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QCon Plus: リモートワーキングトラックのまとめ

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原文(投稿日:2021/01/06)へのリンク

QCon Plusカンファレンスは2020年11月に3週間にわたって開催された。11月17日火曜日、Travis McPeak氏は、従業員、顧客および組織全体の利益のためにリモートワークを活用する方法について世界クラスのリモート企業から学んだことを共有することを目的とした Best Practices for Remote Work トラックを主催した。

最初の講演は、Lighthouse Communications & Communication Coachの創設者であるAnne Ricketts氏による Mastering Virtual Communication というタイトルだった。彼女は、ほとんどの対話に仮想コミュニケーションを使用しなければならないことに陥ったことから学んだ教訓を振り返ることから始めた:

  1. 比較をやめる - 異なるメディアには異なるテクニックが必要であることを受け入れる
  2. 仮想コミュニケーションには、より多くの意思と計画が必要だ
  3. 仮想コミュニケーションをより生産的で魅力的で楽しいものにすることができるテクニックがある

その後、彼女はこれらのテクニックのいくつかを説明することに焦点を合わせた。

彼女が最初に取り組んだ分野はつながりだった。彼女は言う:

つながりはコミュニケーションの基盤です。

仮想空間には、大小を問わず、仮想イベントでつながりを作成するためのいくつかの鍵がある。小グループの場合、彼女は次のことを勧めた:

  • ミュートを解除するように人々を励ます - 誰もが自由に話すことができると感じさせる
  • 週の幸せ/くだらない部分を共有したり、グループが最後に一緒になってから起こった恥ずかしい/重要な瞬間を共有したりするなどのトピックで5〜10分のディープチェックインを行う。ファシリテーターが最初に進んで彼らの本当の気持ちについてオープンにすることによって傷つきやすさのモデルとなるとき、それは他の人にそうするように促す

大規模なグループの場合、彼女は次のことを勧めた:

  • 音楽をかける
  • チャットプロンプトで人々を励ます - たとえば、チャットウィンドウで素晴らしい仮想ミーティングにするもので応答するように人々に求めるサインをあげるのはどうでしょうか?

次に、彼女はオンラインプレゼンスを意識的に確立するアイデアを模索した。彼女は、ビデオをオンにする、バーチャル背景に注意する、照明の影響、カメラアングルを認識し、画像をフレーミングし、カメラを視線を向けるなどの要素を認めた。

Virtual meeting presence

次に、オンラインミーティングでの簡潔さの重要性について説明した。他の人のための空間を作り、要点をつかむことに焦点を合わせる。会議に明確な目標を設定し、何がカバーされるかについて明示して (理想的には解決すべき質問のリストとして表現して) 議題を明確にし、出席する理由のある人だけの出席者に留め、ミーティングを短時間にする。

彼女は、内容を簡潔に保つのに役立つ話し方の構造 (PREP) を提案した:

  • Point - ポイントを最初に
  • Reason - 考えをすばやく説明する
  • Example - 主張を補強する例を提供する
  • Point の要約 - ポイントを簡潔に要約する

次に、仮想ミーティングに人々を参加させるという課題について話し合った。彼女は、上位3つの参加の困難さを次のように認めた:

  1. 参加者は離れされているように見える
  2. 同じ人がいつも話す
  3. ぎこちない沈黙がある

これらを克服するために、彼女は次のアイデアを提案した:

  • 少なくとも5分ごとに参加者を引き付ける - 質問や声明に応じて明確な物理的な反応を求める
  • 人々をペアまたは小グループの小会議室に入れてアイデアを共有し、要約してより大きなグループに戻す
  • 沈黙をプレッシャーとして感じるのではなく、人々が熟考するのに必要な時間を与えるための生産的な停止時間として、沈黙についての考えを再構成する

 

2番目の講演は、Work Together Anywhere の著者であるLisette Sutherland氏によるものだった。彼女は、新しいリモートノーマルのナビゲートについて話し、ハイブリッドチームとして成功する方法と、今日の職場に真に存在することの意味を探った。

彼女は、COVID-19のパンデミックにより、企業がリモートワークを余儀なくされたときに経験したでこぼこの乗り心地を認めた。これは、それ以前のトレンドであったリモートワークのタイプではなかった。パンデミック状態でのリモートワークは、通常のリモートワークと同じではない。彼女は言った:

