Quatro maneiras de assumir o controle do seu primeiro projeto ágil

Por anos o Ágil e o Scrum têm se mantido como as palavras do momento no mundo do desenvolvimento e gerenciamento de projetos. Essas abordagens provaram diversas vezes que são fator chave não apenas para a conclusão dos projetos, mas em como a equipe se torna mais inteligente e eficiente. A verdade é que muitas equipes implementam os frameworks Ágil e Scrum porque eles funcionam muito bem e podem ajudar as equipes a atingir suas metas de forma organizada.

Se você está lendo este post provavelmente conhece ou pelo meno tem uma ideia do que são os processos Ágil e o Scrum. Para relembrar, Ágil refere-se a um grupo de metodologias de desenvolvimento onde as entregas são resultados de colaboração entre equipes autogerenciáveis e multifuncionais. O Scrum é um dos processos que faz parte do "guarda-chuva" Ágil, um conjunto de práticas que deve ser seguida de forma particular com certos papéis de uma equipe específica. Existem três papéis chave em uma equipe Scrum:

1. Product Owner - O representante dos stakeholders que transmite a visão e os objetivos do produto. O Product Owner é o responsável por gerenciar o Backlog e aceitar os incrementos de trabalho completos.

2. O Scrum Master - Trabalha diretamente com o Product Owner mas não exerce hierarquia sobre o restante do time. O Scrum Master é responsável por garantir que os princípios do Scrum sejam aplicados e que o time trabalhe com alta eficiência.

3. O time de desenvolvimento - Um grupo auto gerenciável e multifuncional que produz as entregas. Esta equipe inclui qualquer um envolvido no processo de criação do produto. Não existem títulos na equipe de desenvolvimento.

A série de 5 eventos do Scrum são:

1. Planejamento da Sprint
2. Reunião Diária (Daily Scrum)
3. Revisão da Sprint
4. Retrospectiva da Sprint
5. A Sprint

De acordo com o questionário Pulse of Profession conduzido pelo PMI no último ano, aproximadamente 71% das empresas informaram que utilizam táticas ágeis em sua organização. Isso pode ser associado a noção de que metodologias ágeis geralmente produzem um processo disciplinado que prospera em profunda examinação, pensamento colaborativo e refinamento constante. Os conceitos do famoso Manifesto Ágil parecem relativamente simples, mas estar no controle e executar a filosofia de liderança indo do ponto A ao ponto Z não é uma tarefa fácil.

Não importa o que a equipe ágil pareça ou como planeja integrar estes princípios em sua estratégia, existe um fator que deve permanecer constante: Liderança forte, ter o domínio como líder Ágil ou Scrum é uma tarefa importante. Enquanto se prepara para assumir existem alguns princípios chave para ter em mente que irão ajudar a garantir que tudo saia como planejado.

1. Simplificar as reuniões

Quando implementamos a estratégia Scrum na equipe, um dos passos mais importantes é a prática do evento Daily Scrum (Reunião diária). De acordo com o relatório Estado do Ágil, 90% das equipes Scrum realizam esta reunião diariamente, fazendo dela a prática do framework Ágil mais implementada.

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Este tende a ser um evento rápido, a scrum.org recomenda um limite de 15 min., tipicamente realizado no primeiro horário da manhã com todo o time presente. Eles conversam sobre os objetivos do dia, quais serão os próximos passos ou qualquer outra questão que deve ser resolvida. Muitas equipes chamam de Daily Stand-up porque perceberam que equipes tem mais foco e se concentram mais quando estão de pé.

Esta reunião é um momento para sincronizar e desenhar um plano de trabalho para as próximas 24 horas. O time de desenvolvimento conduz e também ficam encarregados de atingir os objetivos do dia assumidos durante a reunião, além disso garantem que todos saibam seus papéis, tarefas e objetivos. Nesta etapa todos membros do time são encorajados a fazer perguntas para ter certeza de que todos estão no mesmo rumo.

Parece uma lista razoavelmente curta para se realizar. Contudo, estas reuniões correm o risco de se alongar mais que o necessário e a liderança que está conduzindo tem a missão de manter os participantes focados nas tarefas que têm nas mãos. Para isso, cada integrante precisa entender porque cada parte da reunião é importante.

