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Q&A sur le livre "Visualization Examples"

| Écrit par Ben Linders Suivre 13 Abonnés , traduit par Olivier My Suivre 0 Abonnés le 16 févr. 2016. Durée de lecture estimée: 17 minutes |

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Le livre Toolbox for the Agile Coach - Visualization Examples peut être utilisé par les équipes de développement logiciel agile pour visualiser et améliorer leur collaboration et leur communication.

InfoQ a interviewé Janlén à propos de ce qui l'avait décidé à écrire un livre avec des exemples de visualisation, sur les atouts de la visualisation et sur la manière dont les équipes peuvent l'utiliser pour suivre leur progression et traiter les blockers, pour célébrer les succès et pour trouver des moyens pour s'améliorer, les pièges et embûches de la visualisation et sur comment trouver plus d'information à ce sujet.

InfoQ : Qu'est-ce qui t'a décidé à créer un livre avec des exemples de visualisation ?

Jimmy Janlén : Plusieurs raisons. Lorsque je coache des équipes, je suis constamment stupéfié de l'impact qu'une bonne visualisation pratique a sur la capacité des équipes à collaborer et à trouver des manières créatives pour s'améliorer. Partout où je rends visite à des sociétés, j'emporte toujours avec moi mon appareil photo de poche pour pouvoir prendre des photographies des tableaux blancs intéressants. J'ai accumulé une bonne collection jusque là, et elle continue à grandir. Je savais que j'y trouverais une bonne utilité un jour. Quand j'enseigne et donne des séminaires, les choses avec lesquelles les personnes semblent le mieux se connecter, et dont elles se rappellent le mieux, sont les exemples concrets de comment les concepts agiles abstraits peuvent se manifester physiquement sous la forme de post-its sur un tableau blanc. Tous ces éléments se mirent à trotter dans ma tête jusqu'à ce qu'une idée fit surface début 2015 ; d'écrire un livre sur la visualisation et partager ma collection à un public plus large, au-delà des équipes que j'accompagne. Et j'ai toujours adoré dessiner. Cela me donnait la parfaite excuse pour dessiner encore plus.

Une fois le format trouvé, le livre s'est presque écrit tout seul. La liste des exemples à inclure n'a fait que grandir et grandir. La version imprimée contient 96 exemples, mais la dernière fois que j'ai regardé, je crois bien qu'elle en contenait plus de 130. J'avais besoin de tracer une ligne quelque part. Qui sait, peut-être qu'il y aura une nouvelle version dans un an ou deux qui s'appellera 166 Exemples de Visualisation.

J'ai décidé très tôt d'écrire le livre publiquement en ligne, de manière à pouvoir obtenir un feedback plus rapide. J'ai créé un document google drive public. Jusqu'à Août 2015, les personnes avaient la possibilité de lire le livre au fur et à mesure que je l'écrivais, page par page. J'ai eu des tonnes de feedback de valeur sous la forme de corrections grammaticales et de suggestions supplémentaires d'exemples à inclure. A un moment donné, il y eut entre dix et quarante personnes lisant le livre. J'écrirai définitivement le prochain livre de la même manière.

InfoQ : Pourrais-tu mentionner quelques atouts de la visualisation ?

Janlén : L'acte de créer la visualisation en tant que tel est extrêmement précieux. Lorsque cela est fait collaborativement en tant qu'équipe, l'exercice de visualiser le processus sur un tableau blanc invite à d'excellentes discussions. Comment le processus devrait-il être visualisé ? Quel est notre processus ? Où commence-t-il ? Où termine-t-il ? Comment visualisons-nous le travail ? Quels sont les critères pour déplacer les post-its ? Comment équilibrons-nous les différents types de travaux ? A long terme ? A court terme ? Les tâches ? Les urgences ? Vous découvrirez que les suppositions des membres sur la manière dont le travail devrait être fait varient énormément, et la discussion mettra en surface beaucoup de différences d'opinion. La discussion, et la visualisation résultante, créent une vision commune et une compréhension partagée au sein de l'équipe qui renforcent sa capacité à collaborer et à se tenir responsable pour honorer les stratégies et règles convenues.

