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Seis práticas para melhorar a colaboração em equipes virtuais

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O trabalho remoto (work from home, WFH, em inglês) é o futuro do trabalho, e quanto mais as empresas reconhecem os benefícios desta prática mais elas incorporam essa flexibilidade as suas estratégias de negócio.

Alguns benefícios do trabalho remoto são:

  • A empresa economiza em despesas com o escritório
  • O trabalhador economiza com alimentação e transporte, melhora o aproveitamento do tempo, aumenta a produtividade, e a saúde
  • Ajuda o meio-ambiente

Entretanto, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades!

O trabalho remoto requer uma mudança na forma de pensar, e até mesmo mudança de hábitos.

O trabalho remoto pode significar ter que se trabalhar em equipes virtuais (EV), e sem a ajuda de recursos como por exemplo linguagem corporal, os gestos, o tom de voz, e a expressão facial, a comunicação pode ser um desafio que pode colocar a produtividade em risco diante das seguintes situações:

  • Infinitas mensagens de email
  • Como saber se o destinatário recebeu o email?
  • Qual o tempo aceitável para se esperar por uma resposta?
  • Por que o email ainda não foi respondido?
  • Será que o email está claro? Será que é muito curto a ponto de não ser possível entendê-lo, ou muito longo a ponto de o destinatário desistir de lê-lo?
  • Deve-se ligar para o destinatário, ou aguardar um pouco mais pela resposta?
  • Qual o melhor horário para reuniões de forma a acomodar a todos (considerando diferentes fuso-horários)

Neste artigo farei um resumo das "6 melhores práticas para se ter sucesso em equipes virtuais", do Hassan Osman. Independentemente de o trabalho ser em equipes virtuais ou locais, essas práticas ajudam: na melhoraria a comunicação, no aproveitamento do tempo do indivíduo e da equipe, no aumento da produtividade.

#1 Evite a maldição do conhecimento

A maldição do conhecimento é um tipo de inclinação cognitiva que dificulta para a pessoa que sabe a resposta de um problema, a pensar sobre o problema da perspectiva de alguém que não saiba a resposta.

Então, a mensagem aqui é: 'Não assuma que seu interlocutor tem o mesmo conhecimento que você.'

Uma vez que você está ciente da maldição do conhecimento, essas duas dicas podem ajudar a evitá-la:

  • Coloque-se no lugar das outras pessoas
  • Simplifique sua mensagem ("simplificar" não significa cortar informações, mas fornecer as informações necessárias e relevantes de maneira simples.)

#2 Não economize na comunicação

Existe um conceito chamado "efeito de proximidade", que é uma tendência das pessoas a se relacionarem com aqueles que encontram frequentemente, formando um vínculo entre elas. Isso significa que quanto mais você se comunicar com sua equipe, melhor será o relacionamento entre vocês e, consequentemente, sua produtividade.

A seguir, descrevo algumas dicas sobre como se comunicar mais quando se trabalha em uma EV:

  • Interaja
  • Se não tem nada a dizer sobre o trabalho, envie uma mensagem instantânea perguntando sobre o tempo, como foi o fim de semana, o feriado, etc. Mantenha contato!
  • Fale nas reuniões (virtuais) da equipe
  • Vocalize sua opinião, não importa se apenas para dizer que você entendeu o que foi dito, ou simplesmente que concorda com a decisão que foi tomada.
  • Envie atualizações de status não solicitadas
  • Se sua equipe não faz stand-ups, envie uma mensagem para que saibam no que você está trabalhando no momento.
  • Mantenha um Calendário de Equipe atualizado
  • É importante ter um local comum para verificar quem está de folga, de férias, doente, indisponível, etc.

#3 Tire proveito da pirâmide da comunicação

As duas chaves para alavancar a pirâmide de comunicação são: subir nos níveis da pirâmide e misturar os múltiplos níveis.

O objetivo é aumentar a intimidade e a coesão entre a equipe. Então, em vez de enviar um email, é possível enviar uma mensagem instantânea? Em vez de enviar uma mensagem instantânea, é possível fazer uma ligação? Indo mais longe, é possível fazer uma chamada de vídeo? Melhor ainda, use mais de um recurso. Por exemplo: envie uma mensagem, e pouco depois ligue para certificar-se de que o destinatário a recebeu e entendeu.

#4 Escreva e-mails assertivos

O e-mail pode levar muito tempo para ser respondido resultando em uma caixa de entrada lotada para aqueles que recebem muitos emails.

As pessoas não lêem e-mails longos, elas dão uma passada de olho. Então escolha a qualidade ao invés da quantidade. Se realmente precisa enviar um e-mail, seja conciso - isso aumentará suas chances de obter uma resposta.

#5 Defina expectativas com sua equipe

A equipe deveria fazer uma reunião rápida dedicada à comunicação. Existem alguns aspectos que, se acordados com antecedência, podem ajudar a melhorar as comunicações.

Seguem alguns exemplos:

  • Qual é a melhor ferramenta / tecnologia para a equipe conversar diariamente?
  • Com que frequência se espera atualizações uns dos outros?
  • Como proceder se o assunto for urgente: ligar, enviar uma mensagem instantânea, ou enviar um email?
  • Seria uma boa ideia enviar uma mensagem instantânea antes de ligar?
  • Ao ligar, deve-se usar vídeo ou apenas voz?

#6 Responda às perguntas da maneira "boa"

Vamos ver três formas de responder a uma pergunta: a boa, a ruim, e a péssima.

A boa maneira de responder a uma pergunta é primeiramente responder a pergunta! E depois prover informações de apoio, se for esse o caso. Isso reduz a ambiguidade e aumenta a chance de sua pergunta ser respondida..

Exemplos de boas respostas:

  • Sim ou Não
  • Eu não sei <sobre isso>, mas o que eu sei <é que …>
  • A resposta em si

Enquanto que a resposta ruim é o oposto: ela ocorre quando você esquece a simplicidade e inicia a mensagem com informações de apoio, e apenas no final dá a resposta de fato. As pessoas não lêem e-mails longos, lembra?

Além de desperdiçar tempo, as respostas ruins podem criar confusão e a resposta em si talvez nunca seja lida.

Pior do que a resposta ruim é a resposta péssima. Isso acontece quando você nunca responde à pergunta. A mensagem pode conter muitas informações de suporte, mas a resposta real não está lá. Nesse caso, existe o risco de o receptor assumir que recebeu a resposta, e isso pode gerar uma grande confusão.

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