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生産性のためのコラボレーティブなスペースを設計する

| 作者 Deborah Hartmann Preuss フォローする 0 人のフォロワー , 翻訳者 渡嘉敷 満理子 フォローする 0 人のフォロワー 投稿日 2009年4月2日. 推定読書時間: 20 分 |

多くの人は、アジャイル・チームは全員「共同の部屋」で作業をすると考えますが、実際はそれほど簡単には行きません。典型的なXPチームの部屋のレイアウトは「洞穴と共通の部屋」と呼ばれていたことをお忘れでしょうか。そこでは人々が何らかの個人的なスペースに自由に出入りできることも明確に推奨されていました。チームは以前の慣習的な空間に置かれていた一部の設備や快適さに必要ものには正当な理由があったということにすぐに気付きます。アジャイルを用いて作業をする場合、つまり、互いに接近して遮るものもなく作業を行う場合、人として健全で効率的な作業スペースを求め、それを主張することはこれまでよりいっそう重要なことになります。そこで、本稿ではチームに関して数多く集められた見識を共有します。これは何人かの経験豊富なアジャイル・コーチたちによって集められたものです。

ミーティングの問題

時間が経つと、従来のソフトウェア・チームは、ミーティングの召集、メールの確認、ミーティングルームの確保、また、ばらばらと到着する遅刻者を最後の一人まで待つなどの行為に捧げた時間のことを忘れがちになるものです。大規模組織のチームワークに必要悪があります。しかし、チームが完全なアジャイル手法へ移行するとき、これらの不都合な点は重大な障害レベルにまで引き上げられます。

ちょっとしたモデリングを行うのに使用するミーティングルームを見つけるまで待たなければならないなどと考えたくないでしょう。誰かにホワイトボードを消されたり、インデックス・カードをごみ箱に捨てられたりするのではないかと不安に思ったりしたくはないでしょう。これまで、いくつかの企業で仕事をしてきましたが、そこではスペースが極端に不足していることや、ミーティングルームを見つけるのに何日も待たなければならないこともあり、進捗は滞りました。
-- Scott Ambler氏 [1]
 

戦いの部屋、チームの部屋、ブルペン

典型的な解決策、また、アジリティのサポートや促進のための重要な戦略は、コロケーション(共同の場所)です。「浸透性のコミュニケーション」はアジャイル・チームにチーム内の素早いフィードバックを与えますが、これは視覚的にも聴覚的にも同じスペース内で作業しているチームメンバに依存します。

完全に新しいタイプのスペースで作業をするという考えは多くの場合、組織にとって打撃となります。しかし、中には作業部屋をテーブルやホワイトボードと取り替えるための管理にトラブルを抱えるチームもあります。一方では、熱心な(あるいは計画的な)管理者が作業部屋の壁だけでなく、これまでチームの士気や働きに重要と考えられてきたような他の設備も取り除こうとして、同様に被害を被るチームもあります。これは故意ではなく、失うものに気付かずに行われる場合や、あるいは密集した建物内にスペースを取り戻すためである場合、彼らが必要とする開放的なスペースの要求と引き換えに犠牲になる場合もあります。
 

転ばぬ先の杖

既存のスペースはよく調べてから取り除くことが大切です。われわれは周囲の環境に慣れ過ぎてしまい、もはや実際に何が行われているのか注意を払わなくなるものです。物事がどのように作用しているのか時間を取って注意深く見てみましょう。人は自分の席にいないとき、どこへ行っているのでしょう?すべての人がミーティングで席を外しているわけではありません。使いに行っている人、散歩に出かけている人、他の部署と話をしている人などがいることでしょう。そして、彼らは飲み物やマーカーペン、印刷物、新たな事実を手に再び現れるのです。一年を通して考えてみましょう。天候の変化があるような場所であれば、チームメンバは上着、ジム用のかばん、傘、オートバイのヘルメットなどを持ってくることでしょう。

実際にどのぐらいのスペースが各個人に必要か確認します。これは、個人の作業スペースとチームのスペースと両方で行います。たとえば、1人分の作業スペースは、おそらく25平方フィート(約2.3平方メートル)未満であってはならないでしょう。2人1組で1つの作業スペースを使用する場合、この計算は特に重要です。それが「スペースの節約」のためであったとしても、やはり各個人には自分専用のスペースが必要であり、それが得られない場合、必然的に互いに神経質になりチームワークに支障を来たすことでしょう。一般に、コラボレーティブなチームのスペースというものは、会議室として配置されたとしても人数の半分程度しか収容できません。