熟練したリモートワーカでさえ、日々ストレスと混乱を経験していました。

それにもかかわらず、彼女は、リモートワークが可能であるだけではなく一部の人々にとって、場合によってはそれが好ましいことを私たちは理解したと言う。

過去数か月にわたる彼女のスピーチエンゲージメントでは、彼女はオフィスでの作業に戻りたいという彼らの願望について3つの選択肢 (すべて対面での作業、すべてリモートワーク、対面とリモートのハイブリッド) で参加者を調査してきた。圧倒的な反応は、人々がオフィスで数日を過ごしたり、リモートで作業したりできるハイブリッドな作業環境への要望だった。

誰もが最も生産性の高い時期と場所を自由に選択できることを望んでいます。仕事の未来は選択です。

彼女は、リモートワーキングの規模と、企業が完全に対面することから、ノマドと完全に分散することまで、どのように及ぶかについて話した。彼女は、規模に関係なく、必要に応じてすべての組織がリモートファーストになる準備をする必要があると指摘した。彼女は、正しい方法は1つではないことを強調した。すべての組織、チーム、個人は固有のものであり、アプローチは組織内の人々と同じように固有のものでなければない。

彼女は、チームが新しい働き方に適応するために取らなければならない3つのステップを認識した:

  1. 正常で期待されるものを定義する
  2. コミュニケーション方法を変更する
  3. 存在する新しい方法を探る

チームが通常のことを定義するための最も重要なステップの1つは、お互いの期待、連携の方法、使用するツール、それらのツールを使用するためのプロトコル、およびその他の責任の保持方法に関するガイドラインを提供するチーム同意書を作成することだ。彼女は、リモートワークへの移行には本質的に時間/アクティビティベースの作業から成果ベースの作業への移行が必要であると指摘した。

彼女は、パンデミックによるロックダウンの開始時に、多くの企業が対面環境をリモートで複製しようとした結果、持続不可能なレベルのオンラインミーティング、Zoom疲れ、および離脱が発生した状況について話した。彼女は、リモートワークは実際の作業メディアとはまったく異なるタイプの作業メディアであるため、新しいメディアに対応するためのコミュニケーション方法を設計する必要があると指摘した。

1つのヒントは、オンラインミーティングを単純に短くすることだ。標準のミーティング時間の60分を40〜45分に短縮する。また、ミーティングの必要性に異議を唱える準備をしてください。たとえば、ステータスミーティングの代わりに、コラボレーションツールでステータス情報を非同期で共有する。非同期のコミュニケーションに置き換えることができるミーティングの数はいくつあるでしょうか?

彼女は言う:

非同期のコミュニケーションが上手になるということは、作業の中断や調整が減り、全体的なミーティングが減ることを意味します。

目標は、必要な同期ミーティングの数を減らし、現在のミーティングを改善することだ。

彼女は、リモートワークを成功させるためには、高帯域幅の優れたインターネット接続の重要性を強調した。ハイブリッド作業環境では、リモート参加者が平等に参加できるように、オフィステクノロジーインフラストラクチャをアップグレードすることが重要になる。ハイブリッド作業は最も難しい作業方法であり、効果的なハイブリッド作業には優れたテクノロジーインフラストラクチャが不可欠である。

現代の職場での存在感に関して、彼女は、人々がカメラをオンにすることが最低限の要件であると指摘した。ビデオ対話がなければ、人々が効果的に関与することは本当に困難だ。

彼女は、非同期対話のためのグループチャットツールの価値と、グループチャットの使用に関して優れたエチケットを持つことの重要性を指摘した。

次に、組織やチームが仮想コワーキングを使用して、離れている人々を近づけるために使用しているさまざまなアプローチについて説明した。これらは、ビデオコールを開いて作業する単純なペアから、オフィスにカメラと大型モニターを設置すること、Sococoなどの仮想オフィスツール、テレプレゼンスと仮想現実にまで及ぶ。彼女は、ホログラム技術が、リモートプレゼンスのゲームチェンジャになる可能性があるものとして指摘した。

