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L’Obeya par la pratique

| par Stéphane Wojewoda Suivre 11 Abonnés le 07 mars 2017. Durée de lecture estimée: 9 minutes |

L’Obeya, signifiant « grande salle » en japonais, permet à une équipe et ses dirigeants de partager une vision commune de la situation et de prendre les bonnes décisions ensemble, sur les sujets importants. Elle crée les conditions favorisant la collaboration intensive et permet d’embarquer une équipe dans la réussite d’un projet ou programme. La vocation de l’Obeya est de clarifier les objectifs, de mettre en évidence les obstacles qui freinent l’avancement pour permettre aux équipes de réfléchir ensemble sur la meilleure façon de réussir.

Pierre Jannez et Edmond Nguyen proposent une Masterclass Obeya le 13 mars, en préambule du Lean IT Summit 2017 qui aura lieu les 14 et 15 mars 2017. InfoQ FR a eu l’opportunité d’échanger avec eux sur ce qu’est l’Obeya, son rôle, ses éléments constitutifs, son articulation avec les autres outils du Lean, les étapes pour le déployer et le déroulé de leur Masterclass.

 

InfoQ FR : Merci de partager votre expérience de mise en œuvre d’Obeya. Avant de rentrer dans le détail, pourriez-vous vous présenter ?

Edmond Nguyen : Ex. DSI Toyota Financial Services France, j'ai mis en place et dirigé avec succès des programmes IT/IS grâce à l’Obeya. J'ai également animé dans le cadre de l’Académie Lean et Informatique de l’Institut Lean France la session Obeya.

Pierre Jannez : Coach lean, j'ai mis en place l’Obeya dans différents environnements IT, dans les secteurs Telecom, Bancaire ou Assurance. La mise en œuvre rigoureuse des principes du Toyota Way (Amélioration continue et Travail en équipe) a permis à chaque fois de livrer les projets dans les temps avec un niveau de qualité inégalé.

InfoQ FR : Cela fait plusieurs années que le concept d’Obeya circule et que les retours d’expérience apparaissent. Pourriez-vous nous rappeler à quoi sert une Obeya ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : Le management visuel est à la base du « Toyota Production System ». L’Obeya est une forme structurée de management visuel. Elle offre un affichage standard qui clarifie la situation en rendant visibles les objectifs et les composants du projet.

En premier lieu, l’Obeya permet d’aligner l’équipe sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela donne ainsi du sens au travail et motive chaque membre de l’équipe dans la réalisation d’un objectif commun. L’animation quotidienne de l’Obeya permet en second lieu de mettre en évidence les points bloquants qui freinent l’équipe dans la réalisation du projet. Cela lui permet, à tout moment et d’un seul coup d’œil, de comprendre l’état du projet et ce qui l’empêche d’avancer. En résolvant ensemble des problèmes, l’équipe développe son expertise et acquiert de nouvelles compétences et de nouvelles connaissances.

De cette façon, l’équipe est orientée vers l’amélioration continue de la satisfaction du client. Le client est au centre des échanges au sein de l’Obeya.

InfoQ FR : Plus concrètement, quels sont les éléments d’une Obeya ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : Le management visuel utilisé dans l’Obeya se décline en 7 panneaux :

Panneau n°1 – Objectifs : On y précise ce que doit réussir l’équipe, et comment le projet s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise. Il permet de fédérer l’équipe sur un objectif de réussite commun.

Panneau n° 2 – Voix du client : Le client est au centre des préoccupations. Ce panneau reprend de manière détaillée la liste des clients concernés par le projet ainsi que leurs exigences. Au cours du projet, l’équipe vient confronter régulièrement ses premières réalisations à ces exigences de façon à s’assurer d’être en permanence alignée avec les besoins des clients.

Panneau n°3 – Le produit Ce panneau est la représentation concrète du produit. Il est construit par les membres de l’équipe. Il évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet et de la levée des obstacles techniques ou fonctionnels rencontrés par l’équipe. On y voit à chaque instant ce que l’équipe sait ou ne sait pas sur le produit, par exemple l’architecture technique et fonctionnelle, les flux de données, les copies des écrans utilisateurs...

Panneau n°4 – Performance C’est le moyen pour l’équipe de s’assurer que le projet avance dans la bonne direction. Elle alimente ainsi quotidiennement plusieurs indicateurs permettant de suivre le niveau de qualité, le respect des délais et des coûts.

Panneau n°5 – Macro Planning Ce panneau permet dans un premier temps de mettre d’accord l’ensemble des membres de l’équipe sur les grands jalons du projet et dans un second temps de rendre visible le respect ou non des délais afin de pouvoir réagir au plus vite pour maintenir le projet sur les rails.

Panneau n°6 – Micro Plan Le panneau Micro Plan permet de suivre le flux de production des composants du projet.

Panneau n°7 – Résolution de problème Ce panneau est le plus important de la série. Les autres panneaux sont là pour mettre en évidence d’une manière ou d’une autre des écarts avec ce qui est attendu. Par exemple, le panneau Client montre des attentes sur les temps de réponse que le produit n’est pas en mesure d’atteindre, le panneau Produit montre des contraintes technologiques sans réponse, le panneau Performance montre une qualité qui n’est pas au rendez-vous, le panneau Macro Plan montre des jalons qui ne sont pas respectés, le panneau Micro Plan montre des développements qui s’accumulent en phase de test. Chacun de ces exemples est un écart à un idéal de performance et donc du point de vue lean une opportunité de résolution de problème pour s’améliorer et développer son expertise. La technique utilisée pour résoudre ces problèmes est le PDCA pour Plan, Do, Check et Act.