La première version ne sera pas parfaite (disons qu'elle ne sera jamais parfaite), mais si on lui donne de l'amour et que l'on en prend soin, et qu'elle est continuellement évaluée et améliorée, elle deviendra un outil précieux et utile pour l'équipe.

Une excellente visualisation est une visualisation qui...

  • Procure une vue globale sur le travail en cours et à venir.

  • Décrit comment le travail est réalisé, c-à-d comment le travail passe de l'idée à sa complétion.

  • Aide l'équipe à se concentrer et à collaborer sur le travail pour atteindre des objectifs.

  • Révèle les goulots d'étranglement et les dépendances.

  • Met en surface les opportunités d'amélioration.

  • Procure de la transparence aux autres équipes et à l'organisation plus largement.

Mais l'objectif fondamental d'une visualisation de mon point de vue, est de façonner les comportements. Bien que cela se réduise en fait à des lignes, du texte et des post-its sur un tableau blanc, ces lignes et post-its encapsulent les attentes comportementales entre les membres de l'équipe. Les équipes tendent à accentuer des aspects de leur accord de travail qu'elles veulent pouvoir mieux honorer, et à les transformer en habitudes. Par exemple : une équipe qui veut encourager le pairing et la collaboration réduirait grandement le nombre de lignes (c-à-d développerait moins de user stories en même temps). Une équipe qui veut s'améliorer dans l'aide à une personne bloquée pourrait commencer à mettre des points sur les post-its pour chaque jour que la tâche est en cours (pour révéler combien de temps elle a été "bloquée"). Une équipe qui veut devenir meilleure dans le partage de connaissance pourrait ajouter une colonne "Démonstration technique interne" avant la colonne "Terminé".

InfoQ : Aurais-tu des exemples de comment les équipes pourraient utiliser la visualisation pour suivre leur progression et voir ce qui les bloquent ?

Janlén : Un des principaux objectifs d'une visualisation est de montrer le travail planifié et la progression du travail en cours. La simple approche d'avoir une ligne par user story et les tâches liées à cette story sur la même ligne, révèle une vision globale sur la manière dont l'équipe se porte vis à vis de leur objectif de sprint. Mais beaucoup d'équipes décident d'améliorer la visualisation de leur progression.

Par exemple :

  • Smileys de confiance - Au lieu d'avoir un sprint burndown, l'équipe vote chaque jour sur le niveau de confiance qu'ils ont dans leur capacité à finir chaque user story sur le tableau durant le sprint. Ils placent soit un smiley vert confiant, un smiley jaune nerveux ou un smiley rouge malheureux à côté de la user story. Lorsqu'un smiley change par exemple d'un vert confiant à un jaune nerveux, l'équipe discute sur comment ils peuvent aider, ou s'ils ont besoin d'alerter le product owner et les parties prenantes sur les changements dans la prévision.

  • Barres de progression de l'objectif de Sprint - A côté de l'objectif (ou des objectifs) de sprint, habituellement capturé sous forme de texte en haut du tableau blanc, dessinez une barre de progression allant de 0% à 100%. Chaque jour, l'équipe remplit la barre de progression reflétant leur sensation de la progression globale de complétion de cet objectif.

  • Confiance dans la Release - Souvent, les équipes se retrouvent à travailler sur une release spécifique de livrables pour une échéance fixée dans le temps. En complément d'un burnup de release (ou burndown de release), certaines équipes font des votes de confiance chaque semaine sur la probabilité d'être prêts à temps pour l'échéance. Chaque membre vote avec ses doigts, 5 doigts signalent une confiance totale, 1 doigt signifie "en aucun cas nous n'y arriverons". La moyenne est capturée dans un tableau et visualisée sur un graphe.