チームがコラボレーティブなスタイルに移行するとき、チームのスペースで行う必要のある作業について検討します。扱いに配慮を要する、あるいは個人的な電話やメールへの対応がいっそう必要となるでしょう。フリップチャートやホワイトボード、掲示板、プロジェクタ・スクリーンといった新たな共有ツールには、遮るものがなく常に使用可能な状態にしておけるように特別な設計が必要です。また、1つのスペースを多くの人やマシンで共有する場合、換気はこれまで以上に重要となります。
 

アジャイル・チームの管理と育成

初めのうちは、インフラ問題に注意し追跡調査を請け負う人が大切です。これは簡単なことに思えますが、時にチームは新しいプラクティスを習得することや不慣れな手法に取り組むことに没頭するあまり、極めて些細な点を軽視することがあります。そして、それらが実際、障害の一因となっていることに気付かないのです。

不適切な高さでキーボードを使用しプログラマを背中の痛みや腱炎の危険にさらしておきながら、テーブルの下にキーボード・トレイを置くことで安易に解決を図ろうとすることがありますが、共通の問題はこれと同様に単純なものです。チームのメンバには、モニタに窓の光が映り目を悪くする者もいます。そしてここでもまた、作業場所を移動したり、窓や画面に貼るフィルタを配ったりすることで安易に片付けられるのです。はじめのうち、人は私用の大事な電話を掛けるために昼食の時間を犠牲にします。チームの進捗が進み作業が正常なリズムを刻むにしたがい、これらの適応は不適切で神経に障るものとなります。

チームの自己組織化は、食べ物や飲み物が(祝賀や大事な時に協力を促す手段として)作業スペースによく登場することも意味します。やがて、キャンディーは果物や他の健康的なお菓子といった場所を取るものに置き替えられる傾向にあります。窮屈な作業スペースはこの厄介な障害物をチームワークやチーム確立の流れにします。少しばかり余分なテーブルのスペースはチームの創造性を育成する簡易な道具です。

障害の除去は、チームのコーチ、スクラムマスタあるいはプロジェクト・マネージャにおける重要な役割です。チームのスペースに関連する障害は、チームの障害リストの上位付近に優先して置かれるべきであり、早期に解決される必要があります。不適切な作業条件の影響を定量化することは困難な場合もありますが、いったんそれらの障害が除去されれば、それはチームワークにとって重大な利益であり、ゆえに有効性があるということをこれまで何度となく目にしてきました。
 

人間味のある作業スペースの要素

長年、本格的に設計された作業スペースを使用していると、チームは時に、独自の設計を最初からやり直す場合、「大事なものまで無用なものと一緒に捨ててしまう」ことがあります。光、空気、交通量、騒音、休養や快適さなどの自然条件は無視できるものではありません。生産性の高いチームと言えども人で成り立っています。ロボットではありません。また、これらの勤勉な作業者は作業スペースによって力を発揮したり、やる気を阻害されたりすることがあります。やる気のあるチームは最も風変わりで、また最も不便な場所で作業に取り組むとして知られてきたのは事実です。しかし、アジャイルの手法を使用してビジネスの価値の伝達を拡大しようとチームが取り組むとき、コラボレーティブな新しいワークスタイルのニーズを適切にサポートするよう管理者に依頼するのは妥当なことです。

数多くの様々なチームのスペースを目にしてきたコーチから、効果的なスペースを作る上でのアドバイスを成功および失敗の両ケースで以下に示します。

Mishkin Bertieg氏は、健全で効果的な作業空間を作る上で考慮すべき8つの重要な問題について、次のようにブログに書いています。この中には言わずと知れたこともあるかも知れませんが、それはこれまで何度となく妥協で解決されてきたことです。

光、空気、自然:適切な量の自然光、空気循環、および生きた植物は、人間の仕事に適した空間を作る上で優れた手段です。

レイアウト:メンバは互いに向かい合ったり、並んで作業をしたりできる必要があります。また、話し合いや電話のための半プライベートなスペースも必要です。作業スペースの壁にはホワイトボードに使用できるような広い場所も必要です。

人間工学:適切な高さで申し分のない椅子、テーブル、および個々の人間工学的要求を吸収できるような柔軟性。

プライバシー:誰でも皆、少しの間気晴らしできることも必要です。単独の小さな会議室や「ホテリング」スペースを設けている組織もあれば、チームの部屋とは別にメンバが個人用の作業スペースを持つことを許可している組織もあります。

個人化:個人が占有するスペースは柔軟性があり個人専用である必要があります。写真、娯楽物、植物、およびその他独自の空間を作りやすくするような付随的なもののためのスペースが必要です。

