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Retrospectivas Ágeis: Um ritual valioso mas mal-compreendido

Postado por TC Caetano em 07 Jan 2014 |

Retrospectivas são um valioso ritual utilizado por equipes ágeis de desenvolvimento. Entretanto, podem passar uma falsa sensação de melhora contínua, quando mal executadas. Frequentemente se vê times passando por uma transformação ágil, que comentam que um de seus rituais mais importantes é a retrospectiva. Porém estas muitas vezes se tratam apenas uma reunião onde relatórios são apresentados, e o time questionado sobre como pode melhorar suas métricas.

A melhoria contínua é o núcleo de qualquer equipe verdadeiramente ágil. Dessa maneira seria redundante afirmar que a retrospectiva é um ritual recorrente para buscar a evolução. A equipe ideal exercita comunicação aberta: problemas são discutidos tão logo aparecem; cada indivíduo procura melhorar suas próprias habilidades juntamente com as práticas da equipe - tudo isso de forma que seu dia-a-dia seja mais produtivo e, no final das contas, produtos melhores sejam entregues.

Esse conceito soa excelente em teoria, mas na prática diversos fatores podem agir na direção oposta. Já observei equipes grandes demais para que comunicação aberta fosse exercitada. Também vi equipes inseguras ou mesmo imaturas, nas quais encontrar culpados era mais importante do que discutir problemas e soluções. Outras vezes, uma equipe tinha tanto para fazer que não encontrava tempo para se dedicar à reflexão sobre suas práticas. Indivíduos se acostumam a trabalhar de determinada forma; situações que antes seriam questionadas se tornam normais, e um processo é estabelecido.

Embora não seja a solução para todos esses problemas, retrospectivas são uma excelente prática para manter uma equipe no caminho correto. Oferecem um momento de reflexão e discussão, em que preconceitos e julgamentos devem ser deixados de lado. Cada membro da equipe compartilha um objetivo em comum: melhorar.

Estrutura de uma retrospectiva

No livro "Agile Retrospectives: Making Good Teams Great", Esther Derby e Diana Larsen propõem a seguinte estrutura para uma retrospectiva efetiva:

  1. Preparar o cenário
  2. Adquirir Informações
  3. Gerar reflexão
  4. Decidir o que fazer
  5. Encerramento

Durante a primeira etapa, preparação do cenário, o facilitador deve deixar claro para a equipe a razão pela qual está se reunindo. A estrutura da retrospectiva deve ser exposta e seu objetivo deve ser reafirmado. Embora isso pareça simples e até repetitivo, para equipes que executam retrospectivas recorrentes, já observei participantes em dúvida sobre "qual o momento correto de falar sobre isso", ou ansiosos sobre "quando vamos decidir quais as próximas ações". Apresentar a estrutura da retrospectiva, e ainda deixá-la visível em um quadro comum, é uma ferramenta para que todos os participantes saibam o que está por vir e possam se concentrar em um determinado momento.

Além de seguir essa estrutura, é importante que a equipe tenha entendimento comum sobre qual o objetivo em uma determinada retrospectiva. Que período será discutido? Será uma conversa sobre os últimos dez dias, sobre as últimas dez semanas? Caso o período seja muito amplo, é provável que a discussão se torne aberta demais e que participantes não consigam expor suas opiniões de forma proveitosa. Em que momento a retrospectiva está acontecendo? O objetivo é se preparar para algo que está por vir, ou analisar algo específico que ocorreu recentemente? A equipe está reunida para refletir e buscar melhoria, ou há um problema específico que precisa ser discutido? Quando essas perguntas são respondidas logo no início da retrospectiva, ela tende a ser muito mais efetiva.

Há atividades específicas de retrospectivas ágeis que podem ser utilizadas para abordar a equipe, trazendo diferentes pontos de vista em diferentes momentos. Tanto a equipe quanto o facilitador têm um objetivo claro em mente; todos podem trabalhar juntos para alcançá-lo.

A etapa seguinte, adquirir informações, é o momento no qual a equipe compartilha seu ponto de vista sobre eventos e fatos. Embora determinados acontecimentos tenham afetado toda a equipe, é comum que cada indivíduo tenha sua própria percepção. Nesse momento o facilitador deve utilizar as ferramentas adequadas (como atividades e questionamentos) para que essas diferenças sejam expostas e os membros da equipe compreendam um ao outro. Apenas com dados concretos (seja sobre fatos ou até sentimentos), será possível gerar reflexão em seguida.