Além das Daily Stand-ups, a equipe também realiza reuniões assim que as Sprints estão concluídas. As reuniões de Revisão da Sprint são importantes porque mantém a equipe no caminho certo e focada na visão de todo o projeto. Existem três partes importantes na reunião de Revisão da Sprint.

• Retrospectiva: Período em que as equipes devem refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou durante a última Sprint.
• Plano de ação: As equipes devem decidir o que será necessário acontecer durante a Sprint seguinte e delegar as tarefas apropriadamente.
• Etapa da solução: Este é o momento para as equipes compartilharem suas ideias para resolver problemas recorrentes que aconteceram durante a última Sprint. As equipes são encorajadas a conversar sobre qualquer problema que passaram e compartilhar ideias para a solução.

É muita coisa para realizar e por essa razão as reuniões de Revisão da Sprint podem tomar muito tempo se a liderança não manter a equipe sob controle e nas tarefas. Entendendo porque cada parte da reunião é realizada e quais são necessidades devem acontecer durante esse período pode ajudar.

Antes de tudo, o período de retrospectiva é essencial. Infelizmente muitas equipes pulam esta etapa ou gastam muito pouco tempo refletindo sobre a Sprint passada, o que enfraquece a influência que ela pode ter sobre o sucesso da equipe. Uma retrospectiva medíocre também pode ter efeitos contrários e facilmente gerar momentos de reclamações e desculpas por comportamentos preguiçosos. Ao invés disso, este período deveria ser aberto a conversas profissionais relacionadas a problemas e obstáculos. Este não é o momento para encontrar culpados, o objetivo deve ser encontrar a raiz do problema. Perguntar à equipe se houve algum problema de comunicação, falhas no entendimento ou mudanças inesperadas. Ao mudar as perspectivas e olhar para os problemas centrais os aspectos da retrospectivas podem ser fortalecidos e serem mais efetivos.

Segundo, o plano de trabalho deve ser direto ao ponto. Como regra geral, as equipes têm um quadro Scrum para organizar os projetos em pequenas etapas que precisam ser alcançadas em uma certa ordem. A equipe pode escolher entre o quadro físico ou online, contudo, algumas representações visuais são necessárias. Tenha certeza de que todos os membros estão olhando para o quadro quando as tarefas forem movidas para a próxima fase.

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Finalmente, tenha certeza que a etapa da solução está sendo focada mas não a estenda. Uma vez que já determinou o núcleo dos problemas durante a retrospectiva, as soluções possivelmente estarão claras e fáceis de serem encontradas. Além disso, deve haver maneiras viáveis de implementá-las. Ao invés de dizer "precisamos nos comunicar melhor", uma solução viável seria "reúna-se com o líder da equipe uma vez por dia para ter certeza de que está no caminho certo e que qualquer questão seja respondida".

Embora seja tentador fazer a reunião diária para conversar próximo ao bebedouro, é importante manter um plano e aproveitar ao máximo o tempo da equipe. Devemos tentar minimizar conversas curtas, cobrir estes três passos importantes e simplificar o processo ao máximo possível.

2. Se adiantar sobre as forças e fraquezas da equipe

Um dos princípios chave do framework ágil é trabalhar como uma equipe e encontrar sistemas que geram sucesso para cada envolvido. Existem possibilidades, uma equipe excelente não se junta por coincidência; as equipes são formadas por indivíduos que têm suas próprias forças, fraquezas e personalidade. A chave para criar uma equipe Scrum forte é ser honesto e entender sobre essas qualidades ao invés de contornar os problemas.

Criar um ambiente psicologicamente seguro é determinante para equipes de alta performance. A Google conduziu um estudo de dois anos sobre colaboração de equipes e percebeu que quando os indivíduos podem compartilhar sua opinião honesta e sem medo de serem taxados se saem melhor. Quando colaboradores sentem que sua opinião importa o nível de engajamento aumenta e de acordo com a pesquisa Gallup, a produtividade cresce em média 12%.