第三者への可視性:組織の他の人間は、アジャイル・ワーク・チームで何が行われているのか立ち寄って見聞きできなければなりません。これは開放的なドア、窓あるいは作業部屋を「ブルペン」の配置にすることで完全に実現可能です。

利便性:洗面所、コーヒー、プリンタおよびその他共益設備は気軽に利用できなければなりません。チームはその他のあらゆるものから遠く離れ隔離された位置に配置されるべきではありません。

騒音:チームというものは騒々しくなるものです。チームの部屋の外にいる第三者が、何らかの方法で確実に騒音から遠ざかるか、隔離されるようにします。これは利便性や可視性とのバランスが困難な場合があります。

-- Mishkin Berteig [2]AgileAdvice.comより
 

アジャイル・モデリングのサポート

アジャイル・チームは、協力を促すために様々な手法を使用します。一般的なものの一つに、正式な中間ドキュメントからの脱却があります。この手法は計画するだけの価値が明確にあります。重いドキュメントをホワイトボードのモデルや他の情報発信器と置き換えると、チームは、たとえば、壁に多くのスペースやあるいは別の電子機器の補助が必要であることに突然気付きます。

Scott Ambler氏は、チームがアジャイル・モデリングに移行する際に、考慮すべき特定の要因について詳細に記述しています。氏の詳細な記事から要点をいくつか紹介します。

重要なホワイトボードのスペース:床から天井まで、空いている壁があればどこでもホワイトボードになります。また、足のサイズより大きい(30 cm)あるいはその程度の幅があれば柱の上でさえも可能です。開発者は自身のホワイトボードのスペースを持つべきです。

デジタル・カメラ:モデリングの成果物をスナップ写真に撮ります。一般的な用途: プロジェクトを説明する内部のWebページに写真を掲載するため。紙ベースのモデルの画像をとるため。または、単にダイアグラムの恒久的なコピーをとるため。これはバーション管理されることになります。

モデリング用品:「最もシンプルなツールを使用する」というプラクティスは、仕事をやり遂げてくれるような最もシンプルなツールで作業することを提案しています。したがって、次のものを利用できるようにしておきます。ホワイトボード用のマーカーペン、ポストイット・メモ(異なるサイズと色の)、インデックス・カード(これもまた異なるサイズと色が必要になるかもしれません)、筆記用紙、フリップチャート、テープ、ピン、ひも、その他チームが必要とするモデリング用品はすべて。

本棚や収納キャビネット:モデリング用品や参考文献を保管します。

大きなテーブル:Class Responsibility Collaborator(CRC)モデリングなど、取り組むには大きなテーブルが必要となる手法もあります。

マシン:モデリング・エリアにマシンを置くことは、多くの場合、都合が良いです。特に、バージョン管理が行われてきた以前のモデルにアクセスするためには。優れたマシンを確実に手に入れることです。マシンの順番を待っている人のグループなど不要であるため。

紙を貼るための壁のスペース: ... 紙の成果物を貼れるような場所。

プロジェクタ:作業スペースにマシンを持ち込むつもりであれば、プロジェクタの使用も検討すべきです。そうすることで、壁に映像を映すことができます。これにより全員で情報を見ることができるため、コミュニケーションが促進されます。

玩具:何か手で遊ぶようなものは、作業中の「行き詰まり解消」に役立ちます。

-- Scott Ambler氏のアジャイル・モデリング・ルームを構成する(Organizing an Agile Modeling Room)より引用 [1].
 

 

実例:
アジャイル・チーム・ルームのウィッシュリスト

やがて、多くのチームを抱えた組織は「理想的な」チームの部屋のリストを策定し、設備担当者がチームのスペースをより多く作れるようにする必要があると思うかもしれません。しかし、これを厳密に定義しようとする誘惑と戦います。制約事項とチームのニーズはその時々により異なるからです。生産性のための空間を残さなければなりません。作成するいかなる策定も手段ではなく、目標や満たされるべき要求に焦点を当てなければなりません。

ここに、ある組織のチーム・コーチであるJoseph Little氏により編集されたリストがあります。リストは、適切なスペース作りのために奮闘してきた数多くのチームから様々な成功度で学んだ教訓に基づいています。これは与えられた状況(固有のハードウェア、在宅勤務、スペース上の制約事項)のニーズに特化しています。このリストを読む上で本当に重要なことは、人道的な配慮です。個別の詳細事項ではありません。