Há uma combinação de duas atividades eficazes para retrospectivas recorrentes. Inicialmente, é desenhado em um quadro um gráfico similar ao da imagem abaixo. Em um eixo, fica um símbolo indicando o nível de satisfação da equipe: satisfeita, indiferente ou insatisfeita. No outro estão determinados tópicos - nesse exemplo, tecnologia, processo e pessoas (isso é alterado conforme a necessidade de cada equipe). Cada participante é então convidado a marcar um traço em cada coluna, descrevendo seu sentimento com relação àquele tópico.

Na atividade seguinte, quadrantes são expostos em um quadro comum, representando as seguintes ações: largar, manter, adicionar, melhorar. Os participantes devem adicionar suas notas nesses quadrantes, levando em conta os tópicos utilizados na atividade anterior (recomenda-se usar um código de cores, associando cada tópico a uma cor de post-it). Nesse momento é importante que os participantes tenham tempo para refletir e escrever suas notas, sem interferência de outros participantes (a discussão em grupo virá depois).

Essa é uma atividade focada em ações: o que a equipe fez que causou descontentamento e gostaria que não se repetisse? O que foi feito, funcionou e deve ser mantido? Qual a prática que pode ser adicionada? Quais práticas podem ser melhoradas, e como?

A conexão entre as duas atividades acima é de grande auxílio para a terceira etapa da retrospectiva, em que o facilitador deve incentivar a equipe a refletir. O foco de discussão já foi restringido, com o contexto inicial e os tópicos escolhidos. Julgamentos sobre indivíduos não estão mais no centro das atenções - nesse momento, a equipe está em um ambiente colaborativo, em que o foco são as práticas e não os indivíduos.

Agora, é o momento de rever as notas que a equipe expôs e conversar sobre o que deve ser conversado. Há uma variedade de técnicas de facilitação para extrair informações dos participantes (veja por exemplo o livro de Patrick Kua: "The Retrospective Handbook: A Guide for Agile Teams"). Mas é importante que a conversa aconteça dentro da equipe. Qualquer ação ou possível solução discutida deve partir dos membros do time.

Muito da etapa de gerar reflexão se mistura com a etapa de decidir o que fazer. Embora a conversa que acontece durante as atividades seja fundamental, também é importante tomar nota de quais ações a equipe pode executar após a retrospectiva. Tais ações devem ser claras e específicas. Deve-se evitar ações do tipo "diminuir o tempo de build" - esse é um desejo (justo, diga-se de passagem), mas não é tangível. Como definir que essa ação está concluída? Como dizer que foi efetiva?

Uma maneira de lidar com ações de retrospectivas é tratá-las como parte do trabalho da equipe. O progresso das ações deve ser discutido em stand-ups (reuniões diárias), e sua execução deve ser discutida na próxima retrospectiva. Ao tratar ações como histórias de usuário, por exemplo, a equipe é direcionada ao trabalho que pode executar. Blockers ou dependências externas são discutidas, e um problema que antes apenas gerava reclamação pode se aproximar de sua solução.

Após a equipe decidir o que fazer, chega o momento de encerrar a retrospectiva. O facilitador deve agradecer a participação de todos e, é claro, pedir feedback para que a próxima retrospectiva seja ainda mais eficaz. As notas expostas durante a retrospectiva devem ser coletadas, seja de maneira digital (por exemplo, através de fotos), ou fisicamente (levando os post-its com ações para a área de trabalho da equipe, por exemplo).

O resultado final da retrospectiva vai além dos artefatos adquiridos. Toda a discussão gerada ficará na mente dos participantes pelas próximas horas, talvez pelos próximos dias. Nem todos estarão na zona de conforto; práticas que talvez parecessem perfeitas para alguns terão sido questionadas, e todos poderão trabalhar juntos para tornar o trabalho do dia-a-dia melhor.

Vimos no início que retrospectivas costumam ser mal entendidas. Reforço essa afirmação: de nada adianta seguir todas as dicas de um livro ou artigo, se a equipe não busca melhora contínua. Qualquer estrutura ou atividade é apenas uma orientação. No final das contas, como qualquer prática ágil, retrospectivas devem ser modeladas e executadas de acordo com a necessidade de uma dada equipe, em um determinado momento. É uma prática que deve partir do time.


Sobre o autor

TC Caetano é consultor de desenvolvimento na ThoughtWorks Brasil. Bacharel em Ciência da Computação, trabalha com desenvolvimento ágil de software em equipes distribuídas desde 2011. Tem apreço especial por melhora contínua, retrospectivas, facilitação e coaching. Atualmente está finalizando um capítulo para o livro Antologia ThoughtWorks, sobre Inceptions de uma semana e compilando um livro sobre atividades para retrospectivas ágeis com Paulo Caroli.

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