Infelizmente isso nem sempre acontece, especialmente quando as equipes estão iniciando com Ágil e Scrum. O relatório Ágil informou que um dos maiores desafios reportados na adoção da abordagem ágil foi seu alinhamento cultural filosófico, junto à falta de apoio da liderança e problemas com colaboração. Todas essas questões são relacionadas à personalidade das pessoas, incluindo seus pontos fortes e áreas de fraqueza. Se uma liderança forte é agregada e uma estratégia é desenhada para trabalhar com as especialidades de cada membro, muitos desses problemas podem desaparecer.

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Antes de tudo, a liderança deve ser escolhida sabiamente. Por exemplo, o Scrum Master normalmente é escolhido porque é a pessoa que entende os princípios do manifesto ágil, portanto estão capacitados a manter o time responsável. Devido a auto-organização e autogerenciamento os times Scrum podem indicar o Scrum Master em conjunto.

Essa pessoa deve ser um bom líder, mas também precisa conhecer o espaço do time. O Scrum Master não tem autoridade sobre o time e é normalmente referido como líder servidor que está lá para ajudar o restante da equipe. Portanto, a pessoa neste papel deve saber comunicar os princípios e manter ciência de todos sem ultrapassar seus limites. Também é interessante notar que o Scrum Master não é um papel concreto, é de uma pessoa que estiver melhor preparada para esse trabalhos durante um ponto específico no tempo. As coisas mudam e a melhor pessoa para este papel também pode mudar.

Quando essa liderança é apontada dentro da equipe, pensar como se fosse uma entrevista de trabalho pode ajudar. Verifique a performance anterior do candidato como um currículo, se os pontos fortes irão ajudar a equipe ou seus pontos fracos irão atrapalhar o caminho para o sucesso.

Segundo, facilitar conversas abertas com o time sobre essas áreas. Elogiar e comentar trabalhos bem feitos, ajudar a encontrar caminhos para melhorar e desenvolver suas habilidades ao invés de repreender as pessoas.

Não tem necessidade de manter os pontos fracos ou forte das pessoas em sigilo. Ser honesto e direto com elas facilita a identificação dos caminhos mais vantajosos que o time pode utilizar.

3. Impulsionar a quantidade de conhecimento compartilhado

O objetivo do Ágil é criar um ambiente onde a equipe possa trabalhar junta. Existem quatro valores centrais no Manifesto Ágil.

1. Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
2. Software em funcionamento mais que documentação abrangente
3. Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
4. Responder a mudanças mais que seguir um plano

Em outras palavras, uma equipe Ágil deve valorizar um ao outro e as interações com os stakeholders com base em cronogramas rigorosos e detalhes minuciosos que podem desviar a visão do cenário mais amplo.

Para manter esses valores e garantir que o trabalho esteja feito da forma correta e eficiente, devemos adotar sistemas para a criação de uma rede de informações compartilhadas. Para algumas equipes uma planilha do Excel pode ser suficiente, para outras, um quadro branco pode funcionar. Enquanto outras podem precisar de um dashboard virtual à sua organização.

Enquanto 71% das empresas utilizam abordagens Ágeis para equipes de projetos (pelo menos ocasionalmente), existem muitos recursos online disponíveis para ajudar as equipes a impulsionar seus nichos de conhecimento. Utilizar um sistema de gerenciamento de projetos desenhado especificamente para equipes Scrum pode ser útil para manter documentos e informações locais em um único programa para acesso fácil. Essas ferramentas normalmente incluem quadros virtuais Scrum para a atribuição de tarefas e ter a certeza de que todos os integrantes do time estão no caminho para concluir suas deadlines. De fato, este relatório mostra que os times que utilizam software de gerenciamento de projetos relataram melhorias na comunicação da equipe, assim como a qualidade média de seu produto final.

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Claro que nem todo esse conhecimento será virtual. Cada pessoa na equipe trás seu próprio conjunto de habilidades e experiências para a mesa, tenha certeza de que utiliza estes talentos durante as reuniões, ouvindo a opinião e insights deles. Sempre encoraja a comunicação, especialmente cara a cara (outro princípio ágil), para compartilhar o vasto recurso de conhecimento pessoal.

4. Adicionar uma zona de buffer (Evitar o microgerenciamento)

De acordo com o Manifesto Ágil existem diversos princípios chave que as equipes devem aplicar para atingir o sucesso. Por exemplo:

Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto. Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho.