Smileys de confiance

Techniques pour repérer les blockers et les impedimenta :

  • Pointage - Tous les jours, au début de la réunion quotidienne, faites un point sur chaque post-it dans la colonne "En cours" avec un marker. Cela va rapidement révéler si une tâche est bloquée, si quelqu'un a besoin d'aide ou si une tâche était plus compliquée qu'elle n'y paraissait à première vue.
  • Note "bloquée" - Lorsque la progression d'une tâche est bloquée, ajoutez-lui une note rouge qui décrit explicitement pourquoi elle est bloquée et ce qui est nécessaire pour qu'elle se débloque. Ecrivez la date à laquelle elle est devenue bloquée. Discutez ce que vous, en tant qu'équipe, pouvez faire aujourd'hui pour enlever le blocker, chaque jour jusqu'à ce que l'impedimenta soit résolu.
  • Note "en pause" - Parfois, une personne travaillant sur une tâche a besoin de changer son focus sur quelque chose de plus grande importance. Lorsque cela arrive, marquez la tâche comme "en pause", avec un commentaire sur qui travaillait dessus ainsi qu'une brève description sur la raison de la pause. Quiconque finit ses tâches cherche d'abord en premier sur le tableau les tâches en pause qu'il/elle pourrait reprendre avant de commencer à travailler sur une nouvelle tâche.
  • Coupables de Blocker - Lorsqu'un blocker a été résolu, déplacez le post-it dans une zone spéciale du tableau blanc. Groupez les blockers en catégories. Lorsqu'il y aura 10 post-its ou plus, analysez les causes racines et construisez un plan pour résoudre la racine de manière à ce que moins de travail ne soit bloqué dans le futur.

Ces derniers n'étaient que des exemples. J'en ai inclus des tonnes d'autres dans le livre.

InfoQ : Y-a t'il des manières d'utiliser la visualisation pour que les équipes puissent célébrer leurs réussites ? Et pour récompenser les comportements de membres qui ont aidé l'équipe à réussir ?

Janlén : Je suis tombé sur de nombreuses manières intéressantes qu'ont les équipes pour célébrer la réussite. Voici mes deux favorites :

  • Crédits de Release - Une équipe avec laquelle je travaillais a créé un poster après chaque sprint, listant et créditant les membres de l'équipe. Chaque poster représentait une mission spatiale. Le poster était encadré et accroché au mur dans l'espace d'équipe.
  • Posters des résultats - De nombreuses équipes que j'ai rencontrées créent un poster à la revue de sprint, capturant les résultats qu'ils ressentent avoir accomplis. Plus ils étaient fiers et plus grand était le poster. Des équipes ont utilisé différentes couleurs également. Une couleur pour les fonctionnalités, une couleur pour les événements d'équipe, une couleur pour les améliorations du processus, une couleur pour les améliorations d'infrastructure technique, et ainsi de suite. Généralement en 10 minutes, un poster entier est rempli et un grand sentiment de fierté est célébré avec applaudissements.

Quand il s'agit de récompenser les comportements, voici mes favoris :

  • Pot de récompense - Prenez un pot en verre et beaucoup de billes. L'équipe s'accorde sur un tableau de scores. Par exemple : travailler en paire pendant 3 heures - 1 bille, action de Rétrospective effectuée - 2 billes, Mob programming day - 5 billes, ligne "urgent" vidée - 2 billes. Lorsque le pot est plein (ou a atteint un certain niveau), récompensez-vous en tant qu'équipe avec un cadeau ou un dîner commun.
  • Circuit de course - Au lieu de punir les retardataires au Daily Stand-Up, pourquoi ne pas récompenser ceux qui sont à l'heure en leur permettant de déplacer leur personnage d'un pas en avant sur un circuit de course ? La personne qui est arrivée le plus loin sur la course à la fin du sprint gagne des applaudissements et une accolade de groupe.
  • Score élevé de Discipline - Exemple : Chaque jour où vous réussissez à commencer la réunion quotidienne à l'heure, gagnez un point. Si vous échouez à commencer à l'heure, faites retomber le compteur à zéro. A côté du compteur, gardez une trace de votre score le plus élevé jusque là.