表現上の注意: これは議論の土台とすることを目的としており、身代金を要求する手紙ではありません。また、チームが自身のスペースの考案に参加できることは決定的に重要です。そうすることで、必然的に新たなアイデアや独自にカスタマイズされたスペースが導き出されるでしょう。この最後のアドバイスは、「効率」という名の下に省略されることが非常に多いため、再び述べる価値があります。チーム独自のスペースの設計にチームのメンバを参加させましょう。これは、早期のイテレーションで作業の妨げになる明白で大きな障害を取り除くことを目的としています。士気と生産性から得られるものは、彼らが参加することのコストより価値があるのです。

氏のリストは以下のとおりです。

アジャイル・チーム・ルームに関するウィッシュリスト
根底にある目標を達成するには別の方法もあることに留意してください。つまり、これらの理想的な条件がかなえられない場合は、他の選択肢を追求してもよいのです。
  1. 部屋のサイズ: ある成功例では、室内に9台のモニタとドッキング・ステーション(デスクトップPC用)をセットアップし、20名で「最大限の状態」でした。部屋は多少広めにし、人が長期間ともに「生活する」ためのスペースを与えます。これは、ほぼ100%専用するチームにとって適切かつ快適なように思われます(すなわち、一日の大半はその部屋にいるということです)。
     
  2. チームのプライバシー: 廊下の往来からのプライバシー。定常的な外部の騒音により、チームは集中を欠きストレスを感じます。これはチームの会話がチームの部屋の外で行われていることも意味しており、適切なアイデアとは言えません。
     
  3. 個人のプライバシー: 個人的な通話や慎重な扱いを要するような作業を行うための場所(例: ヘルス・クレームの提出や人事考課の記入)を確保します。
     
  4. 光、換気: これらの必要性はチームが部屋にいる時は常にさらに大きくなります。 
    • 扇風機: 空調が停止している時(これは最近また起こったことですが)、チームに必要となります。
       
  5. クリエーティブなスペース: これは説明するのが難しいのですが重要なことです。最低でもそのスペースは暗く気が滅入るようであってはなりません。理想を言えば、色調やその他の面で創造性を助長するようなものが必要です。
     
  6. ドッキング・ステーション: ドッキング・ステーションは価値を高めますが、場所も取ります。ドッキング・ステーションは何台かではなく、チームのすべてのノートPCで機能させる必要があります。また、ネットワークへの接続も必要です。新しいチームで必要となるものは、あらかじめ厳密に考えておきます。
     
  7. チームにペア・プログラミングの使用を: 大型(23 インチ)フラットスクリーン・モニタをドッキング・ステーションに接続することをお奨めします。
     
  8. ホワイトボード: 部屋はホワイトボードで囲まれるべきです。磁気性のホワイトボードは高価ですが、非常に重要です。当然ながら、ホワイトボードには、マーカーペンとクリーナが必要となります。 
    • 様々な色の小さな磁石が少なくとも300個は必要です。
       
  9. フリップチャートとスタンド: できれば大型の「ポストイット・メモ」用の紙と、室内にそれを貼るためのスペース。
     
  10. ポリコム・スピーカーフォン: だいたい2個程度(広い部屋の場合)。
     
  11. 固定電話: スピーカーフォンの機能を使用して、電話の掛け受けができるよう複数の電話。
    • 電話の配置はバランスが大事です。中心となるテーブルには少なくとも2台の電話が必要で、その他はスペースの「端」に置きます。
       
  12. カード: 多色式のカードをまずは400枚(25%は4x6インチ、残りは3x5インチ)。
     
  13. コンセント: ネットワークへのアクセス(ドッキング・ステーション経由で)が必要となるため、固定電話用の差込口と電気用コンセント。
    • 人は動き回るということを忘れないでください。コンセントは人数より多く必要です。
    • チームが中心のテーブルに集まる際にコードにつまずくのを避けるための安価な方法はいくつかあります。
       
  14. テーブル: 大小混合のテーブル(あるいは容易に集められる小さなテーブル)。通常、中心に1つの大きなテーブル(6~8人用)とその周りに小さなテーブルを複数配置します。その場限りのミーティングのために2~3人用の小さな丸テーブルを1つ。
     
  15. 大きな壁掛け時計: いつスタンドアップ・ミーティングが開始されるか、あるいはいつミーティングが再び召集されるか、これで全員が把握できます。
     
  16. 無線インターネット: 他部署からの訪問者が接続します。
     
  17. プリンタ: サイズが11x17インチ以下の用紙も含めて、室内またはすぐ近くに優れたレーザー・プリンタが必要です。
     
  18. 小会議室: 次のいずれか: (a) チームの室内に会議用の静かなスペースを1つ(たとえば、追加のスペースまたは低い壁を隔てた隣接するスペースを設けます)これはチームの大きさに比べて部屋が非常に大きい場合に効果があります。または、(b)すぐ近くにチーム専用の小会議室を2つ。
     