Claramente, estes princípios não deixam espaço para microgerenciamento. O ponto chave aqui é que uma equipe Scrum é auto suficiente e autogerenciável. Enquanto a liderança da equipe é indicada para garantir que as deadlines sejam cumpridas, o Scrum Master é escolhido para ter certeza de que os princípios ágeis sejam seguidos, as equipes devem ser totalmente independente. Claro, essa premissa pode não ser facilmente aceita pela liderança, especialmente se houver pouca confiança entre os membros da equipe.

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Claro que nem todo esse conhecimento será virtual. Cada pessoa na equipe trás seu próprio conjunto de habilidades e experiências para a mesa, tenha certeza de que utiliza estes talentos durante as reuniões, ouvindo a opinião e insights deles. Sempre encoraja a comunicação, especialmente cara a cara (outro princípio ágil), para compartilhar o vasto recurso de conhecimento pessoal.

4. Adicionar uma zona de buffer (Evitar o microgerenciamento)

De acordo com o Manifesto Ágil existem diversos princípios chave que as equipes devem aplicar para atingir o sucesso. Por exemplo:

Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto.

Construa projetos em torno de indivíduos motivados.

Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho.

Claramente, estes princípios não deixam espaço para microgerenciamento. O ponto chave aqui é que uma equipe Scrum é auto suficiente e autogerenciável. Enquanto a liderança da equipe é indicada para garantir que as deadlines sejam cumpridas, o Scrum Master é escolhido para ter certeza de que os princípios ágeis sejam seguidos, as equipes devem ser totalmente independente.

Claro, essa premissa pode não ser facilmente aceita pela liderança, especialmente se houver pouca confiança entre os membros da equipe.

A abordagem Ágil oferece um equilíbrio seguro entre microgerenciamento e auto suficiência. A abordagem Ágil tem influência de microgerenciamento em pontos específicos. Por exemplo, realizar reuniões diárias para entender o que cada um fez e qual a próxima tarefa da lista pode parecer muito exagero para uma equipe comum de projetos, porém é uma prática altamente encorajada em equipes Scrum. Entretanto, o volume do que define ágil gira em torno da autogovernança e em manter os membros das equipes responsáveis pelo que estão realizando ao longo do projeto.

O objetivo do Ágil é criar equipes auto-organizadas e capazes de se autogerenciar. Portanto, a gerência deve ter mais foco em liderar e guiar, do que dizer o que a equipe deve fazer.

Se você, como líder, achar difícil encontrar esse equilíbrio, talvez seja mais útil buscar a certificação Scrum. Existem muitas certificações disponíveis online, elas irão ajudá-lo a entender a aplicação prática dos princípios Ágeis e do Scrum - assim você será capaz de integrar as equipes de forma mais efetiva. Abaixo temos a informação de que 81% das pessoas que receberam a certificação Scrum reportaram um aumento significante em suas práticas.

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Equipes Scrum devem ser construídas com base na confiança e no entendimento. Um microgerente normalmente não é capaz de confiar nos membros de sua equipe, mas um líder precisa ser capaz de fazê-lo. Essa confiança talvez precise de um longo tempo para ser construída, entretanto, ela aumenta seu conhecimento e experiência com Scrum e Ágil podendo ajudá-lo a ganhar mais confiança para guiar melhor sua equipe.

Conclusão

Trabalhar como líder em projetos ágeis e equipes Scrum é um empreendimento importante. Por mais que o objetivo seja estabelecer o autogerenciamento, um time Scrum independente, a liderança ainda é necessária (especialmente no início) para garantir que a equipe é capaz de praticar os princípios Ágeis e ter o projeto concluído. Preparando estes objetivos e seguindo essas premissas, você garante que seu time de desenvolvimento será capaz de atingir seu potencial máximo.

Sobre o Autor

Manish Dudharejia é presidente e fundador da E2M Solutions Inc, baseada em San Diego é uma agência digital especializada em Design & Desenvolvimento de websites e SEO (Search Engine Optimization) para eCommerce. Com 10 anos de experiência na indústria de tecnologia e marketing digital, Manish é apaixonado em auxiliar negócios online a levar suas marcas ao próximo nível.