Pot de récompense

InfoQ : Des suggestions sur une manière d'utiliser la visualisation en support des rétrospectives et aider les équipes à s'améliorer ?

Janlén : Quand il s'agit d'être en support des rétrospectives, je vois deux aspects. L'un est de contribuer à la rétrospective elle-même, l'autre est d'être en support de l'équipe pour suivre les décisions et résultats de la rétrospective.

Pour recueillir des contributions, pourquoi ne pas essayer l'un des éléments suivants :

  • Retro Input Inbox - Dès que quelque chose arrive ou lorsqu'une pensée traverse votre esprit, capturez-la, écrivez-la et mettez-la dans la zone Retro Input Inbox du tableau blanc. Lorsqu'arrive le temps de la rétrospective, emmenez simplement tous les Post-its de cette zone.
  • *Bucket d'interruptions * - Soupçonnez-vous que la plupart de vos interruptions ont une origine et une source communes ? Pour tourner cette frustration en vision et en décision pour changer quelque chose piloté par les données, collectez vos interruptions sur des Post-its et triez-les selon des catégories. Lorsqu'il y a cinq éléments ou plus dans n'importe quelle catégorie, invitez les personnes pertinentes à un atelier pour discuter de comment les choses pourraient être améliorées.

Quand il s'agit de transformer des décisions provenant d'une rétrospective en véritable changement, je recommanderais d'essayer ces techniques :

  • Tableau d'amélioration continue (Kaizen Board) - Un tableau kanban super simple à deux colonnes, A Faire et Terminé. Ici, vous capturez les actions décidées dans la rétrospective. Certaines équipes ont une ligne dédiée au lieu d'un tableau séparé. Parcourez votre tableau d'amélioration continue comme une étape normale pendant votre routine de réunion quotidienne.
  • Habitudes d'équipe - Les résultats d'une rétrospective ne sont pas toujours sous forme d'un élément de travail actionnable, mais plus souvent une décision de changer une règle ou d'adhérer à une nouvelle valeur. Ecrivez l'accord sur un post-it orange et mettez-le dans le carré des Habitudes d'équipe. Lorsque vous avez réussi à convertir l'accord en habitude que vous n'avez plus besoin de rappeler à chacun, réécrivez-la sur un post-it vert. Le tableau des Habitudes d'équipe est typiquement revu en rétrospective comme une étape de l'événement.
  • Bilan de Discipline - Certaines nouvelles habitudes sont plus dures à adopter que d'autres. Pour sensibiliser à l'accord, gardez-en une trace quotidienne. Imprimez un calendrier. Pendant la réunion quotidienne, demandez-vous, avons-nous honoré l'accord hier ? Si oui, dessinez un cercle vert. Si vous avez rompu l'accord ou triché, dessinez une croix rouge. Si vous avez réussi à obtenir dix cercles verts sur une ligne, vous pouvez décider de continuer à suivre votre discipline dans le respect de l'accord, ou de brûler le morceau de papier dans une cérémonie de célébration.

InfoQ : Peux-tu élaborer sur les pièges et écueils de la visualisation ? Comment peut-on les traiter ?

Janlén : Un écueil dans lequel les nouveaux Scrum Masters tombent souvent de plein pied est d'échouer à inclure toute l'équipe dans la création des murs Scrum ou Kanban de l'équipe. Si vous, en tant que membre d'équipe, n'étiez pas invité à concevoir le mur, vous vous sentirez moins propriétaire de la visualisation. Vous ne vous connecterez pas émotionnellement à elle, vous ne comprendrez pas ses différents aspects, et la probabilité que vous ne vous souciez pas de la mettre à jour augmentera. Veillez à ce qu'elle soit créée et modifiée de manière collaborative, tous ensemble.