InfoQ FR : L’Obeya semble être un très bel outil pour ouvrir des dynamiques d’amélioration continue. Comment s’articule-t-elle avec les autres outils du Lean Management ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : L’Obeya est le lieu où l’on discute des A3. Un A3 est le « reporting » structuré d’une activité d’amélioration. Plus généralement, le suivi de résolution de problème se fait par le PDCA comme décrit plus haut. Globalement toutes les pratiques Lean sont utilisées au sein de l’Obeya. A titre d’exemple, la pratique combinée du Juste à temps avec le flux tiré et du Jidoka avec les bacs rouges est un moyen extrêmement efficace de mettre en évidence les problèmes de qualité dans le flux de production. Le flux tiré est un système de production qui se cale sur le besoin réel du client et qui permet de ne produire que ce dont il a besoin. Le bac rouge est une technique permettant de capturer les problèmes de qualité dans un processus de fabrication au moment où ils surviennent. L’analyse du contenu des bacs rouges mettra en évidence les problèmes de compétences sur lesquels l’équipe devra travailler et quels dojos de formation devront être mis en place.

InfoQ FR : InfoQ partage de nombreuses expériences autour du (Lean)Kanban. Quelles sont les différences et points communs entre ces deux outils ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : Le (Lean)Kanban et l’Obeya ne sont pas comparables. En effet, l’Obeya permet d’avoir une vision globale du projet depuis sa pertinence vis à vis de la stratégie de l’entreprise jusqu’à sa réussite (avec le niveau de qualité exigé, dans le respect des délais et du budget). Le kanban pourrait s’inscrire dans la mise en œuvre du flux de production (Panneau n°6 – Micro Plan) mais ce n’est pas forcément le cas.

InfoQ FR : Si une organisation désire mettre en œuvre une Obeya, quel est la démarche à adopter ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : Le succès d’une Obeya repose sur un accompagnement de coaching. En effet, la construction du management visuel et l’animation de l’Obeya demandent la maitrise de plusieurs techniques et savoir-faire ainsi que le regard d’une tierce personne qui est la mieux placée pour challenger :

  • La construction du management visuel de l’Obeya, c’est un management visuel particulier, avec ses propres règles et qui ne s’improvise pas.
  • Le maintien des attentes du client au centre des préoccupations de l’équipe, et ce en permanence pour ne pas dévier de l’objectif fixé.
  • La mise en évidence en continu des obstacles.
  • Et finalement la résolution des problèmes qui en découlent.

C’est en cela que le savoir-faire d’un coach lean expérimenté maîtrisant l’Obeya est indispensable. Réussir un projet exige que l’Obeya vive au quotidien et que les membres de l’équipe s’y réunissent chaque jour pour lever ensemble les obstacles les uns après les autres.

InfoQ FR : Le déploiement de tout outil apporte généralement son lot de difficultés. Quelles sont les principales que vous avez observées et comment aidez-vous les entreprises à les dépasser ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : Lors de la mise en place d’une Obeya, les décideurs considèrent que cela représente une réunion de plus et rechignent à se lancer. Au bout de quelques jours, ils prennent conscience que l’Obeya remplace efficacement de multiples réunions projet ou comités inutiles aux objectifs flous et aux résultats invisibles. La pratique de l’Obeya représente un changement assez radical dans la conduite d’un projet. Elle remet souvent en cause un mode de fonctionnement fondé sur le taylorisme où chaque activité est enfermée dans un silo.

Une des difficultés est donc de rompre avec ce mode d’organisation pour que les gens se rencontrent de nouveau et se parlent. Cela passe par la construction de « Core Team » qui consiste à extraire des silos les personnes clés pour le projet qui devront ensuite travailler ensemble dans l’Obeya. Une fois cette équipe constituée, il faut lui apprendre à mener l’Obeya.

La deuxième difficulté généralement rencontrée est la mise à jour quotidienne des indicateurs et du management visuel en général. Il faut créer cette habitude consistant à indiquer chaque jour sur le management visuel ce qui va et ce qui ne va pas, pour alimenter le flux de résolution de problèmes.

La troisième difficulté majeure est de se mettre à résoudre les problèmes tout en effectuant le travail quotidien. L’application du Jidoka, c’est à dire l’arrêt au premier défaut est totalement contre intuitive, et s’arrêter de travailler pour résoudre un problème est une habitude difficile à prendre.

InfoQ FR : Votre Masterclass du 13 mars précède le Lean IT Summit. A qui s’adresse cette formation ?

Edmond Nguyen & Pierre Jannez : La Masterclass s’adresse à l’ensemble des acteurs impliqués dans toutes les phases de la création ou de l’amélioration d’un « produit informatique ». Elle s’adresse à la fois aux débutants dans la démarche LEAN IT et aux experts qui souhaitent se perfectionner.

La formation s’adresse donc aux : DSI, directeurs digital, directeurs de projets/programmes, scrum masters, chefs de projets, responsables MOA, aux experts techniques...

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