Agile 2016: Colaboração e comunicação para prosperar equipes distribuídas

David Horowitz e Mark Kilby apresentaram na conferência Agile 2016 suas experiências sobre como equipes distribuídas podem ser bem sucedidas. A premissa desta apresentação baseou-se no fato de que equipes espalhadas precisam estar conectadas e que enquanto o convívio face a face é importante para a colaboração, não possui a mesma importância com relação a estarem conectados.

Os palestrantes classificaram equipes distribuídas em três tipos:

1. Satélite - um ou poucos trabalhando de forma remota, e o restante no escritório;
2. Clusters - pequenas equipes em diferentes localidades;
3. Nebulosa - todos espalhados.

Os palestrantes sugerem que para as equipes distribuídas possam prosperar, cada membro deve ter um modo seguro de contribuir. E descreveram três maneiras que essas equipes seguramente desenvolvem quando utilizam comunicações distribuídas.

1. Sempre manter um chat como um canal secundário de comunicação - Deve existir sempre uma outra via para contribuir ou fazer perguntas, mesmo em uma reunião. Esse canal secundário pode ser desde mensagens de texto, mensagens instantâneas, funções de chat em uma ferramenta de conferência virtual, um wiki, slack ou até mesmo snapchat. É uma forma segura para pessoas introvertidas contribuírem, assim como membros remotos podem perguntar ou realizar comentários sem interrupção;
2. Parceria - Cada pessoa remota tem um companheiro representante na sala principal. Quando utilizam o canal de comunicação secundário, o colega representa a pessoa remota a fim de garantir que suas contribuições sejam ouvidas, ou então indica para o facilitador que a pessoa em questão está tentando entrar na conversa para contribuir;
3. Copiloto - Alguém em outra localidade que possa auxiliar o facilitador em coordenar toda equipe. Eles observam linguagem corporal, etc. Cada cluster pode contar com um copiloto em cada localidade.

Horowitz e Kilby realizaram um Desafio Marshmallow com intuito de ampliar os desafios e resultados de equipes distribuídas, e por fim apontaram formas de corrigi-los.

E houve uma surpresa muito interessante na sessão. Enquanto construíam as torres de espaguete, os participantes foram forçados a organizarem-se dentro do centro de conferência em um dos três modelos (Satélite, Nebulosa ou Cluster) e a construírem a torre utilizando modelos de comunicação distribuídos. Muitos participantes consideraram o projeto como um grande desafio!

Por exemplo, a um dos grupos, foi determinado que assumissem o modelo de estrutura Nebulosa. Os seus membros não se conheciam antes da sessão. Eles rapidamente se organizaram, e decidiram utilizar uma de suas ferramentas de conferência web como plataforma de comunicação. Os participantes se dispersaram pelo prédio com uma URL para configuração de reunião instantânea. Uma pessoa ficou à mesa com o espaguete, fita, corda e um kit marshmallow para ser o construtor. O restante do grupo prosseguiu comunicando-se através de mensagem instantânea, utilizando uma ferramenta de vídeo para apresentar amostras de desenhos e conversar sobre ideias para construir a torre juntos. As frustrações de estarem distribuídos eram maiores do que se esperava! Mas notavelmente, em 20 minutos, eles construíram a torre!

Em seguida, Kilby e Horowitz fizeram uma retrospectiva para mais de 100 pessoas. Os principais resultados aprendidos que as mais de 20 mesas atingiram foram:

Aprendizados gerais:

1. Alguém deve manter-se focado nos aspectos de comunicação da equipe e em cada reunião;
2. Conhecendo-se cada um pessoalmente ajuda imensamente. Separe um tempo para fazer coisas bobas, para rir juntos e manter o clima divertido; pequenas atitudes que fazem grande diferença;
3. Confira se aqueles que estão ausentes ou offline estão bem. "Está tudo bem? Notei que estava offline ou não se envolveu."

Aprendizados em detalhes de todos os três tipos de equipes (Satélite, Cluster e Nebulosa):

• Na maioria dos casos, o processo seguro ocorre ao dar oportunidade a todos para contribuir;
• A estratégia de como a equipe teve que se adaptar, e tiveram que comunicar e discutir sobre ideias rapidamente, compreendendo que nem todos estavam totalmente envolvidos;
• Algumas vezes a equipe ficou presa as ferramentas e se esqueceu de voltar para métodos de comunicação básicos;
• Ferramentas possuem uma curva de aprendizagem. A maioria é fácil uma vez demonstrada ou já implantada, porém pode ser um grande desafio em simulação real e sem ter tempo para sua familiarização e aprendizado.

Modelo de equipe Satélite - Maiores aprendizados

• A equipe precisou realizar esforço extra para incluir as pessoas remotas. As pessoas remotas são frequentemente abordadas;
• Despendeu-se muito tempo discutindo quais ferramentas seriam utilizadas. Esperou-se muito tempo para testar e detectar defeitos críticos;
• Quando veio o estresse, tornou-se fácil para deixar de seguir o plano do coleguismo;
• O colega na sala principal teve que sacrificar-se de seu próprio papel para poder manter os colegas remotos engajados;
• Os membros remotos tiveram que se forçar a estarem engajados. É extremamente fácil em perder o foco e realizar outras tarefas;
• Um membro que estava remoto teve que inventar um aniversário falso para atrair a atenção dos outros membros para se engajar.

Modelo de equipe Cluster - Maiores aprendizados

• A equipe de construção presente na sala se tornou muito envolvida e ignorou os conselhos da equipe remota;
• Faltou um ciclo de feedback ou não estava aparente. A equipe de construção prosseguiu antes de receber o feedback;
• Videoconferência foi uma ferramenta útil, mas a comunicação foi o maior desafio;
• A equipe teve uma visão, mas em seguida diferentes localidades dividiram e adaptaram suas ideias sobre a visão conforme o prazo de entrega se aproximava.

Modelo de equipe Nebulosa - Maiores aprendizados

• A equipe ficou distraído pela tecnologia e precisou regressar ao básico. A curva de aprendizagem para atingir a velocidade de trabalho ideal foi maior com todos utilizando ferramentas;
• As ferramentas utilizadas impactaram os resultados. Surpreendentemente um membro da equipe desistiu e foi embora;
• Com o estresse das ferramentas, houve uma migração para sistemas antiquados de comunicação, que acabou funcionando!

A editora convidada Angela Wick é coach e treinadora em Agile, fundadora e CEO da BA-Squared LLC, uma empresa de treinamento e consultoria que auxilia organizações a modernizar práticas e requerimentos. Ela auxilia equipes tradicionais, híbridas e ágeis a desenvolver as habilidades necessárias para construir as soluções corretas que entregam o devido valor às organizações.