J'ai aussi vu des équipes devenir complètement dingues, en créant des visualisations étendues et compliquées, lourdes à mettre à jour. Si maintenir le mur est trop chronophage, les personnes risquent de s'abstenir. Et une fois que vous commencez à suspecter qu'il n'est pas à jour, vous le mettrez encore moins à jour. Au final, vous arrêterez de croire que le mur représente la réalité et l'abandonnerez tous ensemble. Gardez-le aussi simple que possible. Concentrez-vous sur les comportements importants que vous voulez honorer. Nettoyez continuellement le mur et enlevez les aspects qui ne vous apportent plus de valeur.

Assurez-vous toujours que le mur soit extrêmement visible et positionné proche de l'équipe où tout le monde peut le voir. J'ai vu des équipes ayant des tableaux blancs dans une salle séparée. Ceux-là deviennent obsolètes très rapidement et n'apportent que peu de valeur à l'équipe. L'effort pour aller au mur pour une conversation nécessite d'être minimal.

Les outils numériques sont excellents, mais ne pourront jamais remplacer la puissance d'une représentation physique. Avec un outil numérique, vous pouvez ajouter des pièces jointes, des screenshots, des commentaires et des tonnes d'autres détails qui ne rentreraient pas sur un post-it. Les outils numériques peuvent produire des rapports et des graphes. Mais je n'ai pas encore aujourd'hui trouvé d'outil numérique pouvant fournir la même vue globale qu'un tableau blanc et qui inviterait à la conversation comme les post-its le font. Si vous utilisez un outil numérique, prenez du temps pour créer un mur qui fournit une vue globale ayant du sens, et qui visualise votre processus et vos accords de travail. Ne dupliquez pas juste le contenu numérique en post-its.

Chaque élément d'une visualisation émerge d'un besoin spécifique. Si une portion de votre mur semble ne plus apporter de valeur, peut-être qu'il a rempli son objectif. Peut-être que le comportement que vous vouliez changer est devenu une habitude. N'ayez pas peur de supprimer, ajouter ou modifier des éléments de votre mur. Comme vos problèmes et vos comportements changent, votre visualisation aussi.

InfoQ : Si les lecteurs d'InfoQ voulaient en apprendre plus sur la visualisation, où peuvent-ils aller ?

Janlén : J'ai créé un site d'accompagnement pour le livre. Là, j'y ajouterai plus d'exemples qui n'ont pas été sélectionnés dans le livre. Je partage aussi des images de visualisations d'autres personnes. Il y a aussi d'autres suggestions de livres. Si vous voulez, vous pouvez "liker" la page facebook. Ici, je publie des news liées au livre, et mon intention est de partager de bons articles et blogs sur la visualisation en général. Mon livre peut être acheté sur LeanPub, et si tout va comme prévu, il devrait être disponible sur Amazon au moment où vous lisez ces lignes.

L'un des quelques blogs qui couvrent la visualisation physique est le Visual Management Blog de Xavier Quesada Allue. Beaucoup d'excellents articles, des photos et des exemples sur la visualisation.

Je sais qu'il y a encore des tonnes de visualisations n'attendant que d'être partagées. Si vous avez une photo ou une description de votre visualisation, n'hésitez pas à laisser un commentaire et un lien ici pour que d'autres et moi-même puissions en profiter et être inspirés.

A propos de l'Auteur

Jimmy Janlén (@JimmyJanlen) est actuellement un membre de Nomad8, une société de conseil basée en Nouvelle Zélande. Il travaille en tant que coach agile depuis plusieurs années, formateur expérimenté et conférencier. Avant de déménager en Nouvelle Zélande, il fut un membre de Crisp société de conseil basée à Stockholm. Récemment, il a travaillé en tant que coach agile avec des sociétés telles que Spotify (Stockholm) et Plain Vanilla/QuizUp (Reykjavik). Actuellement, Jimmy aide Westpac (Auckland) dans leur courageux voyage agile en tant que coach agile d'entreprise.

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