trabalho fosse "importante o suficiente" para ocupar uma raia comum. Portanto, acabou indo para a raia expressa já que não tinha outro lugar para ir. Isso pode ser evitado ao estabelecer regras para a raia expressa e usando critérios para usar as raias comuns;
  • Agora que as raias tornam mais restritos o início de novos trabalhos (exemplo: apenas quando uma raia fica disponível), membros da equipe ficam mais bloqueados. Iniciamos um experimento com uma "raia lenta" para trabalho com menor prioridade que pode ser facilmente pego (e largado) quando um membro da equipe tem sua tarefa principal temporariamente bloqueada;
  • Como uma seção separada da ponta da flecha temos uma seção "pronto para demo" na qual as tarefas vão e que são mostradas em uma sessão semanal de demonstração. Se nenhuma tarefa está presente ali, a demonstração é cancelada para aquela semana.

David J. Anderson, CEO da David J. Anderson / Associates, escritor, treinador e consultor Kanban, comentou sobre a idéia do quadro kanban flecha:

O triângulo de prioridade é uma boa idéia para organizações com menos maturidade com pouca disciplina e que precisa de espaço físico para um limite de WIP.

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