  19. 上着を掛ける場所や室外用の靴を置く場所(冬期)。
     
  20. 個人の物を保管するスペース: 机の下のファイル・キャビネットまたは大型の水平型ファイル・キャビネットが考えられます。
    • 契約業者または他に物を置く場所がない他の「流動的な」チームメンバには、これ以上の必要性があります。
       
  21. デスクトップPC: 様々な目的(開発者のテスト、コードの統合など)で使用される可能性があります。
     
  22. カレンダー: 書き込み可能なカレンダー(月表示)をいくつか。
     
  23. デジタル・カメラ: ドキュメント作成の時間を大いに節約できます。近くの別チームと共有できるようにします。ノートパソコンから写真を容易にダウンロードできることも必要です。
     
  24. 小型の冷蔵庫: 室内(または近くに)に小型の冷蔵庫を置き、冷たい水と炭酸飲料を備えておきます。
Kittyhawk Consulting [3]のJoe Little氏により、多くの人(あなたのことです)から寄せられた意見とともに作成されました。

学習の計画

できることなら、管理者、チームのメンバおよび他のリーダには最適なチーム空間、任意のリソースおよび認識済みの制約条件の作成に協力してもらいたいものです。もちろん、新しいスペースでの1ヶ月はきっと驚きと誤った判断が明らかになることでしょう。作り上げてきたものを振り返るとき、忘れず「ふりかえり最優先条項」を適用してください。つまり、誰もがその時点で可能な限りのベストを尽くしました。作業スペースについて検討し続けます。各ふりかえりで「何を変えるべきか」問いかけてください。改善策を見つけたなら、すばやくそれに取り掛かり、「何が功を奏したのか」をふりかえるとき、上手くいった変更を必ず讃えます。

最初にすべてを想定する必要はありません。各イテレーションでの微調整が可能です。しかし、But big, immovable and expensive項目は、リード・タイムを可能にするには最初に検討する価値は必ずあります。現状の作業スペースを手に入れるまで時間が長くかかるチームも非常に多く見受けられます。

習得することには「ここではできない」が含まれることもあることを認識します。現実的になり、チームが実際高い生産性を得るのに必要となるものを防御する心構えをします。それができないようであれば、ハイブリッドな、つまり半アジャイルなプロセスの計画が必要になるかもしれません。とはいえ、おそらくアジリティの効果を完全には得られないことも理解します。

パフォーマンスの高いけれど不十分な作業環境に阻害されるようなチームをもつ価値はありません。
-- Mishkin Berteig氏 [2]

適正な椅子、テーブル、飲食物など、基本的なリソースが不足しているのを見てきました。また、一流の作業スペースによりソフトウェア開発の努力は著しく阻害されます。プロジェクト・チームがささいなことに悩み末期状態であるなら、そのプロジェクトは組織にとって重要か問わねばなりません。もし重要でないのなら、すぐにプロジェクトを中止し何かもっと生産的なことに力を注ぎましょう。
-- Scott Ambler氏 [4]
 
 

出典

[1] Scott Ambler氏 アジャイル・モデリング・ルームを構成する(Organizing an Agile Modeling Room), www.agilemodeling.com/essays/agileModelingRoom.htm
[2] Mishkin Berteig氏 チーム・ルームのための8つの助言(8 Team Room Tips), www.agileadvice.com/archives/2006/12/8_team_room_tip.html
[3] Joe Little氏はフリーランスのプロジェクト管理コンサルタントです。 www.kittyhawkconsulting.com
[4] Scott Ambler氏 アジャイル・モデリングはいつ機能するのか?(When Does Agile Modeling Work?), www.agilemodeling.com/essays/whenDoesAMWork.htm
 

著者について

Deborah Hartmann氏は、トロントに拠点を置くアジャイルの実践者およびトレーナ、コーチでもあり国際的に活躍しています。Deborah氏は仕事を企業にとって有益なもの、チームにとっては楽しめるものとすることに情熱を注いでいます。氏は大小企業においてアジャイルの採用を指導してきており、2006年4月からは、InfoQのアジャイル・コミュニティにて編集者のリーダを務めています。また、カナダや米国にてXPやBarCampコミュニティのOpenSpaceカンファレンスの推進にも取り組んでいます。

画像著作権: 画像「Pair-on Chair」はCenqua Pty Ltdより許可を得て使用しています。

 

原文はこちらです:http://www.infoq.com/articles/agile-team-room-wishlist

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