彼女は次のような主張を強化することで結論を下した:

仕事の未来は選択です - 企業がどれだけリモートにできるかを選択する能力と、個人がいつどこで働きたいかを選択する能力。

彼女は、在宅勤務が素晴らしくて恐ろしい理由について、Oatmealの漫画を指摘した。

 

トラックでの3番目の講演は、Intercom Londonのエンジニアリングおよび共同サイトリーダーのシニアディレクターであるMaria Gutierrez氏と、RE / MAXのエグゼクティブディレクターであるGlenn Vanderburg氏によるものだった。「意図的な分散型チーム (Intentional Distributed Teams)」と題されたこの講演では、COVID-19のパンデミックの結果である反応的なアプローチではなく、分散型チームの形成と育成に意図的なアプローチをとることの意味を探った。

彼らは、2019年末の状況を思い起こすことから始めた。多くの企業がリモートワークを実験しているが、一般的に大規模ではない。その後、2020年の初めに、COVID-19により、企業はすぐに完全に分散されたリモート作業モードに移行し、一般的な予想よりもうまく対処した。彼らは、この状況は普通ではなく、パンデミックが後退するにつれて、ニューノーマルはパンデミック前のアプローチの要素を組み合わせ、2020年の破壊的な変化から学んだことを活用することを強調した。

従業員と雇用主は、リモートワークが提供する機会を認識し、対面での勤務の利点を取り戻しながら、今後もそれらの利点を維持したいと考えている。彼らは言った:

優秀な人材を求めて競争するために、雇用主はリモートワーカを支援し、彼らの文化に統合することに長けている必要があります。

これを考えると、彼らは分散したチームについて意図的にする時が来たと言った。

彼らは、意図的なリモートワークで達成できる利点を強調した:

  • 非同期ツールを適切に使用したコミュニケーションの改善
  • より多くの人々へのアクセスと個々のニーズに対する柔軟性の向上
  • 多様性と一体性の向上

次に、考慮に入れる必要のある潜在的な欠点と落とし穴を認識した:

  • この変更には真剣な取り組みが必要だ - 中途半端な努力は関係者全員にとってより悪い経験をもたらすだろう
  • リモートチームメンバの最低人数が必要だ - 特別なケースの1人を避け、リモートチームメンバが本当に平等でチームと組織の一部であると感じられるようにする
  • 個人の成長に影響を与えると認識されているガラスの天井をすべて取り除く
  • 共通性のあるワークスタイル/好みを目指す
  • 仕事をする場所に関係なく、公正かつ公平に人々を扱う
  • 人々を集め、その時間を社会的交流とチームの結束の両方に使用する

分散したチームの対面時間の最善の使用法は、お互いをよりよく知るためにつかうことです。これにより、共感が高まり、コミュニケーションが向上します。

彼らは、チームのすべてのメンバが平等であると感じられるようにすることの重要性を強調した。これは、ハイブリッドモデルでは特にリスクだ。チームのメンバが離れている場合は、チーム全体で同じツールを使った分散型の作業を採用する必要がある。彼らは、可能な限り最良のツールを標準化し、ツールを使用するための一般的な方法を認識することの重要性を指摘した。

次に、組織が、リモート作業の許可から完全な在宅勤務まで、サポートする柔軟性のレベルを決定する必要性について話し合った。彼らは、特に会社が設立された国/州以外の場所から人々を働かせることを探求する場合、選択されたアプローチの法的意味を理解することの重要性を指摘した。国/州が異なれば、プライバシー、雇用、税法も異なり、これらを考慮する必要がある。

彼らは、雇用主が最適化したい要因を認識し、重要な要因に基づいてリモートワークへのアプローチを慎重に検討することを奨励した。リモートワークの時代の従業員にははるかに多くの選択肢があり、雇用主は彼らが提示する価値提案が彼らが従事したい人々にとって魅力的であることを保証する必要がある。従業員は、現在の場所よりも使命、文化、柔軟性を重視しているため、現在および将来の従業員にこれらを明確に伝える必要がある。

彼らは、雇用主と従業員のためにすることで学ぶことがまだ多くあり、意図的に、目標を認識し、実験を行い、学び、適応することを指摘した。

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